WhatsApp Business para clínicas e consultórios de Fisioterapia

Comunicação e agilidade são extremamente importantes, especialmente quando falamos sobre os hábitos de consumo das pessoas. E essa mudança também está cada vez mais evidente devido ao uso do aplicativo WhatsApp Business na Fisioterapia, como veremos a seguir.

Hoje em dia, os pacientes e clientes demandam um contato mais pessoal e rápido com os profissionais de saúde com os quais se relacionam. Inclusive, em consultórios e clínicas, ou com fisioterapeutas autônomos, que realizam procedimentos voltados para a saúde e bem-estar.

Nesse contexto, o WhatsApp disponibiliza para empresas a versão “Business” do aplicativo, que oferece inúmeras funcionalidades a mais para contas corporativas. Por isso, também é conhecido como WhatsApp Empresarial, no Brasil.

Dessa forma, você pode utilizar o WhatsApp Business na Fisioterapia, seja na clínica, consultório ou como profissional autônomo. Veja abaixo algumas informações e dicas de como utilizar a ferramenta da melhor forma.

Qual a diferença entre o WhatsApp empresarial e o pessoal?

O primeiro passo é entender o que há de diferente na versão business, que torna o WhatsApp uma ótima ferramenta de comunicação para o seu negócio.

Em relação à aparência e interface do aplicativo, há pouca diferença entre a versão pessoal e empresarial. O que é uma vantagem, pois não é necessário aprender a utilizar uma ferramenta completamente nova.

Apesar disso, ele traz recursos corporativos permitindo manter uma comunicação relativamente informal com seus clientes/pacientes e, ao mesmo tempo, agregar benefícios de agilidade e praticidade. A ideia é ser um facilitador e também um aproximador entre ambas as partes, paciente e profissionais de fisioterapia.

Recursos disponíveis no WhatsApp Business:

Perfil comercial

A primeira grande diferença está na criação da conta, pois o número de celular utilizado no WhatsApp Business pode também ser de telefone fixo. É possível deixar claro que o perfil é estritamente corporativo inserindo algumas informações, como o exemplo mostrado abaixo, utilizando o WhatsApp Business da ZenFisio.

Assim, todos os seus pacientes terão (de forma simples) as informações básicas sobre o seu consultório, sem precisar pesquisar na internet ou ligar para se informar.

Além disso, o WhatsApp Business pode ser utilizado por funcionários responsáveis pela comunicação com os pacientes, pois as mensagens são direcionadas ao atendimento e as relações de trabalho. Isso facilita o agendamento de horários, confirmações de atendimento, envio de boletos, atestados, receituário, dicas e informações.

Respostas rápidas

Sempre existem as perguntas mais comuns, que praticamente todos os pacientes fazem, não importa se a informação já está no seu site ou se foi informado ao paciente em outro momento. É por isso que as respostas rápidas são úteis!

Você pode salvar gradativamente as respostas para cada pergunta frequente e enviá-las facilmente, sem precisar copiar e colar ou ter que reescrever a resposta, cada vez que precisar.

Basta começar a digitar uma mensagem clicando no símbolo “/” do teclado e a lista de respostas prontas aparecerá para selecionar. Você pode editar algum detalhe da resposta e em seguida enviar a mensagem.

Este recurso funciona no WhatsApp Business do celular e na conexão web (computador) também.

Mensagens automáticas de saudação e ausência

São mensagens automáticas previamente programadas para o envio. Dessa maneira, você pode ajustar o seu WhatsApp Business para enviar uma pequena saudação com a apresentação da clínica ou do profissional sempre que alguém entrar em contato.

E, também, pode configurar as mensagens de ausência para encaminhar caso algum cliente envie uma mensagem fora do horário de atendimento, cadastrado no aplicativo. Para isso, configure uma mensagem automática informando que em breve ele será atendido.

Esses recursos podem lhe ajudar a fazer com que seu paciente entenda que você recebeu a mensagem e que em breve será respondido.

Etiquetas

As etiquetas são formas de classificar informações ou contatos por grupos, assim fica muito mais fácil encontrar contatos ou conversas. É possível criar e atribuir etiquetas específicas para cada situação, por exemplo: “marcou consulta”, “pilates”, “fisioterapia”, entre outros.

Status

O recurso de status está disponível no WhatsApp pessoal e no WhatsApp Business.

Este recurso permite que você poste imagens ou vídeos para que os contatos que possuem o seu número salvo, vejam suas publicações. Os conteúdos ficam online no máximo 24 horas, igual os stories do Instagram.

Guia de negócios

O Guia de Negócios é um recurso do WhatsApp Business que permite que as empresas se cadastrem e selecionem categorias que melhor as classificam.

Assim, quando um usuário entra em contato com você, uma lista de negócios da mesma categoria e que sejam próximas a sua localização, aparecerão ao usuário.

Da mesma maneira, o seu perfil comercial no WhatsApp também pode aparecer como sugestão aos usuários.

Anúncios no Facebook

Devido à integração das plataformas (Facebook e WhatsApp) é possível criar anúncios através do Facebook, estipulando um objetivo de anúncio. Por exemplo, para que os usuários enviem mensagens ao WhatsApp Bussines da sua clínica ou consultório.

Facebook e Instagram

O WhatsApp Business oferece um recurso para adicionar o seu número comercial na página comercial da clínica ou consultório no Facebook, ou no perfil do Instagram. Ele serve como um atalho para facilitar o contato dos clientes com a empresa.

Link curto

Para compartilhar facilmente o WhatsApp Business da sua clínica ou consultório de Fisioterapia, utilize o recurso de link curto disponível. Com ele, o aplicativo disponibiliza um link pronto para compartilhar nas redes sociais ou enviar em alguma mensagem direta, o botão de compartilhar e um código QR para escanear com a câmera do celular.

Vantagens de utilizar o WhatsApp Business na Fisioterapia

Agora que você já conhece os recursos disponíveis da ferramenta, veja os principais benefícios do WhatsApp Business na Fisioterapia e como eles podem auxiliar na rotina do seu negócio:

• Agiliza a comunicação com os clientes, no agendamento de consultas e envio de informações;
• Custo zero. É uma ferramenta totalmente gratuita e pode ser utilizada por qualquer um, basta ter um número específico para uso no WhatsApp Business, ou seja, sem vínculo com outra conta de WhatsApp;
• Fideliza os pacientes por ser uma forma rápida e prática de contato;
• Facilita o compartilhamento de imagens, áudios, vídeos, documentos e localização;
• Facilita o contato para comunicar mudanças na agenda, otimizando o tempo de secretárias e diminuindo os gastos telefônicos da clínica.

Alguns cuidados ao implementar o WhatsApp Business na sua clínica ou consultório

Sabemos que o WhatsApp Business é uma ferramenta incrível e extremamente versátil para ser implementada no dia a dia do atendimento de uma clínica, consultório, ou para utilizar de forma autônoma. Mas, é importante esclarecer que, mesmo com todas as vantagens, é necessário definir alguns limites, tanto para os pacientes quanto para a empresa.

Facilidade de comunicação X consulta online

Uma grande parte da população brasileira utiliza o WhatsApp para inúmeras formas de comunicação e relacionamento, tendo em vista a facilidade que esse aplicativo proporciona.

Contudo, essa mesma facilidade de comunicação também acompanha um grande problema. Esse é o caso de fisioterapeutas que realizam atendimentos pelo aplicativo, ou seja, as consultas online.

De fato, esse é um meio de comunicação aceito pelas entidades de classe, contudo, somente para a finalidade de comunicação.

Portanto, em hipótese alguma, o profissional de saúde deve atender os pacientes utilizando o WhatsApp, seja ele no formato empresarial ou pessoal. É importante deixar claro aos pacientes que as principais dúvidas devem ser questionadas durante a consulta, sendo o WhatsApp um canal para eventuais acompanhamentos pós-atendimento.

Spam

É comum as empresas utilizarem o WhatsApp Business para enviar mensagens em datas comemorativas, como, por exemplo, Dia das Mães ou Natal. Contudo, existe um limite entre a interação saudável com o seu paciente e o que pode ser um incômodo.

Fique atento a isso e não envie mensagens desnecessárias! Além disso, é interessante perguntar ao paciente se ele deseja receber comunicação pelo WhatsApp, pois fazer isso sem permissão pode ser interpretado como invasão de privacidade.

Local de trabalho não é espaço para vida pessoal

Outro erro comum é a utilização do WhatsApp pessoal como uma ferramenta profissional.

Procure não utilizar o seu número pessoal para atender pacientes, pois este WhatsApp será geralmente usado para a publicação de imagens da vida particular na ferramenta “Status”, por exemplo.

Por esta razão, utilize o seu WhatsApp pessoal para fins pessoais e o WhatsApp Business para fins de trabalho, a fim de refletir a credibilidade da sua clínica.

Incompreensão sobre o horário de atendimento

Muitas vezes a suposta informalidade do WhatsApp abre espaço para que alguns pacientes entrem em contato fora do horário de funcionamento da empresa. Ou, esperam ser respondidos, sendo até mesmo, um motivo de reclamação.

Isso ressalta o ponto apresentado anteriormente sobre não utilizar o número pessoal para realizar atendimentos, pois pode haver incômodos em momentos particulares.

Dessa forma, recomendamos que você utilize uma mensagem de ausência, como falamos acima, explicando que responderá o paciente quando estiver em horário comercial.

Passo a passo: Como utilizar o WhatsApp Business pelo computador?

O WhatsApp pode ser utilizado através do computador também, tanto pelo navegador, como pelo aplicativo instalado em seu desktop. Para utilizar o WhatsApp Web no navegador, é super fácil. Acompanhe esse passo a passo e veja como acessar o WhatsApp Business Web em sua clínica de Fisioterapia:

• Passo 1:

Acesse a internet e digite “WhatsApp Web” na barra de buscas. Clique no link do WhatsApp “WhatsApp Web”, para ser direcionado ao acesso.

• Passo 2:

Na tela de acesso você verá um Código QR. Para escanear o código pegue o seu celular e abra o aplicativo do WhatsApp Business.

Em seguida, o seu WhatsApp Business estará conectado também no computador, facilitando para seus colaboradores realizarem a organização dos atendimentos em sua clínica ou consultório de Fisioterapia.

Recentemente, o WhatsApp passou por algumas atualizações. Agora, é permitido uma conexão simultânea de até 4 aparelhos e fazer login no WhatsApp Web com o celular offline (sem conexão de internet). Aproveite essa facilidade na sua gestão!

Pronto para utilizar o WhatsApp Business na Fisioterapia?

O WhatsApp Business, desde que utilizado de forma adequada, é um ótimo aliado para otimizar o tempo da equipe na sua clínica ou consultório. Mas, da mesma forma que o aplicativo possibilitou uma comunicação mais fácil, também tornou os contatos mais urgentes.

As pessoas esperam por respostas rápidas, então mesmo que sua clínica utilize o recurso de mensagem de ausência, tenha em mente que a agilidade nas interações é essencial e sua equipe deve responder as mensagens rapidamente durante o horário comercial.

Da mesma maneira, essa agilidade de resposta deve ser aplicada nas demais redes sociais da clínica, para atender cada contato que surgir. Afinal, é a reputação da empresa que está sendo considerada, através do tempo de resposta.

As demais redes sociais e outras estratégias de marketing são fundamentais para fortalecer a marca da clínica. Nesse contexto, indicamos que você baixe gratuitamente e leia o Guia de marketing:
Internet & Redes Sociais para Clínicas de Fisioterapia e Fisioterapeutas.

É possível automatizar o envio de mensagens no WhatsApp Business?

A integração de diferentes sistemas tem reunido funcionalidades que auxiliam a rotina de negócios. Além das mensagens de boas-vindas e ausência, também é possível enviar automaticamente lembretes de atendimentos.

O lembrete de atendimento via WhatsAp pode reduzir a falta de seus pacientes, já que os lembra do atendimento marcado ou, faz com que eles realizem o cancelamento com antecedência, permitindo que você faça um novo agendamento para o horário que ficou vago.

Mas, para fazer um gerenciamento eficaz dos atendimentos, é necessário contar com o auxílio de um sistema de gestão. Um dos softwares mais completos da área da Fisioterapia, é o Sistema ZenFisio, que conta com o envio automático de lembretes de atendimento pelo WhatsApp.

Com esse recurso do ZenFisio, você pode definir quais profissionais irão enviar mensagens automáticas, quanto tempo antes do atendimento e criar um modelo de texto personalizado.

Ter ferramentas automatizadas possibilita uma melhor gestão do tempo e das atividades dos funcionários da sua clínica ou consultório. Assim eles podem dar mais atenção aos clientes presentes na recepção e fidelizá-los com os serviços oferecidos.

Em 3 passos, veja como esse recurso funciona no Sistema ZenFisio:

• Passo 1:

Você personaliza o texto do lembrete de atendimento que será enviado automaticamente via WhatsApp:

• Passo 2:

No momento do agendamento, você define quanto tempo antes do atendimento esse lembrete será enviado ao paciente.

• Passo 3:

Você confere um relatório sobre a quantidade de lembretes automáticos que está sendo enviado aos seus clientes, pelo WhatsApp. Assim, você evita faltas indesejadas e possui maior controle sobre a gestão de relacionamento do seu negócio.

Além do envio automático de lembretes de atendimento pelo WhatsApp, o ZenFisio também envia lembretes automáticos por SMS e e-mail. Para saber mais sobre esses recursos, faça seu cadastro e aproveite para testar gratuitamente por 14 dias, o Sistema ZenFisio.

E você, já utiliza o WhatsaApp Business em sua clínica? Compartilhe a sua experiência conosco!