Como um software de gestão auxilia na organização, produtividade e resultados da sua clínica

Hoje em dia praticamente todo tipo de negócio necessita de um software que auxilie na gestão e organização do negócio, desde empresários individuais e pequenas empresas, até grandes corporações e multinacionais. Claro que, cada empresa deve definir o sistema a ser utilizado considerando as suas necessidades, benefícios e vantagens do serviço e o investimento necessário.

Como gestão, podemos entender: planejamento e administração de uma empresa ou uma entidade social de pessoas, com o objetivo de crescimento, estabelecido pela empresa através da distribuição e otimização de recursos e do esforço humano organizado, pelo próprio grupo.

Para negócios da área de saúde e especificamente relacionados à Fisioterapia, como clínicas de reabilitação, studios de pilates e clínicas de beleza e estética, um bom sistema administrativo pode fazer toda diferença para o sucesso do negócio, pois o conjunto de necessidades atendidas e benefícios gerados são muito amplos.

Por isso, caso você ainda não utilize nenhum software na gestão ou acha que o seu sistema atual não está lhe oferecendo tudo que você gostaria, listamos os principais benefícios gerados e as funcionalidades necessárias para que o programa contribua na produtividade, na organização e principalmente no sucesso do seu negócio.

Cadastro e organização das informações

Uma dificuldade comum nas clínicas é cadastrar e organizar informações de clientes e de todos atendimentos realizados. Mas com um bom sistema isso fica muito simples e prático, é possível registrar todos os dados dos pacientes, informações detalhadas dos atendimentos, avaliações e evoluções, ficando tudo organizado no prontuário e eletrônico e podendo ser acessado facilmente a qualquer momento, de qualquer local e por vários usuários simultaneamente.

Organizar e gerenciar a agenda de atendimentos talvez seja a atividade mais importante e ao mesmo tempo que mais demanda atenção e trabalho, pois implica na principal atividade da clínica que á a realização dos atendimentos. Uma agenda organizada gera inúmeros benefícios, é possível identificar lacunas de horários, controlar pacotes de atendimentos dos clientes, perceber a produtividade dos profissionais, enviar lembretes de atendimentos, entre outros.

Agilidade nos processos e mais produtividade

Rapidez na execução de tarefas e processos gera mais produtividade, o que representa menos custos e melhores resultados.

Essa agilidade pode ocorrer em inúmeros pontos, como no lançamento de atendimentos e evoluções na agenda, consulta de atendimentos e prontuários, lançamentos financeiros e consultas no fluxo de caixa, confirmação de atendimentos pelos próprios clientes via sistema, envio de faturamento para convênios, controle de pacotes de atendimento, acesso compartilhado entre profissionais às informações dos pacientes, análise de informações do negócio e finanças a partir de relatórios gerenciais via sistema, troca de informações entre atendimento e clientes e várias outras situações no cotidiano de atividades do negócio.

Qualidade no atendimento e comunicação com clientes

A partir de um software também é possível realizar o atendimento de forma mais qualificada, com a própria organização das informações, do prontuário e da agenda isso já fica perceptível ao cliente.

Um bom programa possui também recursos de comunicação e relacionamento com os clientes e pacientes, como lembretes de atendimentos com confirmação de presença. Outros recursos que contribuem no atendimento são a emissão e envio de documentos para os clientes via sistema, como planos de tratamento, receituário, atestados e outros e a possibilidade de agendamento online de atendimentos pelos próprios clientes.

Além disso, alguns sistemas possuem a possibilidade de envio de pesquisas de satisfação e opinião em relação aos atendimentos. Esse tipo de ação gera muita empatia e confiança no cliente, além de ser uma forma de você identificar pontos a serem melhorados na sua clínica.

Gestão financeira e controle do fluxo de caixa

Outro benefício é controle financeiro e do fluxo de caixa a partir do sistema, que permite organizar todas as receitas e despesas e identificar gastos desnecessários e principalmente os profissionais e procedimentos que mais geram resultados. Melhor ainda se o controle financeiro for integrado com a agenda de atendimentos, assim já é possível automatizar lançamentos dos pagamentos dos clientes por atendimentos, por pacotes, comissão de profissionais e convênios.

Em relação à gestão financeira, também é importante a facilidade na busca de informações e relatórios gerenciais do fluxo de caixa, como identificar facilmente recebimentos em atraso, consultar histórico de pagamentos por cliente, receitas por procedimentos, por pacotes de atendimentos e por profissionais, histórico e saldo de receitas e despesas por período, extratos por contas e demonstrativos financeiros.

Marketing e divulgação do negócio

Empresas que oferecem serviços de software de gestão para clínicas e profissionais da saúde, precisam se preocupar não somente com a administração dos negócios a partir do seu sistema, mas com o próprio sucesso das clínicas e dos profissionais. E sabemos que esse sucesso passa muito pelo marketing, que consiste em um conjunto de ações para divulgação do negócio, posicionamento no seu mercado, comunicação com seu público alvo e relacionamento contínuo com seus clientes.

Portanto, considere também além das funcionalidades do sistema, o que mais há disponível que auxilie no marketing da sua clínica ou consultório.

Soluções mais completas podem oferecer um website ou página on-line para divulgação do seu negócio na internet, o que irá contribuir e muito para que potencias clientes encontrem a sua clínica a partir de pesquisas na internet e até mesmo, possam fazer contato e agendamentos online. Funcionalidades voltadas para comunicação também podem contribuir com o envio de campanhas de e-mail divulgando a sua clínica ou conteúdos relevantes para os seus clientes, como dicas de exercício e cuidados com a saúde e beleza. Acesso a conteúdos e materiais de apoio também são relevantes, como e-books digitais abordando áreas específicas ou imagens para publicação nas redes sociais e envio para clientes.

Quanto mais apoio em relação ao marketing o serviço de software oferecer melhor, isso mostra o compromisso e preocupação com os resultados e sucesso do seu negócio.

Adequação a exigências legais

A Fisioterapia e suas áreas correlacionadas possuem várias regulamentações e recomendações impostas pelo COFFITO e pelos conselhos regionais de Fisioterapia, em relação a registro de pacientes, dos atendimentos realizados, nas avaliações e evoluções, em relação ao prontuário eletrônico e segurança das informações, além de determinações técnicas em relação a prestação dos serviços clínicos e procedimentos, claro.

A não adequação e contemplação das regulamentações e exigências legais podem implicar em multas e até mesmo restrição de atividades do negócios e dos profissionais, portanto não deixem de atender as regras. O que pode ser feito de forma muito mais simples a partir de um software, que esteja adequando a tais questões.

Concluindo, fica muito claro e importância de utilizar um software administrativo para manter a organização e obter mais produtividade no seu dia a dia de trabalho.

Para escolher a melhor opção de software, primeiro avalie de forma detalhada as suas necessidades, selecione algumas opções de sistema e conheça os recursos e benefícios, se possível testando o software, considere o investimento financeiro necessário, para então optar pela solução que melhor lhe atende e que tenha a melhor relação de retorno sobre o investimento. Fica como dica avaliar também o atendimento e suporte da solução, a facilidade de uso e também a frequência de melhorias e novas funcionalidades que são disponibilizadas em atualizações do sistema.

Se você tem experiência (positiva ou negativa) com algum sistema e recomenda a utilização e sugere que não sejam utilizados, deixe suas sugestões nos comentários.