Como utilizar o e-mail marketing para atrair e fidelizar pacientes em clínicas de Fisioterapia

É raro encontrarmos alguém que não possui ao menos uma conta de e-mail e que não utilize quase que diariamente seu e-mail para troca de mensagens com seus contatos e acesso a conteúdos do seu interesse.

Por isso o e-mail se tornou e continua sendo uma ótima ferramenta de comunicação e, principalmente, umas das melhores opções para relacionamento entre empresas e seus clientes ou ainda para prospecção de novos clientes.

Para a comunicação com o mercado e clientes as clínicas e consultórios de Fisioterapia podem realizar ações dentro do conceito de e-mail marketing, que consistem em enviar campanhas de promoções, informações sobre os serviços prestados, novidades, notícias, artigos técnicos relacionados a área de atuação, entre outros conteúdos que podem despertar o interesse nos serviços da clínica. Essas ações podem ser feitas em negócios das diferentes áreas da Fisioterapia, clínicas de reabilitação, de estética, estúdios de pilates, etc.

Mais recentemente surgiu o conceito de Marketing de Conteúdo, que é uma ótima estratégia de fidelização de clientes e atração de novos pacientes. A estratégia consiste em criar e levar até seus clientes informações relevantes e úteis relacionadas aos serviços que você oferece, criando autoridade sobre o tema e aumentando a credibilidade, além de ampliar os canais de comunicação do seu negócio.

Por exemplo, se você possui uma clínica de estética, que tal enviar aos seus pacientes por e-mail dicas de alimentação para evitar problemas de pele e melhor funcionamento do intestino; ou então, se você está realizando um tratamento de recuperação de uma cirurgia de joelho, por que não repassar ao seu paciente sugestões de alongamentos para auxiliar na recuperação. Ações como essa aumentam e muito o engajamento e a percepção de qualidade dos serviços, entre vários outros benefícios que iremos abordar no artigo.

A melhor forma de divulgar seus conteúdos é através das mídias digitais, como o Facebook, Instagram, Twitter, comunicadores instantâneos como Messenger e WhatsApp e claro, via e-mail.

Também é recomendado repassar aos pacientes informações sobre os atendimentos, como lembretes dos atendimentos agendados.

Utilizar o e-mail marketing para essa comunicação deve fazer parte da estratégia da sua clínica, talvez até mesmo antes de utilizar as redes sociais. Pois com o e-mail você consegue garantir que o usuário receba sua mensagem e pode personalizar a comunicação, tornando-a mais pessoal e adequada aos seus diferentes públicos.

Benefícios no envio de e-mail marketing para seus pacientes

O alcance do e-mail marketing é muito amplo. É possível criar uma ou várias listas de contatos, como de clientes, pacientes por perfil, potenciais clientes, gênero, faixa etária, recomendações de clientes, assinantes de conteúdo, entre outros. Vejamos alguns dos benefícios:

Contato constante com os pacientes

O e-mail marketing permite que sua clínica mantenha um contato constante com seus pacientes. Principalmente se você contar com uma boa ferramenta para envio e automação de mensagens.

Combinando mensagens periódicas de conteúdo e contatos personalizados de acordo com o perfil dos seus clientes, por exemplo lembrando de uma orientação ou dica de exercícios, sua empresa estará mantendo uma ótima comunicação com seu público e se mantendo mais próximo dos pacientes.

Melhora na experiência dos seu clientes

Não é novidade que estamos passando por uma transição na forma que as empresas prestam serviços, onde a experiência dos clientes passa a ser o mais importante, indo muito além do serviço que é prestado em si.

Por exemplo, em um tratamento de recuperação de algum trauma físico, além de sessões de Fisioterapia, o paciente precisa estar confiante, motivado e comprometido com seu tratamento e com os profissionais. E essas sensações podem ser passadas e desenvolvidas com ações complementares de relacionamento.

Mantendo uma boa comunicação, que pode ser via e-mail, telefone e comunicadores instantâneos, é possível lembrar o paciente dos atendimentos, enviar dicas de comportamento, conteúdos técnicos relacionados ao seu trauma, mensagens de motivação, entre outros. Tudo isso irá contribuir e muito na experiência dos seus pacientes e na satisfação com sua clínica.

Custo reduzido e bom retorno do investimento

Uma das principais vantagens do e-mail marketing é que ele não demanda grande investimento. Basta que você tenha seus endereços de e-mail em um domínio de internet próprio da clínica ou até mesmo em serviços gratuito como GMail e Outlook e pronto! Você pode enviar conteúdo relevante e mensagens personalizadas para seus pacientes.

Para ações mais avançadas de e-mail, com automação de mensagens e segmentação inteligente de contatos, pode ser utilizado ferramentas especializadas para isso, como o MailChimp, RDStation ou Mailify. Essas ferramentas possuem um custo razoável, mas podem gerar ótimos resultados em estágios de crescimento e expansão do seu negócio.

Como o investimento é reduzido e os benefícios são inúmeros, o retorno do investimento é garantido. Esse retorno ocorre a partir da maior satisfação dos seus clientes, recorrência e fidelização dos pacientes e até mesmo com a recomendação da clínica e profissionais para novos clientes.

Ampliação do atendimento e melhor relação entre o profissional e paciente

Em vários momentos do artigo mencionamos que com mensagens por e-mail é possível manter contato contínuo com seus pacientes e clientes, mesmo sem estar fisicamente na sua clínica.

Muitas vezes os profissionais acabam perdendo contato com seus pacientes no intervalo ou após os tratamentos, por conta dos compromissos do dia a dia ou até mesmo por não saber como realizar esse contato da melhor forma.

Com a ajuda do e-mail sua clínica e até mesmo os profissionais, podem enviar conteúdos úteis e fazer uma troca de informações constante com os pacientes.

Prospecção de novos clientes e pacientes

O e-mail marketing também pode ser usado para ampliar a comunicação com seu mercado e atrais novos clientes no seu mercado ou região de atuação.

Para isso você pode encontrar formas de adquirir o e-mail de potenciais clientes para envio de campanhas de publicidade, promoções da clínica, novidades, além de conteúdos de qualidade como artigos técnicos e dicas de saúde, beleza e cuidados pessoais.

Para adquirir o e-mail e contatos de potências clientes você pode realizar algumas ações, como:

• Pedir e incentivar a recomendação dos seus clientes e cadastro de contatos de amigos e familiares
• Participar de eventos locais captando e-mail e contatos dos participantes
• Buscar listas de contato de e-mail em entidades locais como associações e sindicatos

Com uma lista de contatos em mãos, não deixe de enviar e-mails periodicamente apresentando a sua clínica, os serviços oferecidos e também notícias e novidades, como participação em eventos ou novos equipamentos adquiridos para o consultório. Tudo isso irá contribuir para que o potencial cliente desenvolva confiança perante sua clínica e mais cedo ou mais tarde, ele pode fazer contato e se tornar um novo cliente.

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Tipos de e-mail que podem ser enviados

A mensagens por e-mail também podem ser classificadas por diferentes tipos, que definem o seu objetivo e a forma de estruturar o conteúdo da mensagem. Alguns tipos são:

Lembrança de atendimentos e consultas

Uma dificuldade das clínicas e consultórios é a ausência dos pacientes nas consultas. Para reduzir esse problema você pode enviar lembretes por e-mail e telefone dos horários dos atendimentos, até mesmo com possibilidade de confirmação por parte do paciente.

O ideal é que essas mensagens sejam enviadas de forma automática, já que manualmente demando bastante envolvimento de uma secretaria ou do fisioterapeuta. Há soluções que fazem isso facilmente, como o ZenFisio, o sistema envia por e-mail e SMS uma mensagem lembrando do horário e local da consulta, com um link na mensagem para confirmação de presença do paciente.

Mensagens para aniversariantes

Sempre é bom receber uma mensagem no dia do seu aniversário. Por que não enviar um e-mail para os seus clientes lembrando dessa data tão importante?

Você pode fazer isso manualmente com auxílio de um sistema de agenda que lembra dos aniversariantes do dia ou até mesmo de forma automática com um sistema que faz o envio da mensagem pelo próprio sistema todos os dias.

Lembretes de retorno

Mensagens para lembrar os pacientes de marcarem um retorno ou novo atendimento. O que também pode ser definido como uma forma de pós-atendimento, reforçando a necessidade de seguir com atividades recomendadas e sequencia no tratamento.

Pesquisa de satisfação (NPS)

Saber o nível de satisfação dos pacientes é uma das coisas mais importante para identificar problemas e pontos a serem melhorados na clínica e na forma de atender os pacientes.

Essa pesquisa pode ser por formulários em papel no próprio consultório ou via e-mail. Sendo por e-mail você pode criar um formulário on-line no Google Forms, listando vários pontos a serem avaliados e com isso o paciente pode enviar suas respostas com calma a qualquer momento. Busque avaliar não somente o atendimento técnico prestado, mas o ambiente do consultório, o atendimento, limpeza do ambiente, entre outros pontos importantes.

Conteúdos técnicos e relevantes

Artigos técnicos e materiais de apoio podem ser publicados em blogs, nas redes sociais como Facebook e Instagram e, principalmente, enviados por e-mail marketing para seus contatos, já que via e-mail a chance de visualização do conteúdo é maior.

Mensagens com conteúdo de qualidade fortalecem e credibilidade técnica da sua clínica e dos profissionais, além de poderem despertar algum interesse pelos serviços que você oferece.

Lembretes de cobrança e pagamentos

O e-mail também pode ser utilizado para lembrar de algum pagamento a ser realizado ou pendente.

Cobranças e mensagens relacionadas à pagamentos são sempre delicadas e devem ser feitas de forma sutil. Mas uma mensagem bem elaborada pode evitar que o cliente esqueça algum pagamento ou até fazer com que ele priorize o seu pagamento em relação a outras contas.

Novidades da clínica e promoções

Não deixe de divulgar novidades sobre a sua clínica em seu site, blog, redes sociais e claro, por e-mail marketing.

Crie conteúdo informando sobre a participação em eventos e qualificação dos profissionais, novos serviços, métodos ou equipamentos utilizados no consultório ou promoções que podem ser do interesse de seus clientes.

Dentro das ações de marketing, como gestor é necessário compreender que medidas para qualificar o relacionamento com os pacientes e fidelizar clientes podem ser até mais importantes que ações de propaganda e publicidade para atrair novos clientes. E, seguindo esse pensamento, pensar em utilizar o e-mail é um caminho fundamental para clínicas de Fisioterapia e demais negócios da área, como clínicas de estética, estúdios de pilates e outros mais.

Se você ainda não utiliza o e-mail para comunicação, comece o quanto antes, pois além de ser muito fácil, o investimento é muito reduzido. Comece organizando os contatos e e-mail dos seus pacientes e formas de enviar mensagens simples, como lembretes de consultas e mensagens de aniversário, pra depois pensar em campanhas de e-mail com promoções e conteúdos técnicos, por exemplo.

Se você ainda não utiliza nenhum software de gestão para organização das informações dos seus clientes, deixamos a recomendação do Sistema ZenFisio ou até mesmo outras soluções voltadas para clínicas. Um bom sistema de gestão pode automatizar o envio de algumas mensagens e lhe auxiliar na organização dos dados dos clientes, por exemplo listando facilmente os aniversariantes de cada dia.

Se você já realiza campanhas de e-mail marketing, não deixe de medir os resultados e incrementar melhorias permanentemente. Esse processo é dinâmico é fundamental estar sempre evoluindo e melhorando.

Também já abordamos aqui no blog em outro artigo como você pode utilizar o WhatsApp Business para sua clínica.

Também compartilhe conosco nos comentários os resultados que você já obteve com envio de e-mail marketing ou dúvidas a respeito. Ou ainda dicas de ações de marketing que deram bons resultados para a sua clínica ou consultório.