Software na nuvem: gestão completa da sua clínica e mais segurança para suas informações

Seja o seu negócio uma clínica de fisioterapia, clínica de estética, consultório de fisioterapia ou estúdio de pilates, hoje em dia é fundamental utilizar um bom sistema de gestão para organizar a rotina de trabalho da sua equipe e armazenar as informações do negócio e de seus pacientes.

Utilizar o papel não é mais viável ou até mesmo aceitável para registrar e organizar as informações importantes dos seus pacientes ou do negócio. É necessário profissionalizar a gestão do seu negócio com um software de gestão na nuvem.

Os benefícios de um software em nuvem são muitos, principalmente em relação a organização dos processos e produtividade da equipe. Inclusive, já falamos aqui no blog sobre os benefícios e como um bom software pode contribuir nos resultados do seu negócio.

Existem muitas opções de sistemas disponíveis no mercado, cabe a você avaliar as características de cada um para definir qual será usado no seu negócio. Uma característica em destaque desses sistemas é a forma de acesso e como são armazenadas as informações, exitem softwares mais antigos que necessitam da instalação de um programa nos computadores e softwares modernos em nuvem, que são acessados via internet.

Recomendamos fortemente que você utilize um software em nuvem, devido às vantagens no acesso e forma mais segura para armazenamento de informações, além de vários outros benefícios que iremos descrever ao longo do artigo.

Para você entender um pouco mais a respeito, vamos abordar em seguida todas as características e vantagens de um sistema em nuvem.

O que é computação em nuvem?

Também conhecido como Cloud Computing, a tecnologia em nuvem consiste em armazenar informações e disponibilizar o acesso a sistemas através da Internet. Os dados e programas são alocados em servidores conectados à grande rede, os quais possuem políticas completas de segurança e alta disponibilidade, para proteger as informações de qualquer risco e garantir o bom desempenho dos sistemas em todos os momentos.

Talvez a principal vantagem de softwares em nuvem é que esses sistemas podem ser acessados de qualquer local ou dispositivo, basta estar conectado à internet. O mesmo sistema e as mesmas informações podem ser acessadas pela secretária na sua clínica e por você via celular durante uma viagem, onde qualquer alteração dos dados são atualizados em tempo real para todos os pontos de acesso.

Outra vantagem que temos com a computação em nuvem é a possibilidade de armazenar grandes quantidades de dados com segurança e custo muito baixo. Para isso, não é necessário investir em servidores e uma estrutura complexa de TI na sua empresa. Os dados ficam concentrados em servidores físicos conectados à internet. Você pode acessar esses servidores, eles executam os aplicativos desejados e retornam as informações e operações de sistema para você, conforme você solicitou.

Quando você utiliza um sistema em nuvem não precisa se preocupar com a instalação de programas em seus computadores e tão pouco com atualizações ou manutenção desses sistemas. Tudo isso é feito de forma transparente e automática pelos responsáveis, pelos servidores e pelo sistema.

O ZenFisio é um exemplo de software em nuvem para gestão de processos e informações de clínicas e profissionais de fisioterapia. O sistema está alocado nos servidores da AWS – Amazon Web Service, que é uma plataforma de computação em nuvem mundialmente utilizada e está entre os serviços de melhor desempenho, mais confiáveis e seguros da internet. Utilizada por serviços como Netflix e Spotify.

Como funciona uma sistema de gestão em nuvem?

No passado, para a utilização de um sistema de gestão era necessário manter um servidor na rede local, onde é instalado e acessado o programa, além de instalar o programa em todos os computadores onde esse seria utilizado. Esse servidor e a instalação dos programas demanda alto investimento e manutenção constante, geralmente realizada por profissionais especializados de tecnologia.

Atualmente, com o amplo acesso à internet, não é mais necessário essa estrutura complexa e cara. Você pode acessar qualquer sistema pela Internet, pelo seu notebook, pelo celular e em qualquer local. Para isso, basta uma conexão com a Internet e o acesso é feito via navegador ou aplicativo no smartphone.

Um exemplo de software em nuvem é o Facebook, você acessa pelo seu computador, pelo aplicativo no celular e os recursos e informações estão sempre disponíveis e atualizadas. Todas as informações do Facebook ficam armazenadas em seus servidores espalhados pelo mundo.

A imagem abaixo representa a estrutura de um sistema em nuvem, onde os dados estão armazenador em um servidor na internet e o sistema e seus diferentes recursos são acessados simultaneamente em diversos dispositivos, onde cada um pode executar qualquer operação desejada.

O acesso ao sistema é seguro e protegido por login e senha. Com isso somente usuários autorizados terão acesso ao sistema.

Segurança das informações em sistemas na nuvem

Uma das principais vantagens da computação em nuvem é quanto a segurança e disponibilidade das informações.

Como os dados são armazenados de forma centralizada em servidores, fica muito mais fácil implementar políticas de segurança e backup confiáveis. Os servidores das aplicações em nuvem possuem várias camadas de segurança, como Firewall e proteção contra ataques, além de cópias de segurança feitas periodicamente para garantir que os dados do seu negócio estarão sempre disponíveis.

O acesso a esses sistemas é restrito, apenas para usuários com sua respectiva senha. Cabe à empresa desenvolvedora dos sistemas criar barreiras para impedir que usuários não cadastrados tenham acesso ao sistema e suas informações.

Também é importante verificar se o sistema utiliza HTTPS (Hyper Text Transfer Protocol Secure – protocolo de transferência de hipertexto seguro), que é uma forma segura para a comunicação dos dados. Onde todas informações transferidas pelo sistema são criptografadas, o que impede que tais informações sejam interceptadas e acessadas por hackers.

As informações dos sistemas são armazenadas de forma centralizada e são atualizadas em tempo real, o que garante maior segurança até mesmo para proteger os dados dos seus clientes, conforme a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Com isso, você não precisa se preocupar em guardar as informações do negócio e dos pacientes, isso é feito por responsáveis pelo sistema e servidores onde o software está alocado.

Benefícios de um software de gestão em nuvem:

Mobilidade dos dados

Com essa mobilidade você pode acessar o sistema e suas informações de qualquer local ou dispositivo.

Imagine que você está em viagem e precisa consultar os registros de um atendimento ou o prontuário eletrônico de um paciente, basta acessar o sistema pelo celular e você terá essas informações literalmente na sua mão. Outro exemplo é acompanhar a agenda e atendimentos dos fisioterapeutas da sua clínica durante uma viagem ou evento.

Facilidade de uso e acesso

Além da mobilidade, sistemas em nuvem normalmente são muito simples de serem utilizados, com interfaces modernas e intuitivas, pensadas na facilidade de uso pelos seus usuários.

Claro que nesse aspecto, cada sistema possui a sua interface visual. Portanto é importante você testar e avaliar a facilidade de uso e considerar esse ponto na escolha do seu sistema.

Velocidade e desempenho

Sistemas em nuvem estão alocados em servidores de alto desempenho. Desta maneira, com uma internet de boa qualidade, o funcionamento desses sistemas será veloz e confiável.

Economia de recursos (tempo e dinheiro)

Com um bom software na nuvem, é possível economizar em vários pontos.

Primeiro, em comparação com uma solução antiga de software, não é necessário investimento em servidor para o programa e tão pouco atualizações e manutenção. Os sistemas em nuvem, também conhecidos como “Software como serviço”, cobram geralmente um valor mensal para uso do sistema, que costuma ser bastante acessível, considerando o retorno e benefícios gerados.

Com um bom uso do sistema, é possível identificar custos desnecessários e otimizar as atividades e uso do tempo pelos profissionais.

Organização e produtividade

Manter as informações e processos organizados é fundamental, por exemplo todos registros dos atendimentos e avaliações de pacientes ou relatórios do fluxo de caixa da sua clínica. Com um bom sistema todas essas informações estão acessíveis com poucos cliques do mouse.

Vejamos alguns outros benefícios que você pode obter para o seu negócio:

• Organização prática e rápida da agenda
• Registro e acesso rápido às informações dos pacientes
• Prontuário eletrônico completo e acessível, de acordo com as exigências do COFFITO
• Gestão financeira completa e integrada com atendimentos e profissionais
  • Controle de fluxo de caixa
  • Cálculo automático de comissão dos fisioterapeutas
  • Relação de receita por procedimentos, profissionais e convênios
• Gestão de pacotes de atendimentos, procedimentos e convênios
• Relatórios gerenciais sobre a clínica e seus processos

Manutenção e atualizações automáticas

Em sistemas em nuvem, toda manutenção e atualizações do sistema e servidores são feitas de forma transparente e automatizada.

Novos recursos e melhorias contínuas

Sabemos que é fundamental os sistemas estarem em constante melhoria e evolução, com a tecnologia surgem novas necessidades todos os dias. Além disso as próprias exigências das entidades reguladoras mudam ao longo do tempo e é fundamental que os sistemas de adequem a estas mudanças.

Em sistemas desenvolvidos para Internet, é muito mais simples e rápido a implementação de melhorias e novas funcionalidades, já que não é necessário atualizações de programas locais. Basta a atualização do sistema central e com isso todos os usuários já tem acesso as mudanças.

Suporte e treinamento

Em relação ao suporte para uso dos sistemas, geralmente as empresas fornecem vários canais de atendimento, via chat online, e-mail, redes sociais, central de ajuda, entre outros.

Concluindo, entendemos que é bastante claro as vantagens dos softwares em nuvem e da mesma forma a necessidade de você utilizar algum sistema. Se você ainda não utiliza na sua clínica um software em nuvem para a gestão, está mais que na hora de passar a utilizar.

Há inúmeras alternativas de softwares no mercado. Por isso recomendamos conhecer as características e benefícios de cada solução, para avaliar a que melhor atende as suas necessidades e quem tem a melhor relação entre investimento e retorno gerado.

Para clínicas e profissionais de fisioterapia, recomendamos um software especializado na área de Fisioterapia como o Sistema ZenFisio. Que possui recursos criados de acordo com as necessidades dos fisioterapeutas e segue as exigências legais como recomendações do COFFITO e conselhos regionais.

Você pode saber mais sobre o ZenFisio pelo site: www.zenfisio.com. E até mesmo testar o sistema gratuitamente por 14 dias, basta realizar seu cadastro em www.zenfisio.com/cadastro.