Métricas para gestão do seu consultório de Fisioterapia
Com o avanço dos sistemas de gestão, você fisioterapeuta ou gestor de clínica consegue registrar cada vez mais dados sobre atendimentos e o que acontece no consultório ou clínica. Há uma grande utilidade nesses dados quando eles são processados e transformados em informações que te auxiliam na tomada de decisões.
Quando coletados e organizados por meio de métricas, os dados obtidos no dia a dia do consultório podem quantificar o desempenho das mais diversas áreas do negócio e da prática da Fisioterapia. Entretanto, o excesso de informações não é interessante, pois dificulta a análise e prejudica o foco que você deve ter nos itens de maior potencial.
Você precisa entender quais informações são realmente úteis como indicadores de desempenho do seu negócio. Aquelas 5 ou 6 métricas fundamentais que demonstram se as coisas estão indo bem, se os últimos ajustes foram acertados, e quais itens merecem atenção ou alterações nesse momento.
Essas métricas, ou indicadores de desempenho, não são as metas. É essencial que o fisioterapeuta veja as metas – pessoais e do consultório – como itens de extrema relevância para atingir o sucesso que almeja. Os indicadores não devem ser confundidos com as metas, porém eles são ferramentas indispensáveis no acompanhamento da execução dos planos em direção às metas.
Os indicadores de desempenho podem ser implementados e adaptados para medir a evolução de aspectos diversos no consultório, como a evolução financeira, a eficácia dos planos de tratamento e o retorno dos investimentos em marketing, por exemplo.
Uma das principais ferramentas atuais de gestão envolvendo indicadores é conhecida como KPI, ou Key Performance Indicator (Indicador-Chave de Desempenho). Você pode estabelecer – e deverá revisar periodicamente – um conjunto de KPIs contendo métricas que representem os principais processos do seu negócio.
Alguns tipos de indicadores de desempenho:
- Indicadores quantitativos: podem ser representados numericamente.
- Indicadores qualitativos: não são representados por números.
- Indicadores leading: podem estimar os resultados de um processo.
- Indicadores lagging: mostram os resultados de um processo após sua ocorrência.
Eric Ries, no seu livro The Lean Startup, aborda com clareza uma característica de boa métrica: deve ser acionável. Essa visão pode te auxiliar a estabelecer indicadores com muito mais potencial de serem utilizados para provocar melhorias incrementais também no consultório, ou seja, indicadores melhores.
Um indicador acionável seria aquele que demonstra uma relação clara de causa e efeito, onde através de ações práticas se gestão é possível afetar o seu resultado. Ele é mais útil e relevante. Em conceito oposto ficam os indicadores não acionáveis, que são considerados “de vaidade” – estes podem ser utilizados como indícios para demonstrar algo que se queira, no entanto não é possível ter certeza de seu efeito. Um exemplo interessante contendo uma métrica de vaidade e uma métrica acionável está no texto Physical Therapy Metrics, de Tyler Shultz:
Atendimentos realizados por caso:
É uma métrica que não serve para muita coisa, pois depende de fatores muito variáveis como a própria complexidade e diversidade dos casos. Se o forem obtidos os mesmos resultados terapêuticos com 8 atendimentos ao invés de 10, tanto o paciente quanto quem o encaminhou ficarão satisfeitos. Sendo assim, tal métrica não seria útil na comparação entre diferentes profissionais e nem como benchmark.
Planos de tratamento completos até alta:
Informação muito interessante e que nem sempre é levada em conta. Normalmente a conclusão do plano de tratamento até a alta ocorre porque o paciente recebeu o cuidado apropriado e os resultados foram atingidos, independentemente do número de sessões. A taxa de tratamentos completos com sucesso até alta é uma métrica que reflete a qualidade dos tratamento e do atendimento. Se a clínica comparar este número entre seus fisioterapeutas, e o profissional individual acompanhar a própria evolução nesse indicador, será uma informação valiosa.
Outros exemplos de métricas que você pode adaptar para seu cenário, criando novos indicadores-chave de desempenho no seu consultório ou clínica:
Receita mensal por fisioterapeuta:
Quanto em dinheiro cada fisioterapeuta gerou de receita para a clínica. Com essa informação é possível identificar a média de receita por fisioterapeuta e os profissionais que estão gerando maior volume de rendimentos para o negócio. Também pode ser utilizado para fazer previsões de orçamento e definir metas de receita para os profissionais.
No caso do profissional individual, permite monitorar a evolução da receita no consultório e fazer projeções de orçamento.
Receita média por atendimento:
Quanto de receita em média cada atendimento está contribuindo no caixa da empresa. Métrica valiosa para descobrir a lucratividade do negócio e ajustar suas estratégias. Por exemplo, se a receita média está com uma margem apertada em relação aos custos fixos e variáveis do seu negócio, é necessário ajustar esses custos ou pensar em algum aumento nos valores praticados nos atendimentos.
Combinando a receita por atendimentos e a ociosidade de recursos, você pode definir onde deve investir para expandir seu negócio. Se a melhor opção é investir em profissionais e equipamentos para ampliar a estrutura e capacidade de ou investir e marketing para aumentar o número de clientes/pacientes.
Receita líquida por convênio:
Auxilia na comparação entre convênios. É importante obter essa informação específica por convênio, para avaliar qual é mais lucrativo para o negócio, onde também se torna importante analisar em conjunto com o número de atendimentos realizados, definindo o valor médio de receita por atendimentos em cada convênio. Pois é possível que algum convênio esteja gerando receita relevante para o negócio, mas com o volume de atendimento muito grande. Com essa análise você pode identificar qual o convênio gera mais receita e qual é mais lucrativo, dependendo da relação de receita X atendimentos, é possível que o convênio que gera mais caixa não necessariamente seja o que dá mais lucratividade para o seu negócio.
A partir da análise dessa métrica é possível planejar a estratégia da sua clínica em relação aos convênios e até mesmo ampliar ou reduzir a atuação em convênios específicos.
Taxa de cancelamentos e ausência de sessões:
Percentual de cancelamento ou não comparecimento do paciente às sessões. Esse é um problema comum e recorrente em clínicas e consultórios de fisioterapia e deve ser encarado de forma séria, pois esses cancelamentos geram ociosidade e redução de receitas.
Onde a taxa de cancelamento é maior que 5% é necessário tomar medidas para reduzir essa taxa. Uma boa opção é a utilização de sistemas de controle de atendimentos e agenda, onde é possível enviar lembretes para os pacientes lembrando das sessões. O ZenFisio é uma solução interessante para esse problema, já que você consegue gerenciar por completo seus atendimentos e o sistema pode enviar lembretes por SMS e e-mail aos pacientes.
Custo de aquisição de cliente:
Também conhecido como CAC, representa quanto se investe em marketing, propaganda e publicidade para atrair um novo paciente. Para obter o custo você deve dividir o valor investido em marketing pelo número de clientes/pacientes, também seria possível saber o CAC por atendimentos, dividindo o custo pelo número de atendimentos realizados.
Importante ressaltar que esse custo pode variar de acordo com a estratégia e estágio do seu negócio, pois alguns tipos de ações geram resultado indireto e fortalecem a sua marca, trazendo retorno em médio ou longo prazo.
Taxa de ociosidade:
Percentual de tempo sem agendamentos no horário do fisioterapeuta. Essa métrica pode estar diretamente ligada com a lucratividade do negócio, pois a ociosidade mostra que você está mantendo uma estrutura de custos que não estão dando retorno o quanto poderiam.
Se a ociosidade dos profissionais e equipamentos está alta, pode ser pensado em alguma campanha de marketing para atrair mais pacientes/clientes, nesse caso você pode aumentar significativamente a receita sem precisar investir em novos equipamentos e profissionais.
Como podemos perceber, a gestão de uma clínica ou consultório de fisioterapia vai muito além dos serviços de fisioterapia prestados. Por isso é fundamental acompanhar os indicadores que fazem parte do seu negócio, como o mercado está cada vez mais competitivo, o sucesso do seu negócio pode depender de uma gestão profissional e eficiente.
Portanto, dedique boa parte do seu tempo para aprimorar suas práticas de gestão e busque alternativas de soluções de tecnologia para tornar seu negócio mais produtivo e lucrativo!
Mais informações e referências sobre esse assunto:
KPI: como medir o que importa no seu negócio
What are KPIs, What Role Do They Play in Practice, and Which Ones Should PTs Care About?
