Como melhorar o atendimento e a gestão da sua clínica com auxílio da tecnologia?

Hoje em dia, com o mercado cada vez mais competitivo, é fundamental em negócios de todos os ramos buscar formas de diferenciação em relação ao mercado e concorrentes, e não é diferente para clínicas, consultórios de fisioterapia, studios de pilates e qualquer negócio no campo da Fisioterapia.

Considerando os avanços da tecnologia e da internet e o comportamento da população, que está cada vez mais conectada e em busca de serviços online e automatizados, a melhor forma para qualificar os serviços da sua clínica e se diferenciar da concorrência é investir em tecnologia, com equipamentos modernos e principalmente também melhorando a experiência dos clientes em relação ao atendimento.

Manter sua clínica modernizada e explorar o potencial da tecnologia e da internet deve fazer parte da estratégia da sua clínica, para que as medidas tomadas sejam planejadas e executadas com eficiência e os investimentos realizados reflitam na melhoria dos serviços, satisfação dos clientes e nos resultados do negócio.

Além disso, a modernização garante um ambiente agradável para você e sua equipe trabalharem e permite oferecer um atendimento incrível para os clientes. Com isso, é possível obter a fidelidade dos seus pacientes e fazer com que divulguem sua clínica entre familiares e amigos.

Como modernizar minha clínica e explorar melhor os recursos de tecnologia?

Quando falamos em tecnologia e modernização, podemos abordar vários aspectos da gestão da sua clínica, desde infraestrutura até utilização de sistemas modernos de gestão e relacionamento com clientes.

Dessa forma, inicialmente é necessário elencar as diferentes áreas e frentes do negócio, descrevendo as carências existentes e o que precisa ser melhorado para tornar o negócio mais moderno e atualizado.

Por exemplo, se a sua clínica possui aparelhos e equipamentos para atendimentos que estão defasados, a prioridade deve ser adquirir novos equipamentos mais modernos, já que isso é a atividade principal do seu negócio. Agora, se os equipamentos são modernos, você pode pensar em qualificar o atendimento com treinamento para os profissionais e utilizar sistemas de apoio para melhorar a gestão e o relacionamento com os pacientes.

Claro que deve ser considerada a disponibilidade de recursos e os objetivos que você tem para a sua clínica. Mas nunca se esqueça, investir em tecnologia é a melhor forma de qualificar e crescer o seu negócio, esse pensamento é uma realidade para empresas de todas as áreas.

Para auxiliar no seu planejamento, listamos 4 dicas de pontos a serem considerados, para modernizar a sua clínica e explorar melhor os recursos de tecnologia:

1. Ofereça um atendimento de excelência

Se você quer ter pacientes e clientes fiéis, é imprescindível que o atendimento oferecido seja de qualidade. Atender os clientes com carinho, paciência, sensibilidade e empatia é fundamental no relacionamento do fisioterapeuta com seu paciente, o que irá garantir que o paciente se sinta confortável e satisfeito o bastante para iniciar um tratamento ou um acompanhamento em sua clínica.

Por isso, é necessário que toda a sua equipe, desde as secretárias e fisioterapeutas, até os gestores, estejam alinhados quanto aos objetivos e valores da clínica e possam se dedicar a receber o paciente da melhor forma em todos os diferentes estágios em que ele passar por ali. Para que isso aconteça você pode criar cartilhas com recomendações de comportamento e padrões de atendimento e investir em treinamentos dentro da especialidade de cada profissional.

Porém, é importante entender que a relação dos pacientes com seu negócio não ocorre somente quando estes estão na sua clínica em atendimento, mas em todas interações que ocorrem com sua clínica, desde pesquisas na internet e redes sociais ou atendimento via telefone e outros canais de comunicação.

Para que essas experiências com os clientes sejam positivas, é necessário investir em marketing e internet. Tenha um website de qualidade com informações claras e completas sobre os serviços que sua clínica oferece e esteja presente nas redes sociais, publicando novidades com certa frequência, sobre sua clínica e áreas de atuação, além de atender rapidamente contatos realizados por esses canais. Essas medidas irão gerar uma boa impressão e uma sensação de credibilidade para potenciais clientes e pacientes.

2. Tenha atenção com a aparência da sua clínica

O design da sua clínica merece muita atenção, isso porque o ambiente deve inspirar conforto, credibilidade e qualidade nos serviços. Modernize a sua clínica de fisioterapia ou consultório, pois cada detalhe é importante quando o objetivo é a satisfação total de seus pacientes. Um ambiente sem graça e com aspecto de antigo ou sujo não provoca sensações positivas e nem ajuda no relaxamento físico e mental do paciente.

Por conta disso, é importante reformular o design da sua clínica, como iluminação, pintura, móveis e decoração, assim você consegue se tornar referência no mercado e conquistar a preferência dos clientes. Invista no bem-estar e cause a melhor impressão a seus pacientes, porque uma clínica moderna tem um impacto positivo em todo o seu trabalho.

No segmento de Fisioterapia também é fundamental renovar os aparelhos, equipamentos e materiais utilizados, pois quando eles ficam muito antigos acabam prejudicando o desenvolvimento do tratamento de pacientes e a visibilidade da clínica. É interessante que você tenha planejado atualizações periódicas dos equipamentos, preservando assim um bom ambiente na sua clínica de fisioterapia.

Também não esqueça de divulgar na internet a estrutura da sua clínica, equipamentos utilizados e a qualidade dos serviços. Tente imaginar um paciente buscando informações sobre clínicas de fisioterapia que prestam um serviço específico de tratamento, se ele encontrar na internet diferentes opções e o seu concorrente expõe bem os serviços oferecidos e divulga informações e imagens da estrutura da clínica e você não tem essas informações disponíveis, qual clínica você acha que o paciente irá fazer contato?

3. Invista em  presença digital para sua clínica

Atualmente, realizar um bom atendimento na clínica não é mais o suficiente para atrair a atenção do seu público e desenvolver um relacionamento próximo com os pacientes já fidelizados, apesar de ainda ser o mais importante. Para demonstrar a autoridade da clínica e suas capacitações na área em que atua, invista na presença online da sua clínica para engajar os pacientes e levar conteúdo relevante e interessante até eles.

Dicas rápidas de saúde, novidades da clínica, lembretes para manter os exames de rotina em dia, divulgação de programas de prevenção, entre outros assuntos. Tudo isso fará com que os pacientes encontrem um valor real em acompanhar a sua clínica na internet e irá criar uma relação de confiança e credibilidade, posicionando sua clínica como referência no mercado.

Para desenvolver e gerenciar essas ações de marketing, é possível contratar uma agência de publicidade ou até mesmo executar essas atividades por um setor interno, você mesmo ou um colaborador que tenha bons conhecimentos de tecnologia e marketing. A internet oferece ferramentas acessíveis e fáceis de serem operadas, sem necessidade de conhecimento técnico avançado de informática ou outras áreas. Mas não esqueça a importância de que essas medidas façam parte do cotidiano do negócio e sejam realizadas com prioridade.

Para garantir o sucesso da estratégia, tente descobrir quais termos relacionados a sua área de atuação são buscados na internet e quais canais e redes seus pacientes mais usam, quais temas/assuntos são interessantes para eles e esteja lá, sempre próximo, interagindo e disponibilizando conteúdo útil, essa interação auxilia muito no relacionamento entre sua clínica e o seu público.

4. Utilize um sistema de gestão e relacionamento com clientes

Burocracia com papelada, confusão com documentos dos pacientes e da clínica, dificuldade em encontrar e compartilhar informações de pacientes, desorganização nas atividades dos colaboradores, falta de controle de processos internos, fluxo de caixa sem controle, etc. Esses problemas fazem parte do dia a dia da sua clínica?

Utilizar serviços online que permitam melhorar a gestão da sua clínica e o relacionamento com os clientes pode contribuir e muito na praticidade, agilidade e segurança na execução de processos internos e armazenamento de informações, além de eliminar burocracia e custos com papelada e arquivamento de documentos da clínica e dos pacientes. Os benefícios para o seu negócio são inúmeros, na otimização de processos internos, redução de custos e, principalmente, na melhoria do atendimento aos clientes e pacientes.

Existe no mercado uma infinidade de sistemas para resolver esses problemas mencionados, sendo a maioria serviços que abordam problemas específicos. Por exemplo, para gestão financeira temos o Conta Azul, Nibo, QuickBooks ZeroPaper e vários outros, ou então sistemas de CRM (Customer Relationship Management). Para auxílio nas vendas e relacionamento com clientes temos o Pipedrive, Agendor, Moskit CRM e vários outros também.

Porém, esses sistemas não são voltados para clínicas de fisioterapia. Por isso, sugerimos fortemente um sistema especializado na área de Fisioterapia, que atende as especificidades da sua clínica ou consultório.

A ZenFisio é uma excelente alternativa para a sua clínica, já que permite um controle completo de processos da sua clínica, com agenda, registros e histórico de pacientes e atendimentos, relatórios práticos e de acordo com orientações dos órgãos reguladores das áreas de Fisioterapia. Além disso, o sistema faz envio de mensagens para pacientes com lembretes de consultas e ainda possui um módulo de controle financeiro para o seu negócio. Você pode inclusive testar gratuitamente o sistema por 14 dias.

Para definir a melhor opção para o seu negócio, basta analisar as vantagens e desvantagens em todas alternativas, para encontrar as opções que tenham o melhor retorno do investimento.

Independente do sistema a ser utilizado, o mais importante é utilizar a tecnologia a favor da sua clínica para ter mais agilidade, qualidade nos processos e atendimentos prestados.

Esperamos que com essas dicas possamos contribuir de alguma forma para que você consiga modernizar sua clínica e possa explorar melhor os benefícios que os serviços na internet oferecem. Não esqueça que o mercado está cada vez mais competitivo e você precisa encontrar formas de se diferenciar da concorrência e qualificar a sua relação com seu público.

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