Como melhorar a gestão de documentos dos pacientes?

Como vai a gestão de documentos dos seus pacientes? O tempo é um ativo precioso em clínicas e consultórios. Se você já perdeu horas em meio a pilhas de papéis para encontrar um único documento, sabe o quanto isso pode ser custoso para a produtividade do negócio.

Além de frustrante, essa falta de gestão de documentos compromete a qualidade do atendimento e pode até mesmo gerar problemas legais, sabia disso? Mas não se preocupe, porque é possível evitar essa situação.

Confira 5 dicas para ter mais praticidade na gestão de documentos

Listamos alguns passos simples para que você possa organizar a documentação da sua clínica e ganhar mais tempo para o que realmente importa: cuidar dos seus pacientes. Ficou curioso para saber quais são eles? Então, vamos lá!

1. Abandone o registro em papel

Você ainda registra e controla as consultas e dados dos pacientes anotando tudo em papel? Se sim, saiba que, apesar de parecer mais fácil, essa prática pode estar colocando em risco o armazenamento dos seus documentos.

Manter os registros da clínica em papel dificulta a análise de dados relevantes, aumenta o trabalho manual da equipe e cria um ambiente propício para a duplicidade de informações e perda física dos documentos por umidade, incêndio, até mesmo pela ação do tempo ou outros imprevistos, podem resultar em prejuízos irreparáveis.

Por outro lado, ao utilizar recursos como um sistema de gestão online, você mantém os dados pessoais dos pacientes atualizados e garante o acesso a informações relevantes de forma prática. Legal, né?

2. Padronize os documentos

Além de abandonar de vez os registros em papel, também é importante pensar em métodos de avaliação que ajudem seus atendimentos a serem mais eficientes. Às vezes, uma simples mudança nos processos otimiza seu tempo e sua organização.

Por exemplo, como saber se você tem todas as informações que precisa sobre o seu paciente se, a cada consulta, o processo de registro não segue uma estrutura? A falta de um padrão nos documentos pode dificultar o acompanhamento e, inclusive, a evolução dos quadros.

É fundamental que você tenha pontos específicos para avaliar e que conte com um instrumento que lembre o que foi abordado no último atendimento. Assim você tem certeza que todas as informações necessárias foram coletadas e que o processo de preenchimento está sendo ágil.

Contar com um sistema como o ZenFisio, auxilia você a utilizar modelos de documentos e formulários prontos ou personalizados, de acordo com seus atendimentos. São diversas opções como fichas de avaliação, termos de consentimento e outros documentos úteis para sua clínica.

3. Organize sua rotina

Você viu até aqui o quanto um sistema digital pode ajudar a otimizar a rotina da sua clínica, reduzindo a quantidade de papel e padronizando seus documentos, não é mesmo? Mas nada disso vai adiantar se você não reservar um momento do dia para organizar a sua rotina de trabalho.

Dedique alguns minutos para revisão de documentos ou registro de avaliações e evoluções no prontuário eletrônico. Afinal, essa prática contribui para manter os dados atualizados, proporcionando mais organização e praticidade para os próximos atendimentos.

Sabemos que a sua prioridade sempre será o atendimento aos pacientes. Mas, com uma rotina organizada, você pode aumentar sua produtividade, reduzir o estresse, evitar o acúmulo de tarefas e otimizar o tempo de trabalho, prestando um serviço cada vez melhor.

4. Conheça os documentos que são obrigatórios para a fisioterapia

As profissões da área da saúde também contam com algumas particularidades que devem ser levadas em conta na gestão de documentos, especialmente quando envolvem questões éticas e legais.

Neste contexto, o COFFITO — Conselho Federal de Fisioterapia e Terapia Ocupacional, estabelece a obrigatoriedade de alguns documentos a partir da resolução nº 424, de 2013, como o Código de Ética e Deontologia da Fisioterapia e da Terapia Ocupacional.

Esses documentos determinam quais são os deveres dos fisioterapeutas e terapeutas ocupacionais quanto ao exercício ético da profissão. Além de definir algumas proibições, os códigos de ética também indicam as responsabilidades dos profissionais no dia a dia de trabalho.

Além deles, existem outros documentos obrigatórios bastante relevantes para a área. A seguir, você pode conferir os principais!

Termo de Consentimento Informado para Assistência Fisioterapêutica

A utilização do Termo de Consentimento é fundamental na assistência fisioterapêutica. Esse documento, assegura que o paciente (ou seu responsável legal) compreenda integralmente as condições, riscos e benefícios do tratamento a ser realizado, bem como as alternativas terapêuticas disponíveis.

Essa prática garante a autonomia do paciente e protege o profissional, estabelecendo um acordo claro e transparente sobre o tratamento.

Saiba mais sobre a importância da utilização deste documento na assistência fisioterapêutica, lendo o artigo completo.

► Baixe um modelo editável do Termo de Consentimento, disponível gratuitamente para download.

Termo LGPD

A LGPD é a Lei Geral de Proteção de Dados pessoais, de número 13.709/2018, tem como objetivo evitar o uso indevido de dados pessoais e a utilização abusiva por parte das empresas.

Dessa forma, a LGPD exige que as informações dos pacientes sejam armazenadas de forma segura. A falta de organização pode levar a vazamentos de dados, expondo os pacientes a riscos e a clínica a multas.

► Baixe um modelo editável do Termo LGPD, disponível gratuitamente para download.

Ficha de anamnese

A ficha de anamnese é o principal documento de embasamento tanto do fisioterapeuta quanto do terapeuta ocupacional nas consultas. Ela contém as principais informações sobre o histórico de saúde do paciente, incluindo queixas principais, condições preexistentes, tratamentos prévios e outros dados relevantes.

No ZenFisio, você encontra modelos de fichas para anamnese prontos para utilização. Mas, se preferir, você pode cadastrar seus próprios modelos, personalizando cada campo do formulário, conforme suas necessidades. 

Prontuário 

Assim como a anamnese é fundamental para o primeiro contato, o prontuário eletrônico é essencial para acompanhar a evolução do paciente.

No prontuário são registrados dados sobre o paciente e sobre os atendimentos prestados, desde a primeira consulta. Nesse documento estão armazenadas diversas informações, como:

• Identificação do paciente;
• Histórico clínico;
• Profissional responsável pelo atendimento;
• Diagnóstico e prognóstico fisioterapêutico;
• Plano terapêutico;
• Registro de sessões de tratamento;
• Prescrição de exercícios;
• Consentimentos e autorizações.

É justamente por isso que é tão importante manter uma rotina de atualização desses dados, incluindo registros de tudo o que foi abordado durante a consulta, permitindo que você possa visualizar as informações para o próximo atendimento.

Por exemplo, no prontuário, podem ser registrados os resultados dos testes funcionais, as queixas do paciente, metas estabelecidas, técnicas terapêuticas utilizadas e as orientações dadas ao paciente.

Lembrando que todo fisioterapeuta e terapeuta ocupacional têm a obrigatoriedade de registrar as atividades assistenciais prestadas aos pacientes em prontuário. Além disso, é seu dever manter em sigilo as informações coletadas e garantir que o paciente tenha acesso aos seus dados, como um direito previsto pelo COFFITO.

5. Utilize um sistema de gestão

Manter todos esses cuidados em relação à gestão de documentos da clínica ou consultório pode ser desafiador em um primeiro momento. Por isso, para facilitar a sua adaptação, recomendamos a utilização de um sistema de gestão específico para a área da saúde.

Um sistema completo para administrar o negócio gera mais praticidade para o dia a dia, diminui os processos burocráticos, auxilia na organização de documentos e melhora registros de atendimento, além de reunir as informações em um só lugar. É um diferencial que contribui para que sua clínica se destaque.

O ZenFisio pode ser seu aliado nessa jornada. Com o sistema, você tem acesso a:

• Agenda online e organizada por profissional;
• Registro de avaliações e evoluções em prontuário eletrônico;
• Controle financeiro integrado aos atendimentos;
• Lembretes de atendimento automáticos via SMS, WhatsApp e e-mail;
• Aplicativo FiqueZen, para seus pacientes.

Com essas 5 dicas que você acabou de conferir, fica muito mais fácil otimizar a gestão de documentos da sua clínica, não é mesmo? Ao gerenciar melhor o tempo com tarefas administrativas, você tem mais disponibilidade para se dedicar a entregar um serviço de alta qualidade para os pacientes.

Então, quer experimentar um sistema de gestão de documentos completo e intuitivo? Conheça o ZenFisio e descubra como ele pode transformar a sua rotina!