6 dicas de gestão contábil para clínicas e profissionais de Fisioterapia

O sucesso e a longevidade de qualquer negócio passa pela sua saúde financeira, entre alguns outros fatores centrais do negócio como a qualidade na prestação dos serviços e atendimento.

Uma boa gestão contábil e financeira consiste em manter o caixa equilibrado, com boas margens de lucratividade, gerar e registrar receitas, controlar os custos/despesas, manter o pagamento de fornecedores e colaboradores em dia, além de atender as exigências legais em relação a questões tributárias e fiscais.

Manter as finanças de uma clínica em dia nem sempre é uma tarefa fácil, pois as receitas podem não se manter dentro do planejado e as despesas podem aumentar com custos não recorrentes ou imprevistos, como impostos, processos judiciais ou necessidade de investimento em infraestrutura.

Clínicas de Fisioterapia, de estética, estúdios de pilates e fisioterapeutas de modo geral, possuem uma natureza especial em suas empresas e peculiaridades que a área de Fisioterapia e saúde impõem. Mas como qualquer negócio, é fundamental dar a devida atenção à gestão financeira para garantir o sucesso e longevidade como empresa e prestador de serviços na área.

Para auxiliar, listamos 6 dicas práticas que podem ser seguidas para garantir uma boa gestão e controle das finanças:

1. Atualize e monitore o fluxo de caixa periodicamente

Muitos comparam o fluxo de caixa de uma empresa com o funcionamento do coração dos seres humanos, pois se as coisas não vão bem, fica muito difícil uma empresa manter seu funcionamento de forma saudável ao longo do tempo.

Além disso, é importante cuidar e fortalecer a saúde financeira da empresa, registrar todas as entradas e saídas, organizar o saldo por contas bancárias e dinheiro em caixa, não atrasar pagamentos de fornecedores e pessoal e, principalmente, monitorar a entrada de pagamentos realizados pelos clientes, para evitar atrasos e inadimplência dos seus clientes/pacientes. Inclusive, já abordamos em outro artigo algumas dicas para redução da inadimplência na sua clínica.

A partir desse monitoramento constante é possível dar um passo adiante e passar a identificar os pontos fortes e fracos nas finanças da sua clínica e possíveis riscos para o fluxo de caixa. Como os serviços e profissionais que mais geram receitas e os itens com maior representatividade nas suas despesas. Então é possível dar maior foco nos serviços mais lucrativos e tentar reduzir ou eliminar alguns custos.

2. Utilize um software de gestão financeira

Pode ser difícil de acreditar, mas ainda vemos muitas clínicas e fisioterapeutas não registrarem o movimento (entradas e saídas) do fluxo de caixa ou utilizar cadernos e anotações manuais para isso.

Mesmo as famosas planilhas do Excel ainda muito utilizadas, hoje em dia já se tornaram defasadas. Isso porque em planilhas a chance de falhas é muito grande e o controle acaba sendo manual e limitado, principalmente em relação à possibilidade de análises financeiras e relatórios gerenciais.

Portanto, não deixe de utilizar um bom sistema de gestão financeira, onde seja possível registrar os movimentos por tipos de contas, movimentações entre contas, centro de custo e identificar as receitas e despesas por categorias, obter relatórios inteligentes e automáticos como extrato ou DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) e principalmente, um sistema que permite a análise de seu caixa, para identificar pontos positivos e negativos do negócio, que irão lhe permitir tomar decisões mais acertadas e por consequência melhorar seus resultados.

Boas opções de software para isso são Conta Azul, Intuit Zero Paper e Nibo. Porém, estes são sistemas voltados exclusivamente para o controle financeiro, sem integração com processos internos, como atendimentos e clientes da sua clínica ou dia a dia na prestação de serviços de Fisioterapia.

Nesse sentido, recomendamos a utilização do Sistema ZenFisio ou outro equivalente, que seja especializado para negócios da área de Fisioterapia e que permita integrar o controle financeiro com demais procedimentos do negócio. O ZenFisio possui integração do módulo de gestão financeira com atendimentos realizados por paciente e fisioterapeutas, procedimentos, pacotes de atendimentos, comissão por fisioterapeutas, emissão de notas fiscais, entre outros recursos que podem auxiliar e muito na organização do dia a dia na sua clínica.

3. Mantenha as contas do negócio separadas de contas pessoais

Infelizmente, esse ainda é um erro comum nas finanças de clínicas e profissionais da Fisioterapia, misturar despesas pessoais com as contas e fluxo de caixa do negócio.

Fazer com que o seu negócio cubra despesas da casa, família ou compras particulares, compromete o fluxo de caixa da clínica e pode prejudicar a lucratividade no longo prazo. Outro problema é que fica muito difícil dimensionar ou identificar qual a margem de retorno do seu negócio, já que a clínica está cobrindo despesas que não fazem parte da sua composição de custos para que os serviços sejam prestados aos clientes/pacientes.

O ideal é que seja definido um pró-labore ou valor mensal a ser retirado por todos os sócios e realizar a cada mês essa retirada, como custo operacional da clínica com equipe e independente do resultado do período. Somente assim é possível ter certeza do retorno dos serviços prestados e lucratividade do negócio.

4. Tenha um planejamento de receitas e despesas

Além de analisar o fluxo de caixa, é importante planejar as receitas e despesas da clínica para o futuro. Esse planejamento pode ser feito para todo o ano e revisto a cada mês, para ficar alinhado aos resultados mensais e sempre atualizado.

Ao fazer o planejamento financeiro anual deve ser considerado o histórico financeiro do ano anterior e o crescimento desejado para o período. Assim é possível dimensionar o quanto de investimento será necessário em equipamentos, infraestrutura, equipe e marketing para que esse crescimento ocorra.

Esse planejamento também ajuda a entender algumas características do seu negócio, como possíveis sazonalidades ao longo do ano ou, até mesmo, dentro de cada mês. É normal as receitas oscilarem em alguns meses e se concentrarem em dias específicos no mês. Sabendo disso, você pode programar seus investimentos para períodos de maiores receitas e ajustar as contas a pagar para o dia mais adequado do mês.

O planejamento não pode ficar somente nas projeções ou em uma planilha esquecida, mas sim, determinar as ações que serão realizadas a cada mês. Ao final de cada mês registre o resultado e atualize o planejamento, se necessário.

5. Organize e guarde comprovantes de contas e despesas

Na sua contabilidade é importante guardar comprovantes de pagamentos de cada mês. Até porque, muitos deles precisam ser guardados por um período mínimo de 5 anos. É uma forma de comprovar que a clínica está em dia com suas obrigações, caso haja a cobrança ou fiscalização de algum órgão competente.

Os comprovantes de pagamentos também servem para o caso de necessidade de garantia de alguns equipamentos ou serviços de fornecedores e, até mesmo, em questões jurídicas, no caso de algum colaborador entrar na justiça contra a empresa reivindicando direitos trabalhistas, por exemplo.

6. Emita sempre notas fiscais e comprovantes de receita

Alguns gestores podem pensar que, em uma clínica de Fisioterapia, não seja necessário a emissão de nota fiscal, mas esse é um grave engano. Qualquer prestador de serviço na área de saúde ou Fisioterapia precisa emitir nota fiscal de serviço para todos os atendimentos realizados aos pacientes e clientes.

Claro que a emissão de notas vai gerar tributos a serem pagos ao governo. O que faz parte da gestão da clínica e, quando são omitidas informações fiscais, a clínica pode ficar irregular e sofrer penalidades. Nunca esqueça que deixar de emitir nota fiscal pode ser considerado sonegação fiscal.

Novamente, deixamos a sugestão para utilização de um sistema online para emissão de nota fiscal eletrônica como o ZenFisio. O que torna esse procedimento muito mais rápido, prático e permite a integração das notas com os movimentos financeiros e pagamentos recebidos.

Em relação a essa questão tributária é importante dar atenção ao regime fiscal que você está enquadrado como empresa, pois é possível que esteja pagando alíquotas de imposto altas e que podem ser reduzidas. Abordamos de forma detalhada esse assunto no artigo: Regime tributário, impostos e emissão de notas para clínicas e profissionais de Fisioterapia.

Como em qualquer negócio, na sua clínica, consultório, studio de pilates ou qualquer negócio no ramo da Fisioterapia, além de prestar um serviço de qualidade para manter seus clientes satisfeitos, é importante também ter boas práticas na gestão financeira e contábil.

Portanto, independente de seguir as dicas descritas no artigo ou não, nunca esqueça da importância de assumir o controle das finanças do seu negócio, com atenção e disciplina. Não fuja de problemas de caixa e encare qualquer situação negativa com coragem e responsabilidade. O sucesso do seu negócio depende de você e seus sócios e está diretamente ligado a gestão contábil e a saúde financeira da empresa.