Como melhorar o trabalho da equipe e reduzir a falta dos pacientes?

Com o aumento do fluxo de clientes, melhorar o trabalho da equipe e organizar a rotina de atendimentos se tornou uma prioridade para a Progredir, Centro Integrado de Saúde, em Vila Velha – Espírito Santo.

Após 15 anos de atuação como fisioterapeutas, Marina Almeida e Thiago Massariol resolveram traçar um novo caminho e melhorar o trabalho realizado com os pacientes, através do tratamento integrado com diferentes áreas da saúde, como Fisioterapia, Psicologia, Fonoaudiologia e Nutrição.

Logo após a abertura da clínica, devido à alta demanda de atividades, necessidade de organização de processos, grande número de profissionais e de pacientes, Marina e Thiago buscaram por um software de gestão.

Foi assim que conheceram o sistema ZenFisio e realizaram a assinatura, para garantir uma gestão otimizada e ter ferramentas para melhorar o fluxo de trabalho em equipe.

Como personalizar um sistema de gestão conforme a rotina do negócio?

O ZenFisio faz parte da rotina da Progredir desde o início da empresa. Por isso, todos os colaboradores já estão familiarizados com o funcionamento do sistema.

Por ser uma clínica multidisciplinar, a personalização de alguns recursos teve grande relevância para a equipe.

O sistema possibilita a configuração das mensagens de lembretes de atendimentos automáticos, enviados aos pacientes, assim como as fichas de avaliação, evolução e outros recursos.

“Eu mesma sou Fisioterapeuta e trabalho com Reabilitação Vestibular. Então, eu tenho um modelo de avaliação que é diferente, por exemplo, da Fisioterapia Traumato-Ortopédica. Assim, ficou uma avaliação mais rápida de ser preenchida, e também, caso a gente precise encaminhar algum laudo, algo pros médicos ou para alguma perícia, já fica mais simples de fazer isso”, afirma Marina Almeida.

Além disso, com o envio de lembretes de atendimento, Marina ressalta que pôde organizar a confirmação de consultas de forma mais prática e reduzir faltas inesperadas.

O lembrete automático foi configurado pela equipe para que os clientes recebam 24 horas antes do atendimento. Já no texto da mensagem, foi inserida uma observação para que os pacientes cheguem alguns minutos antes, a fim de evitar filas de espera na recepção e melhorar o acolhimento realizado pelas colaboradoras.

Lembretes automáticos de atendimento: Como reduzir faltas de pacientes?

Quando um paciente é cadastrado no sistema ZenFisio da Progredir, a secretária da clínica confirma se o cliente aceita receber lembretes de atendimento, pelo celular.

Dessa forma, os pacientes sabem que 24 horas antes do atendimento, eles serão lembrados através do celular e poderão confirmar ou cancelar o atendimento.

Inicialmente, a Progredir contava com o envio de lembretes automáticos via SMS (mensagens de celular). Agora, os lembretes são enviados automaticamente para o WhatsApp dos pacientes e as respostas visualizadas na agenda e em um painel de respostas, também do sistema ZenFisio.

“Um grande gargalo que a gente tem na clínica, são as faltas dos clientes. Antigamente, tínhamos uma profissional que ficava encaminhando as mensagens no WhatsApp, manualmente. Com o envio automático, além de diminuir o trabalho da colaboradora, também diminuímos o percentual de faltas”, reitera Marina.

Outro benefício dessa ferramenta para a clínica Progredir é o encaixe de pacientes. Quando um cliente cancela ou solicita a remarcação do atendimento, as profissionais da recepção visualizam essa informação rapidamente, através da agenda ZenFisio.

De acordo com Marina, depois que utilizaram o envio automático de lembretes, a funcionária responsável pelos agendamentos ficou com uma rotina mais otimizada.

“Ela consegue dar mais atenção para o paciente que cancelou e entrar em contato por telefone com ele, perguntando o que houve. Assim, a gente já consegue recuperar esse paciente”, pontua Marina.

Conforme a fisioterapeuta, no Centro Integrado da Saúde, em Vila Velha, são em torno de 150 atendimentos por dia. Organizar a agenda para diferentes áreas e profissionais, não é uma tarefa simples.

Confira o relato da fisioterapeuta e gestora da Progredir, Marina Almeida:

Por isso, a Progredir é um dos Cases de Sucesso da ZenFisio. A clínica reduziu o número de faltas indesejadas de pacientes e pôde melhorar o trabalho da equipe, a partir do envio automático de lembretes de atendimento.

Você já pensou em otimizar a rotina dos colaboradores e fidelizar os clientes, dessa forma? Conta para gente nos comentários!

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