9 dicas para reduzir a inadimplência na Fisioterapia

A inadimplência está entre os principais problemas enfrentados por profissionais e clínicas que prestam serviços na área de Fisioterapia. Por isso, muitos gestores tentam reduzir a inadimplência ao máximo para garantir a saúde financeira e a lucratividade do negócio.

Inadimplência significa o não cumprimento de uma obrigação financeira, ou seja, quando o pagamento de uma conta ou dívida, não é realizado. Dessa maneira, consumidores inadimplentes são aqueles que possuem dívidas em aberto.

Não receber do cliente o valor de um serviço compromete significativamente o fluxo de caixa, a lucratividade e o crescimento do negócio. Isso acontece, porque para realizar um atendimento ocorrem alguns custos que não são compensados apenas com o pagamento do serviço prestado.

Segundo o Serasa Experian, em outubro de 2021, foi registrado o número de 63,4 milhões de pessoas em situação de inadimplência no Brasil. Este é o maior índice registrado desde julho de 2020 (63,5 milhões). Com isso, o total da dívida dos inadimplentes chega a R$ 253,65 bilhões.

Mas, claro que, esse problema não é exclusivo dos profissionais da Fisioterapia. Nesse índice, os bancos e cartões de créditos seguem liderando com mais inadimplentes (28,70%), seguido de empresas utilities (necessidades básicas como, água, luz e gás) (23,30%) e comércio varejista (12,80%).

Portanto, é importante evitar e/ou buscar reduzir a inadimplência na sua clínica e adotar algumas medidas importantes com os clientes. Para auxiliar a enfrentar esse problema, selecionamos nove ações práticas para serem aplicadas na sua clínica:

Seja muito claro e transparente em relação aos valores e contratos

Não esconda taxas extras no fechamento do contrato ou no envio da cobrança.

Situações como essa comprometem a relação entre a clínica e o cliente/paciente e pode inclusive motivá-lo a não realizar o pagamento. Portanto, seja sempre muito claro com o paciente ao definir os valores e a forma de pagamento.

Além disso, é importante explicar o que acontece se o pagamento não for efetuado na data prevista. Defina e esclareça a possibilidade de juros e multas cobrados pelo atraso, a suspensão nos serviços e a possibilidade de negativação do CPF do cliente após um tempo pré-definido de atraso no pagamento.

Com essas informações, o paciente pode priorizar o pagamento devido o censo de urgência criado.

Seja flexível em relação às datas de pagamento

Para todo gestor de negócios, receber os pagamentos em um mesmo dia do mês, é sempre bom. Mas, para os clientes, é importante ter alternativas.

Dessa forma, ofereça 3 ou 4 opções de dias, no mínimo, ou tente identificar qual o melhor dia para o paciente realizar o pagamento. Por exemplo, se ele recebe o salário no dia 10 de cada mês, possivelmente os melhores dias para pagamento são no dia 11 ou 12 do mês.

Inclusive, essa prática contribui para evitar atraso no pagamento, já que as pessoas tendem a pagar suas contas logo após o recebimento do salário mensal.

Também é possível que aconteçam alguns imprevistos, como o paciente perder seu emprego e ter dificuldades financeiras.

Nesse caso ser compreensível é a melhor opção, renegociando as datas de pagamento com o paciente e, quem sabe, incluindo algum acréscimo no valor para compensar o atraso.

Caso situações como essa ocorram, é importante ter clareza e transparência na negociação. Além, é claro, de bom senso e responsabilidade mútua.

Ofereça diferentes alternativas na forma de pagamento

Hoje em dia, boa parte dos clientes preferem e tendem a usar cada vez mais o cartão de crédito para efetuar o pagamento das contas. Portanto, não aceitar cartão de crédito ou outras opções que surgem com a tecnologia, pode deixar o cliente desconfortável quanto a isso.

Inclusive, receber pagamentos via cartão de crédito é uma das melhoras formas de reduzir a inadimplência, já que em pagamentos parcelados o recebimento é garantido e a responsabilidade pela cobrança passa a ser da operadora do cartão.

Claro que o ônus nesse caso são as taxas do cartão, que costumam ficar entre 3% a 5%, portanto cabe a você estudar a melhor forma de receber. Quando o pagamento for em dinheiro ou PIX, é possível oferecer algum benefício ou desconto adicional.

Além disso, uma boa prática é oferecer descontos em pagamentos antecipados para tratamentos longos ou pacotes com um número definido de sessões, ou procedimentos.

Essa é uma prática excelente para garantir a fidelidade dos clientes e adiantar o recebimento. Por exemplo, oferecer 15% de desconto para um tratamento clínico de longo prazo ou criar pacotes, como 8 sessões de estética, com 15% de desconto no pagamento antecipado.

Ofereça benefícios para clientes que pagam em dia

Além de oferecer um benefício para clientes que pagam em dinheiro ou PIX, você pode utilizar essa estratégia para clientes que pagam em dia, ou até mesmo, oferecer algum bônus e pontos em troca.

Estimular o pagamento em dia é uma forma de oferecer vantagens atraentes para o cliente e também auxiliar a clínica a reduzir a inadimplência.

É muito importante estudar o público que utiliza os seus serviços e entender qual é a melhor opção a ser abordada.

Mantenha os dados dos pacientes atualizados

Imagine que um paciente está com um pagamento atrasado e ao tentar fazer contato você não possui o telefone, e-mail e nenhum outro contato do cliente, ou todos os dados do cadastro estão desatualizados.

Tente evitar situações como essa. Tenha os cadastros completos e mantenha tudo em conformidade com a LGPD.

Para estar de acordo com a Lei 13.709/2018, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, necessita-se a autorização do paciente para registro, armazenamento e tratamentos dos dados pessoais pela clínica. Dessa forma, é preciso utilizar um Termo de Autorização da LGPD com a assinatura do paciente.

Após ter os dados dos seus pacientes, verifique periodicamente se estão atualizados ou peça para que o paciente informe qualquer alteração nos contatos.

Essa prática contribui até mesmo em outras situações, por exemplo ao confirmar ou lembrar o horário de uma consulta. Além, claro, de permitir identificar datas de aniversário para que você envie uma mensagem ou lembrança aos pacientes da sua clínica.

Lembre-se que manter uma boa comunicação e relacionamento é importante para fidelizar o paciente e até mesmo reduzir a inadimplência.

Mantenha o controle do fluxo de caixa sempre atualizado

Se os registros das entradas e saídas não estão atualizados, fica muito fácil esquecer alguma informação, como, por exemplo, um recebimento de um cliente que não ocorreu ou uma conta a pagar que venceu e não foi paga.

O ideal é que todos os pagamentos a receber previstos sejam registrados de forma automática, para evitar erros ou esquecimentos. Uma maneira prática de se fazer isso, é utilizando sistemas de gestão.

Esses softwares (sistemas) são capazes de gerar alertas quando identificado o não recebimento de determinado valor. Com isso, a empresa pode fazer contato rapidamente com o devedor para que este regularize a situação quanto antes e evite juros.

Muitas vezes os clientes podem até esquecer de fazer o pagamento. Quando isso acontece, informe o cliente logo em seguida para evitar que o pagamento não seja realizado e, assim, reduzir a inadimplência. Neste caso, existem alguns sistemas de gestão com recursos que contribuem para esse pagamento na data correta. Veja a seguir.

Envie alertas para as cobranças e vencimentos

É comum as pessoas esquecerem de realizar um pagamento por simples esquecimento.

Para evitar isso é possível criar alertas a serem enviados para o paciente quando a data do pagamento estiver próxima, esse alerta pode ser por e-mail, WhatsApp ou telefone, por exemplo. Também existem sistemas que podem enviar alertas de cobrança de forma automática.

Seguindo essas medidas simples você aumenta consideravelmente as chances de receber todos os pagamentos sempre nas datas previstas.

Mantenha uma relação saudável com seus pacientes e clientes

Nada é mais significativo para sua clínica do que manter o cliente satisfeito. Para isso acontecer, é importante primeiro prestar um serviço de qualidade e depois se relacionar bem com os pacientes, o que é resultado de uma boa comunicação, como falamos antes.

Com os recursos de tecnologia e internet, é possível utilizar vários canais de comunicação com os pacientes. Você pode aderir ao telefone, WhatsApp, e-mail, Facebook Messenger, Instagram, entre outros.

Também é interessante estar presente na internet e nas redes sociais como forma de marketing, tanto para atrair novos clientes como para fortalecer a imagem da sua clínica com seus clientes.

Com uma divulgação dos serviços e publicidade qualificada, é possível criar a sensação de necessidade e desejo dos seus serviços na mentalidade dos clientes/pacientes. Então, ao visualizar e lembrar da sua clínica, o paciente pode lembrar dos pagamentos a serem realizados ou pendentes.

A boa comunicação e relação também contribuirão para momentos em que seja necessário conversar com os clientes que estejam inadimplentes. Dessa forma, é possível manter uma abordagem amigável, apostando no respeito e objetividade, para tornar a situação tranquila para ambas as partes.

Para evitar conversas como essa, procure ser um bom comunicador e seguir as demais dicas. Com essas práticas, a organização financeira do seu negócio se tornará mais eficiente, o que contribui para reduzir a inadimplência e obter resultados melhores.

Utilize um software de gestão financeira

A gestão financeira vai muito além de registrar as receitas e despesas. Veja algumas tarefas importantes para dar atenção:

• Planejar o fluxo de caixa futuro;
• Identificar quais profissionais ou serviços geram maior receita;
• Mapear onde estão os maiores custos do negócio;
• Detectar quais clientes estão contribuindo mais nas receitas;
• Reconhecer a lucratividade de cada serviço prestado;
• Prever despesas não recorrentes como décimo terceiro;
• Planejar possíveis rescisões trabalhistas;
• Organizar a manutenção de equipamentos.

Para uma gestão financeira minimamente qualificada, é necessário o uso de um bom sistema de gestão financeira, que irá auxiliar a identificar os pontos citados acima, além de facilitar e reduzir o trabalho necessário para o controle do fluxo de caixa.

Atualmente, existem ótimas alternativas de softwares financeiros no mercado, como o Conta Azul, Nibo, QuickBooks ZeroPaper, Granatum, entre outros.

Mas, para a Fisioterapia, Terapia Ocupacional, clínicas de estética e stúdios de pilates, existem outras alternativas que são desenvolvidas especificamente para essas áreas.

O Sistema ZenFisio permite a gestão de todos os processos e executa a gestão de pacientes e agenda de atendimentos. Além disso, oferece um sistema completo de controle financeiro, inclusive podendo ser integrado aos atendimentos, o que permite identificar quanto de receita cada fisioterapeuta gerou e quais serviços geram mais lucratividade.

O ZenFisio também é uma ótima opção para organizar o relacionamento com os pacientes, através de envio automático de lembretes de atendimento, conteúdos para as redes sociais, agendamento online, entre outros.

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Clientes inadimplentes: como resolver o problema?

Depois de tantas dicas importantes para reduzir a inadimplência no seu negócio, vamos discutir o que fazer com aqueles clientes que já estão inadimplentes.

Dessa maneira, o primeiro passo é tentar saber qual o motivo do atraso no pagamento. Pois, como mencionamos, pode ser apenas um esquecimento.

O melhor comportamento é estar sempre aberto a negociações e acordos. Identificado o motivo do atraso, negocie de forma clara e transparente e defina em conjunto com o cliente como será realizado os pagamentos, considerando a situação. Também é fundamental reforçar o compromisso com o que foi acordado.

Nunca deixe de aplicar as multas ou juros que foram previamente informados, pois, você pode estar de certa forma “premiando” os pacientes que atrasam os pagamentos e permitindo que estes atrasem novamente em outras situações.

Em última instância, se o cliente não honrar o compromisso, considere contratar uma empresa para realizar a cobrança e, até mesmo, proceder a negativação do CPF junto às entidades que atuam com esse serviço.

Então, mesmo que a gestão financeira não faça parte dos serviços prestados na clínica, é fundamental ter a devida atenção a este ponto e às taxas de inadimplência da clínica. Em negócios onde essa taxa é alta, é praticamente impossível manter a lucratividade e saúde financeira do negócio.

Por fim, se você enfrenta esse problema na sua clínica ou conseguiu resolver de alguma forma, compartilhe nos comentários a sua opinião e dicas a respeito!