Retrospectiva 2021: evolução constante com muito trabalho, desafios e aprendizados

O ano de 2021 chegou ao fim e podemos dizer que terminamos com um cenário muito mais positivo do que começamos, para os negócios, saúde da população e economia, com o avanço das vacinas e proximidade do fim da pandemia da Covid-19.

Fazer o exercício de repassar e refletir sobre tudo que foi feito ao longo do ano é enriquecedor. Talvez seja a melhor forma de reforçar as coisas boas, valorizar os aprendizados e descobrir o que pode ser melhorado.

Assim relembramos o nosso crescimento ao longo de 2021, evoluções, erros, acertos e aprendizados, rememorando tudo o que foi feito durante os 365 dias do ano.

O mais importante e satisfatório é lembrar que seguimos sempre fieis ao nosso propósito, de contribuir para a gestão e resultados dos nossos clientes e no desenvolvimento do mercado de Fisioterapia, Pilates e Estética no Brasil.

Assim, seguindo nosso propósito e usando nosso aprendizado, definimos novos objetivos, podendo prever situações inesperadas e nos prepararmos para as novas possibilidades e desafios que chegam com o novo ano.

Para a ZenFisio, 2021 foi o ano em que nossas esperanças se fortaleceram. Aos poucos, vimos a pandemia da Covid-19 amenizar e as atividades sociais e econômicas voltarem de forma gradual.

Na área da saúde, principalmente para fisioterapeutas, terapeutas ocupacionais, estúdios de pilates e clínicas de estética, a pandemia da Covid-19 ainda causou muito impacto no número de atendimentos dos profissionais. A cada dia buscamos contornar esses problemas, para que, conseguíssemos superar juntos e garantir uma gestão qualificada aos nossos clientes.

Dessa forma, encerramos 2021 com mais de 1.320 clientes ativos e 7.000 profissionais, que contam com o ZenFisio para realizar a gestão e o marketing de clínicas, consultórios e profissionais das inúmeras áreas da saúde, em todos os 26 Estados brasileiros, Distrito Federal e outros países, como Uruguai, Portugal e Angola.

Durante esse período, alcançamos um crescimento mais de 100%, em relação ao ano de 2020. Além disso, duplicamos o tamanho da equipe para atender todos os usuários e profissionais sempre com qualidade, focando na satisfação e melhores resultados dos nossos clientes.

ZenFisio: uma solução em constante desenvolvimento

Durante o ano de 2021 implementamos inúmeras melhorias na plataforma e publicamos vários novos recursos, que garantiram maior produtividade e otimização das tarefas no dia a dia dos profissionais e negócios.

Como sempre, a maioria das atualizações e melhorias realizadas no Sistema ZenFisio são sugestões de nossos clientes. Além de observações comentadas com a equipe de suporte durante os atendimentos, também realizamos algumas pesquisas com os usuários do sistema para identificar os recursos de maior relevância e que mais atendam suas necessidades diárias na operação e gestão das suas atividades.

Práticas como essas, auxiliam a definir as prioridades no desenvolvimento de recursos da plataforma ZenFisio e contribuem na satisfação dos clientes, no momento em que contemplamos a demanda da grande maioria.

Dessa forma, compartilhamos a retrospectiva de recursos, melhorias e novidades do Sistema ZenFisio, implementadas ao longo de 2021. Dividimos com você o nosso crescimento, conquistas e a nossa busca pela evolução da área de Fisioterapia, Terapia Ocupacional, dos negócios da Estética e dos Stúdios de Pilates.

Iniciamos o mês de janeiro com a implementação de alguns recursos no ZenFisio Gestão:

• Filtros na agenda: Para otimizar o trabalho da secretária ao buscar por informações específicas, como Sala, Convênio e Área;
• Tabela TUSS: Para possibilitar que o cadastro de procedimentos utilizados pelas clínicas e consultórios possam ser vinculados a tabela TUSS, com preenchimento automático do código TUSS. Com esse vínculo, ao selecionar o procedimento na emissão da guia TISS também ocorre o preenchimento automático de valores, quando esses tiverem sido definidos, conforme o profissional selecionado.

Além disso, criamos três diferentes versões para gerar recibos de atendimento em PDF. Sendo possível escolher quais dados serão informados no documento.

No módulo Gerenciador Financeiro, incluímos a edição dos lançamentos financeiros em grupo. Dessa maneira, torna-se mais rápida a alteração das informações de vários movimentos ao mesmo tempo.

Em comparação a esse período no ano de 2020, o financeiro recebeu a possibilidade de que categorias financeiras pudessem ser criadas, para que o controle do fluxo de caixa seja feito conforme a demanda de cada negócio.

Já no módulo ZenFisio Marketing, alteramos as configurações para que as avaliações recebidas pela clínica na página do BuscaFisio, possam ser moderadas. Dessa maneira, é possível remover ou manter a exibição de comentários feitos pelos clientes, na página da clínica.

Neste mês, um grande passo foi dado no ZenFisio Marketing, pois iniciamos a implementação das campanhas de e-mail marketing com possibilidade de criação de segmentos.

Com esse recurso, nossos clientes puderam modernizar o marketing de seus negócios, profissionalizando o envio de e-mail através de campanhas segmentadas. Ou seja, um recurso que possibilita enviar e-mails personalizados para um determinado grupo de clientes, como, por exemplo, e-mail marketing para atrair novamente os clientes que realizaram algum atendimento há mais de 6 meses.

As campanhas de e-mail ou e-mail marketing do ZenFisio, proporcionam uma comunicação e relacionamento profissional das clínicas com seus clientes/pacientes e podem trazer diversos benefícios para o negócio.

A criação de segmentos auxilia ao cliente ZenFisio enviar e-mails mais assertivos, uma vez que é possível separar grupos de pessoas e divulgar determinados assuntos com diferentes focos.

Em 2020, no mesmo mês também houveram algumas melhorias no marketing, como o envio de mensagens de aniversário aos pacientes. Isso mostra a constante evolução e preocupação em levar aos clientes ZenFisio, recursos que também facilitem e aprimorem a comunicação.

Em março foi a vez do Gerenciador Financeiro passar por mudanças significativas, como:

• Pacotes de atendimento com definição de comissão em porcentagem para os profissionais;
• Adição da opção de cadastro dos Centros de Custo para receitas e despesas.

Ambos os recursos proporcionam maior organização financeira. No momento em que o profissional e um pacote de atendimento forem selecionados em um agendamento, as comissões e valores serão lançadas automaticamente no Gerenciador Financeiro.

Além disso, os Centros de Custo auxiliam na visualização das despesas dos diferentes setores da clínica. O cliente ZenFisio consegue cadastrar quantos e quais centros de custo desejar, para organizar as respectivas despesas.

Em março, os modelos de avaliação e evolução passaram por mudanças que tornaram o registro dos atendimentos ainda mais prático. Neste mês, foram incluídos recursos para alterar a ordem dos campos e o botão de duplicar ou copiar os modelos personalizados.

Esse foi o mês em que chegamos a marca de 5 milhões de agendamentos registrados no Sistema ZenFisio.

Além das melhorias disponibilizadas na emissão de documentos em abril do ano anterior, em abril de 2021 continuamos a implementação de novos recursos na área de gestão dos atendimentos.

• Incluímos o recurso para imprimir modelos/fichas de avaliação e evolução personalizados;
• Opção para adicionar a assinatura digitalizada nos documentos padrão e personalizados.

No Gerenciador Financeiro, incluímos o parcelamento / recorrência de movimentos, sendo possível lançar uma entrada e criar a quantidade de parcelas desejadas para o restante do valor de um movimento.

Ainda no financeiro, inserimos a opção de pacotes de atendimento com renovação automática, para que a renovação de pacotes ocorra de forma automática de acordo com a frequência e data final definida pelo usuário.

Na parte de relacionamento, as mensagens automáticas por e-mail passaram a contar com a inserção de imagens.

Pensando em futuras melhorias para o sistema, em abril divulgamos a primeira pesquisa do ano para a implementação de novos recursos.

A ZenFisio prioriza recursos que facilitam a solicitação de atendimentos? Sim! Por isso, em maio foi a vez de melhorar o agendamento on-line da plataforma BuscaFisio.

O BuscaFisio é uma plataforma de busca por profissionais e serviços da Fisioterapia, mantido pela ZenFisio. Nele, é possível criar uma página com informações de contato, endereço (importante para ser encontrado via geolocalização), fotos, divulgar serviços e disponibilizar o agendamento online.

Dessa forma, o BuscaFisio passou a oferecer a seleção de dia, horário e a especialidade para o atendimento, proporcionando ainda mais autonomia ao paciente e praticidade para a recepção que recebe todas as informações integradas na agenda ZenFisio.

E, falando em facilidade, também foi criado o filtro rápido de comissões a pagar e novos filtros no prontuário e histórico do paciente.

Além disso, em maio, a ZenFisio registrou três marcas importantes:

• 500 mil pacientes cadastrados;
• 3 milhões de atendimentos registrados;
• 6 milhões de agendamentos registrados no Sistema ZenFisio.

Se você gosta de registrar as avaliações e evoluções de forma prática, o recurso de junho é pra você. Neste mês, implementamos o registro de atendimentos via áudio, em que as gravações podem ser acessadas e transcritas apenas por usuários autorizados e constar no prontuário eletrônico do paciente, de forma textual.

Legal, não é mesmo? Assim fica muito mais fácil registrar os atendimentos e não perder nenhum detalhe.

Devido as constantes melhorias nos pacotes de atendimento com a possibilidade de renovação automática e diferentes comissões para os profissionais, criamos uma playlist de vídeos para auxiliar no entendimento dos recursos. Os vídeos estão todos disponíveis no canal do YouTube da ZenFisio.

Quer saber mais? Assista os vídeos abaixo:

Além disso, no cadastro dos status de agendamento, foi implementada a opção de status que fazem com que o agendamento não contabilize nos limites de sala. Esse status auxilia no caso de pacientes que desmarcaram um atendimento, mas a gestão da clínica prefere manter o registro na agenda, ao invés de excluir.

Dessa maneira, basta selecionar o status com a opção de não contabilizar nos limites da sala, mesmo mantendo o agendamento com a sala selecionada. Assim, a sala estará disponível para outros agendamentos.

Julho é o mês de aniversário do ZenFisio Marketing. Em julho de 2020 foram lançadas as primeiras versões do BuscaFisio, envio de lembretes de atendimento, pesquisa de satisfação no modelo NPS, banco de imagens para redes sociais e mensagens de aniversário automáticas.

Ao longo desse ano, muitas melhorias foram implementas e aprimoradas, como vimos e veremos nos meses seguintes.

Mas, além disso, em julho adicionamos aos documentos padrão do Sistema ZenFisio, o Termo de Consentimento conforme a LGPD, tendo em vista a regulamentação da Lei, que ocorreria em Agosto de 2021.

Por outro lado, alcançamos a marca de 7 milhões de agendamentos registrados no sistema e o início da parceria com o Projeto COM VIDA, do Instituto Trevisi.

Fundado por Raquel Trevisi, em 2021, o Instituto Trevisi tem o intuito de auxiliar pessoas com sequelas da Covid-19, assim como, o Projeto Fisioterapia Sem Fronteiras, também apoiado pela ZenFisio.

Raquel Trevisi idealizou o projeto após permanecer por quase 2 meses em um quadro grave da Covid-19, em que conseguiu a plena recuperação após meses de assistência multidisciplinar. O Projeto COM VIDA atua com quase 300 profissionais voluntários cadastrados no Sistema ZenFisio, onde são realizados os agendamentos, registros de atendimento, avaliações e evoluções dos pacientes.

Outra realização muito significativa alcançada em julho de 2021, foi a marca de 1.000 clientes ativos da plataforma ZenFisio.

Em agosto incluímos a possibilidade de ver as respostas dos pacientes, através do painel de SMS. Esse recurso conta com avisos automáticos de possíveis cancelamentos, identificados pelo sistema conforme a mensagem recebida e relatórios de mensagens enviadas com sucesso, mensagens com falhas e mensagens recebidas.

Com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) em vigor, produzimos um vídeo rápido para o YouTube da ZenFisio e um artigo completo sobre o tema, explicando os principais impactos para profissionais da Fisioterapia, Terapia Ocupacional, Stúdios de Pilates e outras áreas da saúde.

Outro recurso implementado para a gestão, foi a possibilidade de criar modelos de avaliação/evolução restritos, para casos de resguarda de informações sensíveis dos pacientes, entre os profissionais.

E, depois de 1 ano e 4 meses, o Projeto Fisioterapia Sem Fronteiras encerrou a triagem que era realizada por profissionais voluntários. O Projeto realizava atendimentos de forma remota aos pacientes em recuperação da Covid-19 e utilizou o Sistema ZenFisio para cadastro, registro e gerenciamento dos profissionais e pacientes.

Após solicitações dos nossos clientes, agosto foi o mês de implementar e disponibilizar aos nossos clientes o módulo de Emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NFS-e). Esse pacote adicional permite a emissão de notas fiscais de forma prática e integrada ao sistema, em mais de 2.000 mil cidades brasileiras.

Setembro foi mais um mês com marcas importantes:

• 2 milhões de avaliações e evoluções;
• 4 milhões de atendimentos;
• 8 milhões de agendamentos registrados no Sistema ZenFisio.

Além disso, melhoramos as campanhas de e-mail com a possibilidade do cliente criar segmentos dinâmicos, através do ZenFisio Marketing. Como pacientes atendidos nos últimos 3 meses, pacientes cadastrados nos últimos 3 meses, pacientes sem atendimento nos últimos 6 meses e outros segmentos prontos.

Para auxiliar os clientes com a configuração das NFS-e, elaboramos neste mês alguns vídeos tutorais, sobre o cadastro dos dados, como emitir e como conferir os relatórios.

Para finalizar setembro, melhoramos as indicações do sistema e criamos o Programa de Afiliados, em que os clientes do ZenFisio podem obter descontos indicando a plataforma para outros profissionais. No painel do Programa de Afiliados é possível visualizar o histórico de indicações feitas, quais dos indicados se cadastraram para testar o ZenFisio, quais adquiriram algum plano a partir da indicação e o desconto aplicado à assinatura a partir das indicações.

O Programa de Afiliados do ZenFisio, oferece benefício de 10% de desconto na assinatura de quem faz a indicação, com base no valor da assinatura do indicado. Podendo, até mesmo, zerar a cobrança por meio das indicações. Saiba mais sobre como funciona esse recurso aqui.

Em outubro, focamos em melhorias de layout e usabilidade da plataforma BuscaFisio. Criamos o agendamento on-line simplificado, em que o cliente pode apenas definir data e horário, sem precisar fazer essa configuração para cada especialidade.

Disponibilizamos os modelos de e-mail, recurso que facilita e otimiza a criação de campanhas. Além do cliente ZenFisio poder criar os modelos que deseja, também oferecemos alguns modelos prontos, que podem ser selecionados e editados conforme a necessidade de cada clínica, consultório ou profissional.

Nesse mês, também aplicamos uma nova pesquisa para identificar as prioridades de 2022. Além disso, criamos uma playlist completa com 14 vídeos, abordando sobre como utilizar os principais recursos da gestão do Sistema ZenFisio. Assista:

Em novembro, focamos novamente no ZenFisio Marketing com melhorias voltadas para as campanhas de e-mail. Disponibilizamos os templates de e-mail, que é a possibilidade de personalização das mensagens a partir de um modelo. Por exemplo: inserir logo da clínica ou não, adicionar um rodapé com o endereço do negócio, colocar logo e endereço, definir a cor que deseja que apareça no e-mail, entre outros.

Assim como nos modelos de e-mail entregamos também neste mês, segmentos automáticos. Recurso que agiliza a criação de uma campanha e é construído conforme os dados cadastrados no sistema de cada cliente.

Além disso, mais uma marca foi conquistada. Neste mês, comemoramos os 9 milhões de agendamentos registrados no Sistema ZenFisio.

Para encerrar o ano de 2021, em dezembro lançamos o aplicativo ZenFisio para Android e iOS, disponibilizadas nas lojas Google Play Store e App Store.

Apesar do Sistema ZenFisio ser responsivo para diferentes telas do navegador e adaptável para utilização em dispositivos móveis, essa sempre foi uma das prioridades e principais solicitações nas pesquisas compartilhadas nos últimos meses.

Além dessa novidade, lançamos outros recursos que foram sugestões dos clientes ZenFisio, como:

• Possibilidade de arrastar e soltar agendamentos na visualização da agenda em forma de calendário;
• Buscar horários vagos do profissional na agenda;
• Cadastrar feriados com opção de bloqueio de agendamentos.

Neste mês, também registramos mais duas marcas importantes: 5 milhões de atendimentos e quase 10 milhões de agendamentos registrados no ZenFisio. Esse último, sendo o dobro de agendamentos comparado a março de 2021.

---

Para conhecer todos as funcionalidades disponíveis na plataforma ZenFisio, acesse a página de recursos no site. O sistema conta com uma infinidade de funções para deixar o seu trabalho mais organizado e produtivo.

Como mencionamos no início desse artigo, o exercício da repassar tudo que foi realizado ao longo do ano nos auxilia a olhar para trás e ver nosso desempenho durante o ano de 2021. Todas as tarefas realizadas, as falhas e acertos, o que é possível melhorar e o que já está planejado para 2022.

Encerramos mais um ano com muitas realizações e contribuindo para a melhora dos resultados de nossos clientes, tornando a gestão descomplicada e a comunicação mais efetiva.

Também entendemos que estamos apenas no início, temos muito a melhorar na plataforma da ZenFisio para contribuir ainda mais na gestão e marketing dos nossos clientes.

Nosso propósito é oferecer um conjunto de soluções com cada vez maior qualidade e mais benefícios.

Assim, constantemente evoluímos no setor e nos adequamos as mudanças tecnológicas, aceleradas devido à pandemia da Covid-19. Para que, alinhados ao propósito da ZenFisio, possamos levar aos profissionais da área da saúde, cada vez mais recursos que melhorem a produtividade e auxiliem a rotina de cada um.

Finalizamos o ano agradecendo a todos que estão e estiveram conosco e reforçando nosso compromisso com nossos clientes e profissionais que utilizam o ZenFisio no seu dia a dia.