Sistema online: Quais os benefícios para a gestão?

O uso da tecnologia traz praticidade e bons resultados, por isso, se tornou imprescindível em negócios. Contar com softwares de gestão e marketing, por exemplo, resulta em melhora na produtividade da equipe e auxilia na gestão de clínicas, consultórios, estúdios de pilates e negócios das áreas da fisioterapia, estética e saúde. Utilizando um sistema online, é possível otimizar processos, automatizar tarefas diárias, além de manter os dados e documentos dos pacientes armazenados em segurança.

Mas, quais seriam os principais benefícios que um software de gestão e marketing pode proporcionar a gestão!? Os principais pontos aliados ao uso de um sistema online, são a praticidade e a agilidade nas tarefas diárias, a segurança no armazenamento dos dados, a inovação nos processos relacionados à equipe e aos pacientes, que resultam em diferenciais competitivos, e o relacionamento com os clientes.

1 – Praticidade para trabalhar quando e onde quiser

Com a rotina agitada do dia a dia, o uso de recursos que proporcionam praticidade e otimização do tempo são essenciais.

As ferramentas mais funcionais têm sido as principais escolhas para melhorar a rotina de trabalho. Por isso, o acesso a um sistema de gestão online é uma ótima opção para quem deseja desenvolver a organização e produtividade.

Com o acesso online, é possível realizar ações e conferir informações registradas no sistema, em qualquer lugar. Sistemas online são acessíveis por meio de navegadores de internet, como o Google Chrome, por exemplo.

Dessa forma, basta fazer uma busca pelo nome do sistema na internet, acessar a área de login, informando o e-mail e a senha de acesso à plataforma, para entrar na conta e visualizar as informações.

No Sistema ZenFisio, por exemplo, é possível acessar e utilizar os recursos, clicando em um botão de “Acesso ao sistema” disponível na tela inicial do site e, em seguida, fazer o login com o e-mail e a senha cadastrada. Para tornar os acessos mais práticos, é possível criar um atalho na área de trabalho do dispositivo. 

Com o acesso online, também é possível que mais de um dispositivo acesse o sistema de forma simultânea. Ou seja, você pode fazer login no sistema em mais de um dispositivo ao mesmo tempo.

Vamos supor que você está realizando um atendimento: você consegue manter o prontuário eletrônico do paciente aberto no computador, para conferir atendimentos anteriores, e pode fazer o registro do atendimento através do celular, gravando áudio e fotografando o paciente, por exemplo. 

Diferença entre o sistema online e programas instaláveis:

O acesso a sistemas online é feito através de navegadores de internet, de qualquer lugar e dispositivo com acesso à rede de internet. Os dados ficam armazenados em servidores externos, com transmissão de dados criptografada e tráfego seguro para suas informações, sem necessitar de espaço de armazenamento no dispositivo em que será utilizado.

Já os programas instaláveis, são softwares que necessitam de configurações básicas em um ou mais computadores, dependendo da demanda do negócio. Além de exigir espaço de armazenamento local e configurações para que os computadores possam utilizar o sistema, na maioria das vezes necessitam de licenças, ou seja, só podem ser acessados no dispositivo em que foi instalado e não permitem acessos remotos.

Fazendo um comparativo, na prática, quando você está em casa e deseja planejar o próximo dia ou a semana, com o sistema online, basta acessar pelo celular ou computador e ver as informações que deseja. Já um programa instalável, não oportuniza essa experiência, pois é necessário sempre acessar pelo mesmo computador em que foi instalado, que muito provavelmente, estará na clínica ou consultório.

Além do espaço de armazenamento, alguns programas instaláveis precisam de assistência técnica e suporte presencial, para instalação e possíveis upgrades (atualizações). Estas, podem ter custos, conforme a quantidade de dispositivos que utilizam as licenças do sistema.

Já os sistemas online, por serem acessados via internet, não ocupam espaço na memória do computador. Outra vantagem é que o suporte também pode ser realizado de forma online, sendo facilmente solicitado através do e-mail, chat do próprio sistema, ou até mesmo, WhatsApp.

2 – Segurança para os dados dos pacientes e da gestão

Para falarmos sobre o armazenamento seguro de dados, vamos iniciar com outro exemplo prático. Digamos que você possui um programa de gestão instalado no computador da clínica e, em um dia qualquer de trabalho, o computador não liga. Após chamar um técnico especializado para identificar o problema, ele informa que precisará fazer uma manutenção no computador e que irá demorar alguns dias. Como fica a gestão da clínica durante esses dias? E se o computador não voltar a funcionar e todos os arquivos do computador forem perdidos?

Agora, imagine uma situação em que todos os documentos e registros são guardados em pastas e armários, em uma sala específica da clínica ou consultório. Os dados ficariam desprotegidos, pois, qualquer funcionário/pessoa poderia acessar as informações ou correr o risco de acidentes (como perda, roubo e/ou causas naturais).

Por isso, é muito importante ter armazenamento extra de todos os arquivos considerados importantes, ou seja, fazer o backup dos dados. Preferencialmente, o backup de todos os dados pode ser feito em nuvem, como no One Drive, da Microsoft, no Google Drive, do Google e no iCloud, da Apple.

Ter um armazenamento na nuvem significa armazenar, manter e acessar dados em servidores de via internet. Assim, o acesso não fica limitado a um computador específico, passível de qualquer imprevisto, como demonstramos no exemplo.

O ZenFisio é um sistema online com armazenamento em nuvem e backups diários, que garantem a segurança de todos os dados registrados. É importante manter os dados pessoais coletados, armazenados em conformidade com a LGPD, como o prontuário eletrônico com as avaliações e evoluções de pacientes, os documentos emitidos e adicionados ao software e os movimentos financeiros da empresa.

3 – Agilidade nas tarefas rotineiras

Procurar registros de avaliação, evolução e os movimentos financeiros de cada paciente em pastas físicas, não é uma tarefa prática, concorda? Na rotina de clínicas, consultórios e estúdios, a agilidade nesses processos é fundamental para ter mais produtividade e fazer com que a equipe possa dedicar mais tempo aos pacientes/alunos, melhorando a experiência dos seus clientes na sua clínica.

Esse é mais um motivo para deixar de lado o registro em papel, permitindo que o seu negócio evolua e melhore os resultados.

Com um sistema online, é possível registrar e consultar as informações de maneira rápida. Além de manter os dados reunidos, organizados e fáceis de serem visualizados, o uso de um software de gestão proporciona agilidade na recepção e no atendimento.

Isso se deve aos inúmeros recursos disponíveis no ZenFisio:

• Cadastro fácil e rápido dos pacientes: pacientes cadastrados com os seus dados armazenados no prontuário eletrônico em segurança e praticidade na seleção do paciente no momento de um novo agendamento/atendimento.
  
• Cadastro de procedimentos: procedimentos previamente cadastrados no sistema, vinculados a profissionais e convênios, facilitando o preenchimento das informações no momento do agendamento.
  
• Documentos, avaliações e evoluções personalizadas: criação de diferentes tipos de documentos personalizáveis conforme a necessidade do negócio e de modelos de avaliação e evolução, com diferentes tipos de resposta conforme a necessidade do atendimento.
  
• Controle de agenda: cadastro de agendamentos para pacientes, únicos ou com repetições, vinculados a profissionais, convênios, procedimentos, entre outras informações. Seleção de status padrão ou personalizado para identificação da situação de cada agendamento. Cadastro de bloqueios e feriados na agenda.
  
• Lembretes de atendimento: envio de lembretes de atendimento automáticos via WhatsApp, SMS e e-mail, para lembrar seus pacientes com atecedência, evitando faltas e adiantando cancelamentos, permitindo remarcações.
  
• Gravação de atendimentos via áudio: gravação de avaliação e evolução via áudio para facilitar o registro do atendimento e não perder nenhuma informação importante relatada pelo paciente.
  
• Financeiro integrado a agendamentos/atendimentos: cadastro de procedimentos para sessões avulsas e pacotes de atendimento para grupos de sessões e mensalidades, com a definição do valor cobrado do paciente (receita) e do valor de comissão a ser repassado ao profissional (despesa). Lançamentos financeiros automáticos a partir da seleção de procedimentos e pacotes a agendamentos/atendimentos. Acompanhamento de relatórios e emissão de extrato.
  
• ZenPago para gestão e emissão de cobranças: você pode emitir cobranças para seus clientes e receber pagamentos via cartão de crédito (em até 12x), Pix e boleto, através de um link de pagamento online, com taxas acessíveis. A emissão de cobranças acontece em parceria com a Stone, garantindo segurança nas transações. Os lançamentos via ZenPago podem ser integrados ao gerenciador financeiro, permitindo uma gestão financeira completa!

Ter um sistema online de gestão permite uma rotina organizada para os diferentes setores da clínica ou consultório, e também, para profissionais autônomos.

Muitos softwares disponibilizam ferramentas intuitivas e fáceis de serem compreendidas, contribuindo para o fluxo de tarefas. Dessa maneira, a recepção e os profissionais, assim como, o financeiro e o marketing, atuam de forma conjunta, com praticidade e agilidade.

4 – Inovação que destaca da concorrência

Se você não realiza registros de atendimentos no papel e não utiliza mais programas instaláveis, é porque já percebeu que contar com um sistema online é sinônimo de inovação e motivo de destaque diante da concorrência!

Como a tecnologia está cada vez mais presente no dia a dia, é importante estar em busca de novidades e compreender como aplicá-las em cada setor. Na Fisioterapia, Pilates, Estética, Terapia Ocupacional e outras áreas, é preciso estar atualizado quanto aos equipamentos, procedimentos e ferramentas disponíveis no mercado, para que você não esteja prestando um serviço inferior ou desatualizado, em relação a sua concorrência.

O uso de um sistema online é um grande fator na melhora da organização e da produtividade da equipe. Mas, existem softwares que também contribuem com recursos que impactam de forma direta na captação e fidelização de clientes.

O Sistema ZenFisio, por exemplo, possui junto ao software de gestão, a criação de uma página completa e personalizada no BuscaFisio, plataforma de busca por profissionais e serviços da área da Fisioterapia.

O objetivo do BuscaFisio é oferecer ao público a pesquisa por atendimentos que geram resultados inteligentes e relevantes, além de sugerir negócios e serviços mais próximos, conforme a geolocalização do visitante do site.

Além de conhecer profissionais e serviços conforme a localização, o paciente pode solicitar agendamentos online por meio do BuscaFisio, escolhendo o dia e o horário que preferir, conforme a disponibilidade da clínica. Como as páginas de profissionais, consultórios e clínicas no BuscaFisio são cadastradas de forma integrada ao Sistema ZenFisio, é possível que os pacientes solicitem agendamentos de forma online por meio da plataforma, escolhendo o dia e o horário que preferirem, conforme as configurações definidas pela clínica.

Além de visualizar profissionais e serviços próximos nos resultados de busca, o paciente também pode solicitar atendimentos, através da página de agendamento online, selecionando dias e horários, conforme as configurações definidas pela clínica. 

Como as páginas são integradas ao sistema, as solicitações de atendimento feitas na plataforma, serão exibidas automaticamente na agenda ZenFisio, informando que um novo agendamento online foi solicitado. Dessa maneira, é possível fazer o gerenciamento dos agendamentos em um só lugar.

Outro recurso disponibilizado no ZenFisio, que auxilia na melhora da experiência do cliente no seu negócio, são os envios de lembretes de atendimento.

Os lembretes podem ser programados ou enviados automaticamente a partir de agendamentos. O envio automático permite que a secretária tenha mais tempo para outras atividades, além de contribuir para a diminuição de faltas dos pacientes e recebimento de cancelamentos com antecedência, permitindo que outros pacientes possam ser encaixados nos horários vagos.

O envio de lembretes de pagamento também está disponível no ZenFisio, com esse recurso é possível fazer o envio do lembrete via e-mail ou WhatsApp, informando valores e a data de expiração do pagamento. O lembrete contribui para a organização financeira e de atendimentos da clínica ou consultório, e também é útil para os pacientes.

Na correria do dia a dia é possível que pacientes esqueçam de consultas ou de pagamentos, por isso, é interessante manter contato e ter um bom relacionamento. Falaremos sobre isso no último item!

5 – Comunicação para estreitar laços

Se você chegou até o último item desse artigo é porque, de alguma forma, ele foi útil e relevante para o seu contexto de trabalho.

Com isso, é possível perceber que oferecer algum conteúdo relevante e aplicável ao dia a dia do cliente, pode servir para agregar valor, criar autoridade sobre os serviços oferecidos, manter um relacionamento com os pacientes, atrair e fidelizar clientes.

Além disso, também é necessário não deixar de lado a presença nas redes sociais, as mantendo atualizadas e com informações relevantes para seus pacientes. Assim, você garante que quando houverem buscas pelos seus serviços nas redes sociais você será encontrado e não ficará atrás da concorrência.

Como nem todos os profissionais, clínicas e consultórios, possuem tempo, habilidades ou uma equipe dedicada a divulgação do negócio, atração e relacionamento com os clientes, o sistema também possui o ZenFisio Marketing, módulo que reúne ferramentas básicas, práticas e fáceis de serem aplicadas na rotina da clínica, mas essenciais para o desenvolvimento da comunicação e do marketing:

• Página completa e em destaque no BuscaFisio.
• Moderação a exibição de avaliações recebidas no BuscaFisio.
• Solicitações e gerenciamento de agendamento online.
• Envio de pesquisa de satisfação para clientes no formato NPS.
• Envio automático de mensagens de aniversário por e-mail e SMS.
• Cadastro de segmentos de clientes e criação de campanhas de e-mails.
• Acesso a centenas de imagens prontas, imagens para edição e outros materiais.

O envio de campanhas de e-mail e uso das imagens para redes sociais, contribuem diretamente para a comunicação entre clínica e paciente. Com as campanhas é possível enviar e-mails com conteúdos de qualidade e importantes para os contatos. Veja alguns exemplos de conteúdo:

• Informações sobre agenda aberta e/ou horários disponíveis.
• Novidades em equipamentos e procedimentos.
• Cuidados necessários após a realização de um procedimento.
• Informações sobre descontos ou campanhas da clínica.
• Dicas e informações interessantes sobre os procedimentos.
• Mensagens especiais em datas comemorativas.
• Avisos em geral, como recessos ou feriados prolongados.

Além disso, o banco de imagens conta com opções prontas editáveis, que agilizam publicações nas redes sociais. Para isso, basta fazer as alterações desejadas, criar um breve texto para a legenda e fazer o download.

Após postar nas redes sociais, você estará disponibilizando conteúdos importantes e informativos, gerando engajamento com os clientes e demonstrando profissionalismo e autoridade sobre os seus serviços.

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Agora, fica mais fácil entender porque utilizar um sistema online de gestão e como ele pode contribuir para a rotina de profissionais, clínicas e consultórios da área da saúde.

Lembre-se que ter ferramentas inovadoras no ambiente de trabalho, auxilia positivamente para as tarefas da equipe e pode ser usado como uma forma de atrair novos clientes. 

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