Como um software de gestão pode aumentar a lucratividade da sua clínica de fisioterapia

Fazer o seu negócio prosperar e gerar cada vez mais bons resultados com certeza é o objetivo de todo empreendedor, porém alcançar esses objetivos nem sempre é uma tarefa fácil. Geralmente é necessário tempo e principalmente uma boa gestão do negócio, além de qualidade técnica nos serviços prestados e eficiência em áreas como marketing, finanças e gestão de pessoas.

O impacto da gestão nos resultados não é diferente em negócios da área de Fisioterapia, seja uma clínica de reabilitação, consultório, estúdio de pilates, clínica de estética ou outros tantos ramos de atuação existentes da área.

Então, imagino que você já deve ter se questionado como melhorar os resultados da sua clínica, o que fazer para atrair mais clientes e aumentar o faturamento, como reduzir os custos ou aumentar a produtividade da sua equipe? A resposta para essas questões passa pela gestão do negócio e para uma boa gestão é imprescindível um bom software, de preferência especializado na área de Fisioterapia e voltado para clínicas e consultórios.

Se você ainda não utiliza um sistema para gestão na sua clínica, considere urgentemente passar a utilizar. Caso você já utilize, é importante avaliar se o sistema está atendendo as suas necessidades por completo e se realmente está contribuindo para melhorar os resultados do seu negócio.

Relação entre a gestão do negócio e os resultados

Uma boa gestão começa com um bom planejamento, a partir disso temos a definição de estratégias, mapeamento de processos, gestão operacional interna, controle financeiro de receitas e despesas, controle de custos, boa comunicação e marketing, qualidade nos serviços prestados, otimização de recursos físicos e de pessoal, entre outros. Fazer tudo isso acontecer de forma eficiente e com qualidade, consiste na gestão do negócio.

Porém, sabemos o quanto é difícil administrar e realizar todas essas atividades. Por isso é fundamental usar um bom software de gestão, que irá facilitar e muito sua vida como administrador e, principalmente, contribuir na otimização dos processos, recursos e fluxo de caixa, proporcionando bons resultados e lucratividade.

Como identificar um bom software de gestão?

Para identificar a melhor opção de sistema para a sua clínica ou consultório, primeiro é fundamental conhecer por completo as características do seu negócio e as suas necessidades.

Existem centenas ou milhares de opções de sistemas de gestão no mercado e encontrar a opção adequada, que atenda bem as suas necessidades e tenha o melhor retorno sobre o investimento, demanda tempo e uma boa análise das alternativas.

Um dos pontos mais importantes é avaliar sistemas que são especializados na área de Fisioterapia, já que estes sistemas irão oferecer funcionalidades que atendem de forma mais completa os processos realizados na clínica. Existem várias sistemas online voltados para a área da saúde, como o iClinic ou o Vitta, porém estes não são especializados em Fisioterapia. Uma boa opção de sistema especializado na área da Fisioterapia e que oferece uma gestão completa para clínicas e consultórios é o ZenFisio, que inclusive pode ser testado gratuitamente por um período.

Outros fatores que deve ser considerados na escolha do sistema para gestão da sua clínica:

• Custo para implantação e mensalidade de uso
• Recursos e funcionalidades disponíveis
• Facilidade de acesso e utilização
• Formas de acesso: na internet ou programas instalados
• Desempenho e estabilidade do sistema
• Disponibilidade de suporte e manutenção
• Política de segurança e backup dos dados
• Adequação as melhores práticas de proteção de dados
• Histórico e credibilidade da empresa fornecedora do sistema

Benefícios que um software de gestão pode oferecer

Ainda no processo de análise e definição do software de gestão que você irá utilizar, avalie quais as suas necessidades mais importantes e combine com os benefícios que o sistema oferece. Vejamos alguns dos principais pontos que um bom programa para gestão pode contribuir:

Agilidade na execução dos processos

Através do sistema é possível planejar e organizar tudo que é feito na clínica, quem é o responsável e quais os prazos para entrega, com isso você pode acompanhar a execução dos processos e saber as tarefas que estão sendo realizadas com sucesso e os resultados gerados.

Informações organizadas e acessíveis

Guardar informações dos pacientes e atendimentos, além de ser necessário para manter o histórico dos clientes, é uma obrigação legal, exigida pelas entidades reguladoras da área de Fisioterapia, como o COFFITO e CREFITO´s regionais.

Com todas informações organizadas via sistema, fica rápido e fácil consultar o histórico dos pacientes, inclusive de qualquer local ou dispositivo conectado à internet, desde que o sistema seja acessível pela rede ou em nuvem.

Outro benefício é eliminar a bagunça e custos gerados com papéis para registro dos pacientes e atendimentos.

Mais qualidade no atendimento com os pacientes

Esse é um dos benefícios mais importantes, já que impacta diretamente na satisfação dos seus clientes.

Em um software especializado é possível manter um registro completo dos pacientes, com histórico dos atendimentos, avaliações, evolução, anamneses e muito mais. Manter essas informações organizadas e acessíveis permite centralizar os dados de cada paciente entre os fisioterapeutas envolvidos no tratamento e gerar informações mais precisas.

Alguns sistemas também podem auxiliar no relacionamento com os pacientes, enviando lembretes por e-mail ou SMS das consultas, mensagens para avaliação dos atendimentos e até mesmo dicas de exercícios a serem praticados, de acordo com o problema do paciente.

Organização da agenda de atendimentos

Manter a agenda organizada é um desafio para clínicas com muitos profissionais e atendimentos, por isso o sistema deve permitir organizar todos atendimentos em forma de calendário, de preferência separando por profissional responsável e pacientes.

A partir da agenda e registro de todos atendimentos, o sistema pode gerar informações sobre os profissionais que estão sendo mais produtivos e quais os pacientes que receberam maior número de atendimentos, entre outras informações gerenciais.

Ganho de produtividade e otimização do tempo

Com a agenda organizada e a agilidade na execução dos processos, é possível otimizar o tempo de trabalho dos profissionais. Inclusive, em alguns casos pode-se identificar profissionais que estão ociosos ou com baixa produtividade, para então tomar medidas no intuito de aumentar as atividades dos profissionais ou reduzir custos com recursos ociosos.

Controle do fluxo de caixa e finanças

Não precisamos falar da importância do controle eficiente das receitas e despesas da clínica. Mas além dos registros de entrada e saída do caixa, o sistema pode apontar quais tipos de custos estão gerando maiores despesas e quais profissionais ou serviços prestados estão tendo maior contribuição no faturamento.

Com essas informações, você como gestor pode tomar medidas para reduzir as despesas e potencializar o faturamento, investindo no que gera maior receita para a clínica.

Em sistemas mais completos, pode-se ter relação entre os atendimentos realizados e o fluxo de caixa, onde o sistema gera automaticamente a comissão para cada fisioterapeuta e aponta as receitas e margem de contribuição de cada profissional para o negócio.

Podemos perceber o quanto um sistema de gestão pode influenciar positivamente no desenvolvimento e resultados da sua clínica, impactando diretamente a lucratividade do negócio.

Agora é com você, se ainda não utiliza um programa de gestão, pesquise no mercado alternativas que atendam as suas necessidades. E se você já utiliza algum software, é sempre reavaliar se este está contribuindo de fato para o seu negócio e da mesma forma pesquisar alternativas que possam trazer mais benefícios e melhor retorno sobre o investimento.

Definido o programa que você irá utilizar para a gestão, é importante explorar todos os recursos disponíveis para extrair o máximo de benefícios com o uso. Muitas vezes os sistemas demandam certo envolvimento e disciplina para lançamento dos dados, o que é fundamental para obter os resultados esperados.

Por fim, para você como administrador de um negócio e empreendedor, ver na tecnologia um meio para potencializar aos resultados da sua clínica é muito importante, empresas que inovam e exploram o que a tecnologia, sistemas e a internet oferece, estão sempre na vanguarda e na maioria dos casos se destacam em seu ramo e região de atuação.

Também não deixe de compartilhar a sua experiência e opinião sobre os sistemas de gestão que podem ser utilizados em clínicas e consultórios de fisioterapia, deixe seu comentário compartilhando sua opinião sobre o sistema que você utiliza ou recomenda!