Software de gestão: Importância e benefícios para clínicas e profissionais de Fisioterapia

Administrar uma clínica ou consultório de Fisioterapia exige muita organização por parte dos gestores. É por isso que utilizar um bom software de gestão é muito importante, pois o sistema irá auxiliar na organização das informações, otimizar as tarefas diárias dos colaboradores e permitir uma melhor comunicação e maior atenção aos clientes.

Implementar o uso no cotidiano da clínica pode gerar diversos benefícios, entre eles:

• Agilidade no cadastro e consulta de informações dos clientes;
• Economia de recursos e espaço físico;
• Menos desperdício de tempo com atividades manuais;
• Controle do fluxo de caixa e contas a pagar e receber;
• Diminuição da ausência de pacientes;
• Automatização e agilidade na execução de tarefas;
• Informações gerenciais e estratégicas sobre o negócio;
• Segurança de dados e informações;
• Praticidade no acesso.

Além destes, existem inúmeros outros benefícios que iremos abordar ao longo do artigo. Assim, é possível entender a importância da utilização de um sistema de gestão e como ele pode contribuir efetivamente nos resultados da clínica ou consultório de Fisioterapia.

Hoje em dia, negócios que se destacam e crescem, independente do segmento de atuação, são empresas que investem em tecnologia e usam as ferramentas disponíveis na internet ao seu favor. E não é diferente para clínicas, consultórios de Fisioterapia e studios de pilates.

Dessa forma, aliar a tecnologia à saúde proporciona diversos benefícios aos negócios e também aos clientes/pacientes, que podem usufruir de melhores tratamentos / procedimentos e ter uma melhor experiência de atendimento.

Na fisioterapia, por exemplo, é possível ver avanços tecnológicos em tratamentos com o uso de gameterapia, realidade virtual, eletroterapia, trajes robóticos, equipamentos de reabilitação e tecnologia preventiva. São investimentos que beneficiam os pacientes, mas que proporcionam maior visibilidade e destaque para clínicas e profissionais que os utilizam, assim como optar por um sistema de gestão e marketing.

Além disso, trazer novos processos proporciona maior produtividade a clínica ou consultório, uma vez que as tarefas se tornam mais automatizadas.

Benefícios do uso de um software de gestão para a Fisioterapia

O sistema proporciona organização e agilidade no cadastro de pacientes, torna mais fácil e rápido o registro das informações dos atendimentos, contribui na redução da perda ou falta indesejada de pacientes, integra os atendimentos, comissões e despesas ao controle financeiro, e traz maior segurança no armazenamento dos dados.

Ao implementar o uso de um software de gestão especializado em Fisioterapia, a rotina dos funcionários da clínica passa a ser mais otimizada e produtiva.

A seguir, vamos entender melhor os benefícios de utilizar um software de gestão em clínicas ou consultórios de Fisioterapia.

Organização e agilidade no cadastro e atendimento dos pacientes

Como funciona a rotina em sua clínica? Na maioria das vezes, as tarefas são mais ou menos assim:

• A secretária recebe o paciente, confere o agendamento em uma agenda de papel;
• Se o paciente ainda não possui cadastro, é necessário preencher fichas de papel à mão;
• Se o paciente já possui cadastro na clínica, é preciso buscar em caixas de arquivo o documento;
• Em seguida, a secretária se direciona até a sala de atendimento do profissional, entrega o cadastro e encaminha o paciente;
• O profissional registra todo o atendimento de forma manuscrita;
• Após atender o paciente, os documentos são arquivados, ocupando espaço físico;
• E, muito provavelmente, o registro de pagamento do atendimento, será armazenado separado das demais informações.

Uma rotina nada prática e funcional, que demanda mais tempo no registro dos dados, as informações são arquivadas em separado em um local específico e não há nenhuma garantia de segurança para o armazenamento dos dados dos clientes e pacientes.

De modo geral, a utilização de um sistema de gestão atua em todos esses processos, garantindo produtividade e agilidade nas tarefas dos colaboradores, seja da secretária ou do profissional. Veja como:

Gestão e organização dos agendamentos:

Com a agenda do sistema, você visualiza os agendamentos do dia, semana, mês, salas, horários disponíveis e os profissionais que irão atender. Dessa forma, fica mais rápido encontrar as informações que deseja.

Outro ponto positivo do uso da agenda em um sistema de gestão é deixar de lado a agenda de papel, que muitas vezes as anotações ficam perdidas ou demanda mais tempo até encontrar o horário de um paciente. O agendamento em um software de gestão se torna mais organizado e visualmente bonito.

Melhora na comunicação entre secretária e profissional:

Seu paciente chegou, foi recebido pela secretária e já pode ser encaminhado para o atendimento. Para isso, nada melhor que enviar uma notificação ao profissional perguntando se o cliente pode ser atendido.

Além das mensagens diretas, alguns sistemas de gestão possuem o status de agendamento, ele pode ser cadastrado conforme os procedimentos da clínica. Ou seja, é possível cadastrar status como: Atendido, Aguardando, Chegou, Cancelado.

Dessa forma, basta a secretária mudar o status do agendamento do cliente para “Chegou” e o profissional já saberá que o atendimento pode ser iniciado.

Assim, a secretária não precisa se deslocar até a sala do profissional e pode dar maior atenção aos pacientes que estão aguardando na recepção da clínica ou responder às mensagens online e ligações.

Prontuário eletrônico em sistemas de gestão:

Com o prontuário eletrônico de um sistema de gestão, você confere todo o histórico de avaliações e evoluções, os documentos anexados e pode registrar as informações do atendimento, de forma rápida e fácil.

Além disso, softwares completos disponibilizam recursos de restrição para uso em documentos sensíveis e definição de permissões para diferentes funcionários. Ou seja, secretárias podem acessar apenas os agendamentos, profissionais podem acessar apenas os pacientes que eles atendem ou que foram compartilhados, garantindo a segurança dos dados do paciente.

Uma clínica ou consultório de Fisioterapia que possua esses processos implementados em um sistema de gestão, pode diminuir os gastos com uso de papel e espaço físico para armazenamento dos documentos, proporcionando maior produtividade aos profissionais, para que possam dar mais atenção na recepção e atendimento aos pacientes.

Agilidade no registro e acesso as informações dos atendimentos

Você costuma trabalhar com modelos de avaliação e/ou evolução e, para isso, utiliza uma folha impressa e registra as informações à mão?

Mais uma vez, partimos para o benefício da economia e agilidade. Como falamos anteriormente, é possível cadastrar todas as informações do atendimento no prontuário eletrônico, utilizando modelos de avaliação e evolução previamente cadastrados no sistema, também são pontos que otimizam o processo.

Além de ser mais rápido e econômico, modelos digitais facilitam o atendimento. Alguns sistemas de gestão possibilitam que cada profissional cadastre os modelos de avaliação e evolução como desejarem, conforme as especializações da área de cada um.

Outro benefício agregado ao registro de avaliações e evoluções em um sistema de gestão é a possibilidade de gravação de áudios. Ou seja, ao invés de digitar as informações do atendimento, basta dar um play e iniciar a gravação da avaliação ou evolução do seu paciente. Após o atendimento, você pode transcrever a gravação com mais calma ou direcionar a tarefa para alguma secretária ou assistente.

Redução de faltas indesejadas dos pacientes

É mais difícil atrair ou fidelizar clientes?

Com certeza manter o público engajado e utilizando os serviços e procedimentos oferecidos em sua clínica com recorrência, é uma tarefa mais difícil. Ainda mais, quando não existem estratégias de comunicação e relacionamento em sua empresa.

O primeiro passo para uma boa comunicação, começa na confirmação do atendimento. O que pode ocorrer de forma totalmente automatizada via sistema, com envio de lembretes de atendimento, para que o próprio cliente confirme a presença.

Você já pensou na facilidade para o funcionário, responsável por essa tarefa, e para o cliente, em poder confirmar um atendimento via SMS? Esse recurso proporciona ainda mais benefícios para a clínica, visto que, auxilia na diminuição de faltas indesejadas.

Além disso, mantenha o relacionamento com seus pacientes e clientes que já conhecem seus serviços e aqueles que você está tentando atrair. Como fazer isso? Existem diversas estratégias de comunicação e marketing que são grandes aliadas dessa tarefa.

Como qualquer outro serviço, clínicas e consultórios de Fisioterapia também precisam fazer marketing, ou seja, realizar ações de divulgação para atração e fidelização de clientes. Para isso, procure criar conteúdos relevantes e educativos para as redes sociais, enviar campanhas de e-mails com informações importantes e materiais qualificados, fazer pesquisas de satisfação para saber o que os pacientes estão achando do seu atendimento e disponibilizar novos recursos para atrair clientes, como, por exemplo, o agendamento online.

O agendamento online proporciona total autonomia aos pacientes e menos trabalho para a secretária, pois não é necessário reservar um tempo para ficar ao telefone agendando uma consulta. Esse recurso fica disponível 24 horas por dia e todos os dias da semana, podendo ser acessado por usuários que já são seus pacientes e/ou que ainda não conhecem seus serviços.

Controle financeiro integrado aos atendimentos e comissões

Você tem um arquivo para os atendimentos? Um arquivo para o financeiro? Mantém tudo organizado em pastas? E como confere, avalia e verifica os relatórios? Não se torna nada prático, não é mesmo?

Alguns sistemas de gestão para clínicas de Fisioterapia possuem integração com os atendimentos e as comissões dos profissionais, reunindo receitas e despesas em um só lugar. Tendo um controle financeiro integrado em um software, todos os lançamentos podem ser feitos automaticamente, otimizando a tarefa dos funcionários.

Além de facilitar a visualização de contas a pagar e a receber, controlar os movimentos financeiros de sua clínica em um sistema garante mais segurança e tem a possibilidade de gerar relatórios.

Gráficos, relatórios financeiros e o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) são muito importantes para a melhora e desempenho do negócio. Com esses recursos, você consegue ver como está a saúde financeira do seu negócio, se está ocorrendo maior entrada de receitas ou de despesas, identificar gastos desnecessários, prever gastos ou uma economia, o que pode ser utilizado na capacitação dos profissionais ou investimento em novos equipamentos, entre outros exemplos.

É por isso, que além do armazenamento dos documentos financeiros, também é preciso avaliar os gráficos e relatórios para identificar pontos estratégicos de mudança, se necessário.

Melhor comunicação e divulgação do seu negócio

Com certeza você já ouviu o termo “o marketing é a alma do negócio”.

Tentando traduzir para o contexto de clínicas e profissionais da saúde, podemos entender que o marketing se caracteriza pela experiência dos clientes e pacientes em todos os momentos de interação com seu negócio, desde o primeiro contato, passando pela realização do atendimento em si, até o relacionamento após a prestação do serviço.

Portanto, você como gestor precisa se preocupar com todos esses pontos, que são muitos. E contar com um sistema que oferece funcionalidades que facilitam a comunicação com os clientes pode facilitar muito.

Alguns recursos de comunicação e marketing que são importantes para o sistema lhe auxiliar nesse processo:

• Mensagens de aniversário automáticas;
• Lembretes de atendimento com possibilidade de confirmação;
• Pesquisas de satisfação dos atendimentos;
• Campanhas de e-mail automatizadas;
• Website na internet pra divulgação do seu negócio na rede e nos buscadores;
• Possibilidade de agendamento online pelo próprio cliente / paciente;
• Conteúdo de apoio para publicação nas redes sociais.

Com esse conjunto de ferramentas, será razoavelmente mais fácil e barato você conseguir manter um bom relacionamento com seu público e fidelizar seus clientes.

Segurança de dados e adequação às exigências legais

Atualmente, a maioria dos softwares possuem armazenamento na nuvem, ou seja, não precisam ser instalados em computadores locais e podem ser acessados em qualquer local ou dispositivo com internet. Além do acesso simultâneo em diferentes dispositivos, o armazenamento em nuvem possui outro benefício: a segurança dos dados.

Para clínicas e consultórios de Fisioterapia que registram informações sensíveis e sigilosas dos pacientes, esse ponto é ainda mais importante. Sistemas de gestão com armazenamento em nuvem possuem backups diários e, quando alocados em servidores confiáveis, como, por exemplo, a AWS (Amazon Web Service), tem uma infraestrutura ainda mais segura e com políticas avançadas contra riscos e ataques.

A maioria dos sistemas de gestão disponíveis no mercado estão em conformidade com as exigências legais da área, como, no caso da Fisioterapia, ao Conselho Federal de Fisioterapia e Terapia Ocupacional (COFFITO) e aos Conselhos Regionais de Fisioterapia e Terapia Ocupacional (CREFITOs).

Além disso, com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) em vigor, verifique se o sistema de gestão que você deseja implementar em sua clínica está adequado à Lei 13.709/2018 e possui todos os direitos e deveres esclarecidos nos Termos de Uso do software.

Como escolher o melhor sistema de gestão para sua clínica de Fisioterapia?

O primeiro passo é fazer um checklist e verificar se o sistema que você está testando atende as suas necessidades e se possui todos, ou a maioria, dos benefícios abordados neste artigo:

• Facilidade de acesso de qualquer local ou dispositivo;
• Organização e agilidade no cadastro e atendimento dos pacientes;
• Rápido registro de informações dos atendimentos e modelos de avaliação e evolução;
• Lembretes de atendimento e confirmação de atendimentos automatizada;
• Controle financeiro integrado aos atendimentos e comissões;
• Comunicação e divulgação do negócio;
• Segurança de dados e adequação à LGPD e demais exigências legais.

Em complemento aos pontos que mencionamos no artigo, também é muito importante considerar a qualidade e disponibilidade no atendimento do sistema que você pretende utilizar.

Agora que você já conhece os benefícios de utilizar um software de gestão na sua clínica de Fisioterapia, o próximo passo é pesquisar as alternativas e definir a melhor opção para as suas necessidades. Atualmente, existe uma grande disponibilidade de ferramentas no mercado, mas nem todas são completas e/ou especializadas na Fisioterapia.

Na área da saúde em geral, existem inúmeras opções e algumas que podemos destacar são: iClinic, Clínica nas Nuvens, Shosp, Amplimed e Gestão DS. Além disso, há opções de sistemas especializados nos ramos de atuação relacionados a Fisioterapia, como o Sistema ZenFisio, que é um sistema completo de gestão e marketing.

O ZenFisio é feito para profissionais da Fisioterapia e traz recursos completos de gestão de agendamentos, prontuário eletrônico, controle financeiro e também facilita o marketing de clínicas e consultórios, disponibilizando ferramentas para melhorar a comunicação e o relacionamento entre a empresa e os clientes.

Além desses, é possível destacar outros recursos do software de gestão do ZenFisio:

• Registro e cadastro detalhado de pacientes;
• Criação de modelos e cadastro de avaliações e evoluções para pacientes;
• Acesso por computador, tablet, smartphone, em qualquer local e por mais de um usuário ao mesmo tempo;
• Envio de lembretes de atendimento via e-mail, SMS e WhatsApp;
• Controle financeiro integrado aos atendimentos e comissões de profissionais;
• Relatórios gerenciais, demonstrativo financeiro e emissão de notas fiscais eletrônicas (NFS-e);
• Módulo ZenFisio Marketing com recursos de criação de página personalizada e agendamento online na plataforma BuscaFisio, envio de pesquisas de satisfação no modelo NPS, criação de campanhas de e-mail para clientes e colaboradores, banco de imagens com mais de 200 imagens editáveis para redes sociais, e muito mais!

Entender os benefícios, conhecer os recursos que você precisa e confirmar se o software de gestão atende as exigências legais dos órgãos reguladores da sua área, estando atento a LGPD, a segurança e proteção de dados, também é muito importante.

Por fim, depois de avaliar todos os benefícios, é importante você testar a utilização do sistema para confirmar se realmente atende as suas necessidades e proporciona todas as vantagens e resultados esperados.

A maioria dos sistemas oferece um período de teste para conhecer e experimentar todas as suas funcionalidades. Então não deixe de testar as opções disponíveis para decidir qual a melhor solução de sistema para o seu negócio.

Você pode testar todos os recursos do Sistema ZenFisio gratuitamente por 14 dias, basta realizar seu cadastro no site.

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