Gestão de cobranças online para clínicas: como agilizar o atendimento e melhorar a experiência do cliente

A gestão financeira é um dos pontos fundamentais para o sucesso de qualquer negócio. No âmbito financeiro, um ponto que merece especial atenção é a gestão das cobranças e pagamentos dos seus clientes, pois sua eficiência pode garantir a estabilidade da clínica mantendo um fluxo de caixa constante e saudável.

Neste artigo, vamos explicar o que é a gestão de cobranças online e como torná-la eficiente, além de relacioná-la à gestão financeira e crescimento de negócios na área da saúde.

O que é Gestão de Cobranças?

A gestão de cobranças é um conjunto de estratégias e processos que têm como objetivo garantir que a clínica receba os pagamentos de seus clientes/pacientes de maneira eficiente e organizada.

Realizar esses processos de forma online e digital, a partir de um sistema especializado em cobranças online, torna a gestão muito mais eficiente, além de contribuir na agilidade e melhor experiência dos clientes.

É importante lembrar que o gerenciamento de cobranças não se limita apenas a cobrar valores pendentes, mas também em fazer com que a comunicação com os pacientes sobre suas obrigações financeiras seja clara e eficaz, evitando assim possíveis atrasos e inadimplência.

Como trabalhar com a gestão de cobranças online?

A gestão de cobranças online tem se mostrado cada vez mais eficiente e conveniente tanto para as clínicas quanto para os pacientes. Uma das principais vantagens é que o envio de links de pagamento por meio de plataformas digitais permite que o paciente realize o pagamento sem precisar estar presente no estabelecimento.

Isso significa que a clínica pode enviar um link de pagamento para o paciente, seja por e-mail, SMS ou aplicativo de mensagens, e este pode fazer o pagamento diretamente pelo próprio dispositivo, seja um computador, tablet ou celular, sem precisar sair de casa. Essa praticidade é especialmente útil para pacientes que não têm tempo disponível para ir até a clínica para fazer o pagamento ou que preferem fazer tudo pela internet.

Esse método também possui a possibilidade de automatizar todo o processo de cobrança, desde o envio de notificações até a confirmação do pagamento. Isso reduz a necessidade de intervenção manual, o que pode ajudar a clínica a economizar tempo e recursos.

O processo de cobrança online é vantajoso porque proporciona maior segurança na transação financeira, já que os sistemas digitais são protegidos por criptografia, bloqueio antifraude e oferecem múltiplas camadas de segurança para garantir a proteção dos dados do paciente e do estabelecimento de saúde.

Vantagem para clínicas que atendem idosos ou crianças

Além das vantagens mencionadas anteriormente, a gestão de cobranças online é especialmente benéfica para clínicas que trabalham com pacientes idosos ou menores de idade, onde os responsáveis podem ter dificuldades para se deslocar até a clínica para realizar o pagamento.

Muitas vezes, os responsáveis estão em outros locais e precisam ir até a clínica para realizar o pagamentos dos procedimentos. Com a cobrança online, é possível enviar o link de pagamento diretamente para o e-mail ou número de celular do responsável, permitindo que ele realize o pagamento de forma rápida e segura de qualquer lugar.

Benefícios em adotar métodos de pagamento online na sua clinica

O pagamento online é uma tendência na área da saúde, uma vez que permite que o paciente efetue o pagamento fora da clínica, sem precisar entregar seu cartão a qualquer profissional.

Atualmente, muitas pessoas preferem realizar suas transações financeiras pelo celular, em vez de ir local, o que demanda tempo e gastos com locomoção.

Dessa forma, ao oferecer o pagamento online como opção de pagamento na sua clínica, você aumenta a satisfação do paciente, proporcionando mais comodidade e praticidade. Veja alguns dos principais benefícios:

• Melhora a agilidade da recepção, pois as cobranças podem ser enviadas de forma rápida por e-mail ou WhatsApp. Também torna mais prático o recebimento de cobranças em atendimentos domiciliares, mantendo tudo registrado no sistema de cobrança.
• Experiência do cliente melhorada pois o mesmo não precisa ir até a clínica para efetuar os pagamentos, facilitando o dia a dia do cliente.
• Facilidade no controle e gestão financeira, reduzindo a inadimplência e melhorando a organização do fluxo de caixa.
• Atração e retenção de clientes, aumentando o número de consultas agendadas, pois muitos veem a clínica como mais flexível e fácil de se comunicar.
• Taxas reduzidas em relação a meios tradicionais de pagamento, como máquina de cartão físico ou emissão de boletos pelo sistema do seu banco.

O que avaliar ao escolher um sistema de cobranças online?

Se você está enfrentando problemas com gestão de pagamento e controle financeiro que estão espalhados em diversas planilhas do Excel e recepcionistas consultando anotações em papel, saiba que é possível ter uma gestão financeira excelente por meio de uma ferramenta eficiente.

É necessário ter um registro de receitas e despesas, opções de pagamento online e um fluxo de caixa automatizado. Além de estar atento a esses pontos importantes, é recomendado fazer alguns questionamentos para garantir a escolha da melhor ferramenta de gestão de cobranças para sua clínica ou consultório.

1. Quais as taxas em comparação aos meios tradicionais de pagamento?

Com a tecnologia cada vez mais acessível e inteligente, os meios de pagamentos tradicionais foram sendo modificados para acompanhar o comportamento do consumidor que está cada vez mais aliado a realidade digital.

Embora os métodos de pagamentos tradicionais ainda devem permanecer por alguns anos, muitas novidades veem trazendo mais agilidade e melhores resultados para as empresas. Uma inovação dos últimos anos foi a revolução do pagamento online, impulsionado pelo nascimento do e-commerce.

Com o pagamento online muitas taxas e burocracias foram eliminadas, como os valores de aluguel das máquinas de cartão e até mesmo as taxas de transações entre bancos.

Por isso, uma das primeiras análises a serem feitas na hora de escolher um software de gestão de cobrança são as taxas praticadas. Existem diferentes taxas e que pode sofrer variações conforme as transações , meios de pagamentos utilizados e formas de parcelamento.

Entre algumas taxas que podem ser aplicadas estão as de parcelamentos no cartão de crédito, emissão de boletos e transferências entre contas para saque. Também podem ser aplicadas taxas de antecipação de parcelamentos no cartão de crédito – uma das facilidades dos pagamentos online e de um sistema de cobrança é a possibilidade de antecipar automaticamente valores que foram parcelados.

Outra questão que deve ser observada é a diferença de taxa conforme o volume de emissão mensal. Em métodos de pagamentos tradicionais muitas vezes não há personalização nos valores das taxas, pois há certa burocratização e poucas possibilidades de negociação para redução de taxas.

Há tecnologias atuais em plataformas de cobrança em que os valores das taxas podem ser ajustadas para um valor menor conforme o volume de cobranças e valores que o seu negócio fatura.

Tendo isso em vista, é muito importante sempre solicitar e analisar detalhadamente as taxas aplicadas no sistema, para que você possa comparar com os meios tradicionais e com outras opções de plataformas.

2. Quais as formas de pagamento disponíveis?

Ao escolher um sistema você também deve avaliar as formas de pagamento que ele disponibiliza. Existem diversas formas de pagamento de cobranças online disponíveis atualmente. Algumas das opções mais comuns incluem:

Cartão de crédito: é uma das formas mais populares de pagamento online. O cliente insere os dados do seu cartão de crédito no sistema e realiza o pagamento.

Cartão de débito: assim como o Cartão de Crédito, é uma forma muito popular. Neste caso o pagamento é descontado da conta do cliente imediatamente após o pagamento.

Boleto bancário: é uma opção que permite ao cliente realizar o pagamento através de um boleto emitido pelo próprio sistema de cobrança. O boleto pode ser pago em qualquer banco ou pela internet banking.

PIX: é um sistema de pagamentos instantâneos que permite a transferência de valores em tempo real, 24 horas por dia, 7 dias por semana, entre contas bancárias de diferentes instituições financeiras.

Vale ressaltar que a escolha da forma de pagamento ideal dependerá das necessidades do estabelecimento e dos clientes. É importante avaliar as opções disponíveis e oferecer as que sejam mais convenientes e seguras para todos os envolvidos.

3. Quais bandeiras de cartão estão disponíveis?

É importante verificar as bandeiras de cartão de crédito aceitas pelo sistema, já que estas são responsáveis por mediar os pagamentos entre a clínica e a operadora do cartão do paciente.

Para garantir segurança e praticidade nas transações financeiras, é comum que o sistema utilize protocolos de segurança, como o SSL e/ou autenticação de dois fatores.

Para uma integração eficiente com outras ferramentas e softwares é fundamental que o sistema seja de fácil integração, otimizando a produtividade e o tempo dos profissionais de saúde. É recomendável que o sistema aceite as principais bandeiras de cartão de crédito, como Visa, Mastercard, Elo, American Express e Hipercard, por exemplo, para atender às necessidades da maioria dos pacientes.

4. Como funciona o parcelamento dos pagamentos?

Se você considera oferecer aos clientes o parcelamento dos pagamentos de pacotes de procedimentos com valores elevados, é importante avaliar a praticidade desse recurso no sistema.

Muitas pessoas optam por utilizar o cartão de crédito justamente por conta da possibilidade de parcelamento. Por essa razão, é importante verificar se o sistema oferece essa opção e em até quantas em vezes é possível parcelar as cobranças.

O ideal é que a plataforma também apresente uma área para controle das finanças, onde seja possível verificar os pagamentos em atraso e/ou pendentes. Dessa forma, você poderá visualizar todos os parcelamentos que ainda serão creditados em sua conta, tendo a opção de antecipá-los.

Além disso, o sistema deve permitir que você selecione até quantas vezes é possível fazer esse parcelamento, ou se você permitirá somente pagamentos à vista. Tudo isso deve ser configurado antes da emissão das faturas e do envio do link de pagamento para o cliente.

5. Como a clínica pode sacar os valores referente aos pagamentos recebido?

Os pagamentos serão creditados diretamente na conta bancária do consultório?

A maioria dos sistemas de pagamento realizam uma transferência dos valores dos pagamentos recebidos. No entanto, há serviços de pagamento que realizam esse processo de forma automática, bastando apenas que você cadastre sua conta bancária no sistema.

É necessário verificar com o fornecedor da solução de cobrança/pagamentos como esse processo funciona e avaliar se ele é prático para a sua rotina.

Também é importante considerar o prazo em dias para que os valores fiquem disponíveis para transferência. Quanto menor o prazo para que você tenha os valores disponíveis na sua conta, melhor.

Uma boa dica é conferir se o sistema possui uma parte adicional ao sistema de pagamento para a gestão financeira, onde é possível visualizar o saldo atual e a receber, e registrar suas receitas e despesas no fluxo de caixa, sendo possível integrar e visualizar todas as suas movimentações diretamente no mesmo software.

6. Existe a possibilidade de alterar o valor da cobrança ou realizar estornos?

Quando gerado o link de pagamento, é necessário registrar o valor total da cobrança.

Felizmente, a maioria dos sistemas de pagamento online permitem que você altere o valor da cobrança antes que o paciente efetue o pagamento, bem como realizar um estorno caso o paciente tenha pago um valor incorreto ou solicite devolução de parte dos valores por algum motivo.

Essa flexibilidade possibilita corrigir eventuais erros em poucos segundos, garantindo a precisão nas transações financeiras.

Entretanto, é importante frisar que normalmente, os estornos são realizados para compras no cartão de crédito. Os pagamentos via PIX e boleto geralmente são devolvidos via transferência bancária.

7. O serviço possui envio de lembretes por WhatsApp e e-mail?

Com a facilidade do link de pagamento, o uso do e-mail e plataformas de mensagens como o WhatsApp possibilitam o ganho de tempo na hora de enviar cobranças e gerenciar os pagamentos.

A integração de lembretes de pagamento enviados diretamente por e-mail ou pelo WhatsApp agiliza o dia a dia da clinica ao mesmo tempo que reduz a possibilidade de inadimplência.

Com as automações conectadas a sistemas de gestão, é possível gerar painéis inteligentes para gerenciar todos os envios, seus respectivos pagamentos, inadimplências, links de pagamentos expirados e como essas movimentações estão afetando o seu fluxo de caixa.

Por isso, a possibilidade de integração do sistema de gestão de cobrança a plataformas como o WhatsApp é um item relevante a ser considerado na hora de escolher a melhor opção para a sua clinica.

8. O serviço possui link de pagamento para envio aos clientes?

Um dos itens que devem ser avaliados na hora de escolher um sistema é como as cobranças são enviadas para os clientes. Normalmente a opção do link de pagamento é a mais importante e utilizada, já que facilita e agiliza o envio da cobrança e o pagamento por parte do cliente.

O link de pagamento é uma URL na web exclusiva para cada cobrança, onde constam dados da clínica, informações da cobrança gerada e as opções para pagamento que estão disponíveis.

A URL pode ser enviada por qualquer aplicativo de comunicação e acessado de qualquer local do mundo, dando a possibilidade do seu cliente realizar o pagamento a qualquer hora do dia no lugar aonde ele estiver.

O link de pagamento deve conter recursos de segurança que protegem os dados inseridos, por isso é essencial avaliar a segurança do sistema de cobrança que está sendo contratado, para que não haja problemas com fraudes, vazamento ou cópia dos dados.

9. Qual o nível de segurança em relação a operação de pagamento?

A principal diferença entre um sistema de pagamento online genérico e um desenvolvido especificamente para clínicas e profissionais de saúde é que todas as ferramentas são personalizadas para atender às necessidades da área da saúde.

Além de dispor de outras funcionalidades como relatórios e gráficos automáticos, prontuário eletrônico, agenda da clínica, fichas de anamnese, entre outras, esses sistemas também oferecem pagamento online seguro.

Na maioria dos softwares os dados do cartão não são salvos, o que impede fraudes, clonagem e uso mal-intencionado de terceiros, garantindo maior segurança durante a transação financeira.

Como escolher um serviço seguro e evitar fraudes nas cobranças?

Com o crescimento das compras online muitos sistemas de cobranças foram desenvolvidos e, consequentemente, o número de fraudes e furtos de dados aumentou exponencialmente. Um dos grande exemplo foi o Vazamento do Banco Central de mais de 167mil chaves Pix em 2020.

Casos como esses não são isolados, por isso é crucial a escolha de um sistema seguro, que ofereça a garantia que os dados da sua clínica e dos pacientes estão seguros.

Avalie sempre o Cyber Security

A Cyber Segurança (Segurança Cibernética ou Cibersegurança) engloba a implementação de práticas destinadas a garantir a integridade de diversos elementos, tais como máquinas, computadores, servidores, sistemas, dados e infraestruturas de rede. Ou seja, antes que dados sejam lançados em um link de pagamento, deve haver uma estrutura de base segura no sistema para que todos os dados estejam protegidos.

Ferramentas que utilizam SSL na comunicação dos dados indicam que a empresa se preocupa com a segurança digital. Você pode avaliar se a empresa possui isso procurando por um ícone de cadeado ao lado da URL, no navegador. Ao clicar no cadeado você deve encontrar informações sobre o certificado em questão e realizar configurações.

Parceria com instituições bancárias e soluções de pagamento conhecidas e confiáveis

Os sistemas de gestão de cobranças online muitas vezes funcionam como intermediário entre o cliente e uma instituição bancária, por isso, avaliar os parceiros estratégicos da plataforma podem demonstrar a sua preocupação em manter a privacidade dos dados incluídos no sistema.

Alguns parceiros que possuem Certificados de Parceria que garantem a segura é a Stone, Cielo e Rede.

Você pode identificar se o serviço utilização e é parceiro de alguma dessas plataformas, procurando pelos selos oficiais como este da Stone:

Como tudo isso afeta a gestão financeira do negócio?

Uma gestão de cobrança eficiente também contribui diretamente para a saúde financeira da clínica.

Quando os pagamentos são feitos em dia, O fluxo de caixa se mantém consistente e previsível, o que permite que a clínica tenha uma melhor organização financeira e possa planejar investimentos e expansões de forma mais segura.

Por outro lado, quando há atrasos e inadimplência por parte dos clientes/pacientes, isso pode afetar seriamente a saúde financeira da clínica. A falta de pagamento pode causar desequilíbrios no fluxo de caixa, prejudicando o pagamento de fornecedores e comprometendo a capacidade da clínica de fazer investimentos necessários para o seu crescimento.

Como tornar a gestão de cobranças eficiente?

Para tornar a gestão de cobranças eficiente, é necessário adotar algumas medidas práticas.

A primeira delas é estabelecer um processo claro e organizado para a gestão de cobranças, com prazos bem definidos e procedimentos específicos para cada situação. É importante também que a equipe responsável pela emissão de cobranças esteja treinada e capacitada para lidar com os clientes, de forma a garantir uma comunicação cordial e efetiva.

Investir em tecnologia para otimizar o processo de cobrança e pagamentos irá agilizar todo esse processo. O uso de softwares especializados pode tornar a gestão de cobranças mais prática e eficiente, permitindo a emissão de faturas, boletos e lembretes de pagamento de forma automática e integrada ao sistema de controle financeiro da do seu negócio.

Além disso, é fundamental que a clínica mantenha uma comunicação clara e transparente com seus clientes, informando-os sobre seus compromissos financeiros e oferecendo opções para regularizar possíveis pendências. Essa comunicação pode ser feita por meio de e-mails, SMS, ligações telefônicas ou WhatsApp, dependendo do perfil e preferências de cada paciente.

Por isso, é essencial que a gestão de cobrança esteja alinhada com a gestão financeira da clínica de fisioterapia, consultório ou estúdio de pilates. O gestor deve ser capaz de monitorar o fluxo de caixa e identificar possíveis atrasos ou inadimplências, a fim de agir rapidamente e evitar problemas mais graves.

Além disso, é importante ter um plano de contingência para lidar com a inadimplência, que pode incluir ações como a negociação de dívidas e a adoção de medidas legais.

Em resumo, a gestão de cobrança é uma parte fundamental da gestão financeira da clínica, e deve ser tratada com muita importância e cuidado. Quando bem executada, ela traz inúmeros benefícios, como um fluxo de caixa mais previsível e uma maior capacidade de investimento, além de evitar problemas financeiros causados por atrasos e inadimplência.

Adotar um software como esse é uma maneira inteligente de automatizar processos e aumentar a produtividade da equipe, permitindo que a clínica possa se concentrar no que realmente importa: oferecer um atendimento de qualidade aos pacientes.

Com uma gestão estratégica e financeira eficiente, a clínica pode melhorar sua rentabilidade e garantir a sustentabilidade do negócio a longo prazo.

É importante lembrar que a gestão financeira não é algo que deve ser feito em um momento específico apenas, é uma atividade contínua e que exige atenção constante. Por isso, é fundamental ter um sistema eficiente para gerenciar todas as operações financeiras e de cobranças, de forma a garantir que o negócio esteja sempre saudável e no caminho certo para o sucesso.

Benefícios em integrar o controle financeiro com as cobranças em um único lugar?

Sabemos que transações financeiras geram um alto volume de dados que muitas vezes ficam distribuídos em diferentes sistemas, dificultando a análise dos resultados. Por esse motivo é importante que os sistemas de cobrança possuam integrações e relatórios inteligentes que facilitem a vida dos gestores ao analisarem o desempenho do negócio.

Um painel de controle ou dashboards é um recursos importante e utilizado em diferentes sistemas para agrupar diversas informações em uma única tela. Muitos disponibilizam as informações em forma de relatórios e gráficos gerados diariamente – ou com um período pré-definido, cruzando diferentes dados para gerar informações mais precisas das melhores práticas financeiras.

Esse cruzamento entre dados é essencial em uma sistema de cobranças para que haja o aproveitamento máximo de cada processo dentro da empresa. Algumas informações que você pode ter acesso por meio desse cruzamento, são os históricos de pagamentos dos clientes por período, situação, procedimentos, entre outros. Além de acessar de forma rápida a visão geral financeira da sua empresa, possibilitando tomada de decisões rápidas que possam evitar atrasas em recebíveis, que diminuem o faturamento da empresa.

Sendo assim, você pode ter um sistema completo para gestão dos agendamentos, controle financeiro, cobranças, pagamento de clientes e prontuários de pacientes, melhorando a gestão da clínica e a experiência do paciente.

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Escolher o melhor software para a gestão da sua clínica pode ser uma tarefa desafiadora. Por isso, sempre recomendamos avaliar todos os detalhes em relação aos recursos e benefícios oferecidos em cada plataforma.

O Sistema ZenFisio é uma plataforma de soluções muito completa para clínicas, consultórios e profissionais, sendo uma excelente alternativa como ferramenta de gestão, controle financeiro e marketing para o seu negócio.

Além disso, a plataforma também oferece aos seus clientes o ZenPago, um serviço de gestão de cobranças com emissão de faturas e link de pagamento, que descomplica a emissão de faturas, o controle financeiro e a gestão de pagamentos.

Com esse conjunto de soluções, você pode reduzir significativamente o tempo despendido para a organização da agenda, controle financeiro e gestão de cobranças no seu dia a dia.

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