O que avaliar para escolher o melhor software de gestão para clínicas?

Entender os principais pontos para avaliar e escolher o melhor software de gestão para sua clínica ou consultório de Fisioterapia, é muito importante. Por isso, não economize na pesquisa e análise do melhor software para o seu negócio!

Com o grande número de ferramentas disponíveis no mercado, essa tarefa pode demandar um pouco de tempo, mas se faz necessária para implementar o sistema mais adequado e que melhor atende as necessidades da sua clínica ou consultório.

Essa pesquisa também é importante, porque, ao optar e começar a utilizar um determinado sistema, mudar para outra plataforma é um processo custoso. Todos os dados estarão armazenados em um local e será necessária uma migração para não perder nenhuma informação dos seus clientes / pacientes e do negócio, o que pode demandar tempo.

Para auxiliar, criamos um checklist completo com os itens que você deve priorizar no momento de avaliar e escolher o software de gestão, responsável por organizar e otimizar as tarefas e a rotina de trabalho da sua empresa.

Qual o melhor programa de gestão na área da Fisioterapia? Quais pontos é preciso avaliar?

• Facilidade e flexibilidade de acesso;
• Interface amigável e praticidade;
• Segurança dos dados e adequação à LGPD;
• Recursos voltados para a necessidade do negócio;
• Teste grátis antes da contratação;
• Qualidade no atendimento e suporte do sistema;
• Importação e exportação dos dados, quando necessário;
• Sem taxa de cancelamento e fidelidade;
• Especializado nas áreas da Fisioterapia;
• Opções de planos e pagamento flexíveis;
• Constantes atualizações e melhorias;
• Boa reputação no mercado.

A partir dessa lista de pontos a serem avaliados, é possível fazer uma análise confiável para definir a melhor opção de software de gestão e marketing para a sua clínica ou consultório.

Para isso, continue acompanhando para entender cada um deles.

O sistema de gestão é fácil e prático de usar?

Existem alguns programas que precisam ser instalados no computador, sendo necessária a visita de assistentes técnicos para fazer a instalação e, periodicamente, a compra de pacotes com atualizações agregando mais valor ao que já havia sido contratado.

Mas, hoje em dia, muitas ferramentas disponíveis são sistemas alocados na nuvem e acessíveis pela internet de qualquer local ou dispositivo. Neste caso, o acesso é pelo navegador do computador, como o Google Chrome, Bing, Yahoo!, Mozilla Firefox, entre outros.

Softwares de gestão alocados na nuvem garantem um fácil acesso, pois podem ser utilizados de qualquer lugar com internet. Mas, existem sistemas que não permitem mais de um acesso ou possuem um limite definido de acessos simultâneos.

Por isso, verifique se o software que você está avaliando pode ter acessos simultâneos, ou seja, se mais de um profissional da sua clínica pode fazer login no sistema pelo computador, tablet ou celular, ao mesmo tempo.

Dessa maneira, o melhor software de gestão que você escolher, irá garantir comodidade e autonomia para conferir prontuários eletrônicos, fazer as avaliações/evoluções dos pacientes, emitir relatórios financeiros, entre outros recursos, quando e onde desejar.

Outro fator muito importante é a usabilidade do sistema, ou seja, se a interface possui uma utilização simples, amigável e intuitiva. Pois, alguns sistemas são muito complicados, o que dificulta o uso.

O software garante a segurança dos dados e adequação com a LGPD?

Sistemas que possuem sua infraestrutura em nuvem, garantem maior confiabilidade na proteção, segurança e armazenamento dos dados. Esses sistemas possuem políticas rígidas de prevenção de incidentes e cópia de dados, para evitar qualquer tipo de risco.

Pode-se avaliar onde o sistema está alocado. Hoje em dia, a infraestrutura mais recomendada e confiável é da Amazon Web Service (AWS). Softwares de gestão que utilizam os servidores da AWS terão garantia de backups diários e práticas de segurança avançadas contra ataques, incidentes e perda de dados.

Outro ponto super importante atualmente, é a adequação a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais). Então, verifique se o sistema segue as exigências legais de proteção e privacidade de dados pessoais, em relação às informações que serão armazenadas dos seus clientes, pacientes e atendimentos.

Para saber mais a respeito, veja esse artigo que fala do impacto da LGPD para clínicas e profissionais de Fisioterapia.

Segurança e privacidade de dados é um tema cada vez mais importante, portanto, não deixe de considerar esse ponto na escolha do software ideal.

O sistema possui recursos que atendem as suas necessidades?

Esse é um dos itens mais importantes do checklist, pois de acordo com o conjunto de recursos disponíveis no sistema, poderá ser possível automatizar de forma completa ou parcial o armazenamento de informações e organização das tarefas da clínica.

Verifique se o software possui recursos para atender todas as áreas do negócio, principalmente em relação à agenda e registro de atendimentos, controle financeiro, relacionamento com seus clientes e marketing na internet.

De modo geral, quanto mais recursos o sistema oferecer, melhor. Mas é importante avaliar se o funcionamento do sistema está alinhado com seu contexto e processos.

Destacamos algumas funcionalidades muito úteis, que você pode conferir se o software oferece:

• Cadastro completo de pacientes e prontuário eletrônico;
• Criação de modelos personalizados de avaliação e evolução;
• Lembretes e confirmação de atendimentos por SMS, e-mail e WhatsApp;
• Emissão de documentos automatizada pelo sistema;
• Registro de consulta de histórico de atividades dos usuários no sistema;
• Controle financeiro integrado aos atendimentos;
• Pacotes de atendimento e comissões de profissionais;
• Envio de pesquisas de satisfação;
• Envio de campanhas de e-mail por segmentos de clientes;
• CRM para gestão de informações e atividades com clientes;
• Imagens prontas e editáveis para publicação nas redes sociais.

Se o sistema que você pesquisou possuir todos esses recursos e eles suprirem as necessidades de sua clínica de Fisioterapia, possivelmente, será uma boa solução de software de gestão para você!

O sistema oferece um período de teste gratuito?

Quando você estiver pesquisando, além de visualizar os recursos disponíveis, confira se o programa permite ser testado gratuitamente por alguns dias. O tempo de teste varia conforme o sistema, alguns disponibilizam 5, 7, 14 ou até 30 dias.

Esse período é importante, exatamente para que você consiga testar o funcionamento do sistema e conhecer todos os recursos.

Aproveite bastante o período de teste e, se possível, tire todas as dúvidas com o suporte. Avalie a disponibilidade de recursos enquanto você estiver testando, ou seja, se terá acesso a um plano básico ou a um plano completo no período de teste.

Assim como a pesquisa, o teste é fundamental para uma boa escolha. É nesse momento que você verá na prática se a ferramenta atende efetivamente as suas necessidades.

Se você ficou com muitas dúvidas sobre o sistema, verificou que não há disponibilidade do suporte durante o período de teste ou a equipe não dá atenção suficiente, é provável que essa solução não seja uma boa alternativa.

Qual a disponibilidade do suporte e eficiência no atendimento?

Como falamos anteriormente, escolher o melhor software exige muita pesquisa, por isso, ao entrar em contato com o suporte, avalie a atenção e disponibilidade da equipe de atendimento.

Veja se a equipe é prestativa ao tirar dúvidas sobre todos os recursos existentes e se são flexíveis com as demandas da sua clínica.

Avalie também os canais que estão disponíveis e horários de atendimento. O ideal é haver várias opções, para que você possa escolher como prefere ser atendido, por exemplo, por WhatsApp, telefone, chat online, videoconferência ou e-mail.

Possuir conteúdo de apoio em forma de tutoriais e vídeos explicativos é outro diferencial, já que, se você preferir, pode tirar suas dúvidas apenas consultando os materiais de apoio disponíveis.

Outro fator relevante, é se o atendimento é humanizado e especializado na ferramenta. Algumas plataformas oferecem atendimento por robôs, que na imensa maioria das situações não conseguem auxiliar de forma efetiva.

A atenção oferecida durante o período de teste é uma forma para você avaliar o quanto a empresa é adaptável às suas sugestões para melhorias do sistema e o quanto a equipe estará disponível para lhe auxiliar durante a rotina, após o software ser contratado.

O sistema permite importar e exportar dados?

Esse é um dos recursos que gera muita praticidade nos cadastros iniciais do sistema e facilita a migração para outra plataforma, se necessário.

Se você utiliza planilhas em Excel para cadastrar os dados dos pacientes e fazer o controle financeiro, ou faz a gestão da clínica com outro programa, verifique se o sistema que você está avaliando realiza a importação das informações. Para que não seja necessário cadastrar tudo manualmente, evitando retrabalho.

Além da importação para iniciar a utilização do software de gestão, verifique se a ferramenta possui o recurso de exportar os dados cadastrados. Neste caso, os dados existentes no sistema escolhido podem ser baixados para o seu computador em formatos padrão de planilhas e bancos de dados.

Os dados cadastrados e armazenados em seu sistema, são de sua propriedade. Portanto, é obrigação da plataforma permitir a exportação das informações dentro dos padrões para esse procedimento.

Existe fidelidade e taxa de cancelamento?

Verifique se o sistema que você pretende contratar possui fidelidade ou taxas adicionais, como suporte / treinamentos, taxa de implementação do programa e/ou cancelamento.

O ideal é que não exista fidelidade, pois mesmo tendo testado o sistema, é possível que você não consiga se adaptar, ou até mesmo, encontre outra solução melhor no futuro.

Algumas soluções exigem ao menos 12 meses de fidelidade, o que pode ser um inconveniente em algumas situações.

Inclusive, não exigir fidelidade é um indicativo de confiança da solução no software, apostando que o sistema atende as expectativas.

O sistema é especializado na área de atuação do seu negócio?

Quando o produto é especializado e feito para uma determinada necessidade, a usabilidade se torna muito melhor, pois os recursos são personalizados conforme a área, sendo necessárias poucas adaptações.

Essa especialização também indica se o sistema está adequado com as regulamentações e exigências das entidades reguladoras da sua área de atuação. Por exemplo, se a forma de registro, armazenamento e exibição de dados do prontuário eletrônico segue as diretrizes recomendadas.

Portanto, considerar os segmentos de atuação que o sistema contempla é fundamental. Dessa forma, se o programa for especializado em Fisioterapia ou Pilates, você sabe que contará com recursos personalizados para o que precisa, como anamneses, avaliação de pontos de dor em imagens de modelos masculinos e femininos, criação de fichas de avaliação e evolução personalizadas para diferentes áreas, imagens prontas para redes sociais com dicas de exercícios de Fisioterapia, e muito mais.

O valor é acessível e há formas de pagamento flexíveis?

A pergunta que você deve fazer é: Qual o custo-benefício do software? Obviamente, a solução deve oferecer benefícios e vantagens que compensem o investimento necessário.

Não adianta pesquisar e contratar o melhor software de gestão, se ele não suprir suas necessidades e se tornar inviável financeiramente para o negócio.

Nesse contexto, é válido comparar os valores e formas de pagamento, para entender qual solução vale mais a pena. Pois, há soluções que podem cobrar até 10 vezes mais que um concorrente, mas não entregam recursos a mais que justifiquem essa diferença.

Também procure avaliar os planos e preços disponíveis e negociar as condições com a equipe de vendas. Veja se os limites disponíveis condizem com a demanda de trabalho da sua clínica ou consultório de Fisioterapia.

Outra vantagem para o sistema é a oferta de planos e módulos flexíveis, que você pode contratar em separado de acordo com a sua necessidade.

Assim, além de usufruir de todos os benefícios com os recursos do sistema, você consegue utilizar o serviço de uma maneira que não afete o seu fluxo de caixa.

O sistema conta com atualizações e melhorias constantes?

Esse é um dos pontos mais relevantes a se considerar. Pois, com as mudanças constantes atuais, é necessário que o software esteja sempre em evolução, com melhorias e novos recursos.

Essa é uma vantagem de sistemas em nuvem acessíveis via web ou aplicativo, já que podem implementar atualizações de forma mais rápida e com menos trabalho.

Empresas que fazem melhorias nos programas regularmente, geralmente, são mais abertas a atender as demandas e sugestões dos clientes. Essa disponibilidade pode ser avaliada durante o período de teste do sistema.

As atualizações auxiliam em uma melhor usabilidade, são importantes para a evolução e desenvolvimento de novos recursos do sistema e para manter a plataforma alinhada com as mudanças e tendências de gestão e marketing do mercado.

O programa de gestão tem boa reputação no mercado?

Um exercício rápido de fazer é pesquisar o nome da empresa no Google e verificar o que estão falando sobre ela. Isso também pode ser feito olhando os comentários de publicações em redes sociais ou conferindo se o software de gestão que você está avaliando está no Reclame Aqui.

O Reclame Aqui é um dos sites mais completos para conferir a reputação, reclamações ou elogios sobre uma empresa, por isso vale a pena dar uma pesquisada antes de contratar!

Você também pode buscar informações e recomendações em profissionais referências na área ou entidades, que de alguma forma recomendem determinada solução.

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Concluindo, vimos com esse checklist pontos importantes para você conseguir avaliar e escolher o melhor software de gestão e marketing, para implementar em sua clínica ou consultório de Fisioterapia.

Fique atento a todos os itens e não economize tempo na pesquisa! Assim, você garante uma maior satisfação e melhores resultados com o sistema que irá utilizar.

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