7 erros de gestão que clínicas e profissionais de Fisioterapia devem evitar

Sabemos como é difícil fazer a gestão de clínicas e consultórios nas áreas de saúde e mais especificamente de Fisioterapia. São muitas áreas e atividades que precisam ser devidamente administradas, sendo algumas das principais:

• Prestação dos serviços e atendimentos;
• Finanças e fluxo de caixa;
• Gestão da equipe;
• Marketing e divulgação do negócio;
• Relacionamento com clientes e pacientes;
• Registro de atendimentos e prontuário;
• Agenda da equipe;
• Organização de informações e processos;
• Limpeza e organização do ambiente;

Na execução de todas essas atividades, existem alguns erros que precisam ser evitados para não prejudicar o desempenho do seu negócio. Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para destacar o que não deve ser feito e alguns atalhos para alcançar bons resultados.

Em gestão, um pensamento importante que você deve ter como profissional e responsável pela sua clínica ou consultório, é que em primeiro lugar você precisa cuidar dos pontos principais e até mesmo óbvios do negócio. Antes de buscar “inventar” ou fazer “mirabolâncias” na gestão, faça muito bem feito o feijão com arroz, se você conseguir fazer o principal muito bem feito e evitar erros, o sucesso do seu negócio estará praticamente garantido, acredite!

Então veja abaixo os principais erros cometidos na gestão de clínicas, consultórios e negócios de saúde, que você deve evitar.

Antes, é importante mencionar que deixamos de fora como erro não priorizar a qualidade na prestação dos serviços que você oferece, seja atendimentos clínicos, aulas de pilates, procedimentos estéticos, entre outros. Essa é e sempre será a atividade mais importante e que merece mais atenção.

Realizar um mau atendimento inicial e na recepção da clínica

Com certeza você já ouviu a expressão: a primeira impressão é a que fica. E isso vale também para o atendimento da sua clínica ou consultório.

Quando um cliente faz um contato por telefone ou visita a sua clínica, essa é a primeira interação com seu negócio e ser bem atendido irá contribuir muito na percepção de qualidade e satisfação com os serviços prestados na clínica. Se a secretária for grossa ou insensível, essa impressão será levada pelo cliente/paciente para o atendimento e todas as demais interações que ele tiver com sua clínica.

Além disso, lembre-se que prestando serviços na área de saúde, podem haver clientes/pacientes idosos, crianças ou pessoas com limitações motoras, por isso avalie a situação e necessidades de cada paciente e ofereça à eles as melhores condições de conforto e relacionamento possível.

O atendimento na recepção e por canais como telefone, WhatsApp e redes sociais deve ser sempre amigável e prestativo. Fazendo com que o paciente se sinta confortável e crie empatia com a clínica e os profissionais.

Para que isso ocorra é importante manter um bom clima organizacional, em que seus colaboradores tenham um excelente relacionamento interpessoal e estejam satisfeitos e confortáveis. Se você perceber situações de estresse, converse com sua equipe para identificar o que está acontecendo e o quanto antes solucionar o problema.

Misturar as finanças pessoais com o caixa do negócio

Infelizmente esse é um erro comum de empresários e gestores. Que na maioria dos casos compromete a saúde financeira da clínica e até mesmo o futuro do negócio.

Ao misturar suas contas pessoais com as do consultório, fica difícil ter uma visão clara do fluxo de caixa e identificar o volume de receitas e despesas que realmente estão ocorrendo. Além disso, não há como saber se a clínica está com resultado positivo e negativo, o que impende de se perceber problemas a tempo de serem solucionados.

Outro ponto relevante é que dessa forma possivelmente você terá problemas fiscais e contábeis, já que no movimento financeiro do negócio é preciso documentar todas as receitas e despesas.

A melhor forma de evitar esse erro é utilizar um sistema de controle financeiro, como Conta Azul ou ZeroPaper. Ou ainda melhor, um software que tenha o controle financeiro integrado com a gestão dos demais processos da clínica, como agenda de atendimentos, procedimentos, pacotes de atendimentos e comissões, como o Sistema ZenFisio.

Não investir no relacionamento com clientes e pacientes

Um erro grave é quando a clínica ou o profissional não dão a devida atenção ao relacionamento com os pacientes. Uma comunicação ativa e um bom relacionamento são fundamentais pra garantir a fidelização dos pacientes.

Em serviços de saúde e bem-estar, além de profissionais competentes e serviços de qualidade, as pessoas buscam por profissionais que realmente se importam com seu bem-estar e qualidade de vida. Considerando essa necessidade, oriente os profissionais a realizarem um atendimento mais humanizado, focado em entender o perfil e os problemas dos pacientes.

Além disso, mantenha uma comunicação ativa com seus alunos e clientes. Isso pode ser feito enviando conteúdos relevantes com dicas de saúde e exercícios, mensagens de aniversário, pesquisa de satisfação e sugestões de melhorias, lembretes de necessidade de novos serviços ou procedimentos, por exemplo.

Não investir em novidades e qualificação profissional

O mercado de saúde, beleza e bem-estar, principalmente ligado aos campos de atuação relacionados a Fisioterapia, tem crescido muito acima da média nos últimos anos e deve seguir crescendo nesse ritmo, já que cada vez mais as pessoas buscam por esses benefícios pessoais para suas vidas.

Combinado a esse desenvolvimento, surgem quase que diariamente novas técnicas de tratamentos, métodos, procedimentos e aparelhos tecnológicos inovadores.

Portanto, para acompanhar esse desenvolvimento, não ficar para trás em relação a concorrentes e oferecer aos seus clientes novidades e serviços inovadores, não deixe de realizar qualificações constantes e investir em equipamentos modernos e de qualidade.

Como consequência de não investir em aperfeiçoamento e equipamentos, rapidamente sua clínica pode ficar defasada e perder espaço para a concorrência.

Não utilizar um bom software de gestão na organização dos processos e informações

Com um sistema de gestão moderno e de qualidade é possível facilitar boa parte das atividades da sua clínica e tornar o seu trabalho e da sua equipe muito mais organizado e produtivo. Não faz sentido atualmente usar agendas em papel, registrar atendimentos e prontuários em arquivos, por exemplo.

Sistemas para clínicas e consultórios também costuma ser acessíveis em relação a investimento financeiro, considerando todos os benefícios gerados. Para escolher o melhor software administrativo para o seu negócio liste as suas necessidades e pesquise as opções disponíveis no mercado, comparando as funcionalidades disponíveis, benefícios e o investimento necessário. Para clínicas de Fisioterapia, consultórios, studios de pilates e clínicas de estética, o ideal é utilizar softwares especializados na área, que atendem exigências legais das entidades regulamentadoras e possuem recursos adequados as peculiaridades do seu negócio.

O Sistema ZenFisio é uma excelente opção, pois é especializado na área, muito fácil de utilizar e completo para você gerenciar todos os processos e informações do negócio.

Sem algum sistema de gestão, muito dificilmente será possível organizar a sua agenda e obter informações sobre o andamento do negócio. Então reforçando, não deixe de utilizar um bom sistema de gestão, pois o investimento é baixo e os benefícios são inúmeros.

Deixar de investir em marketing

Primeiro, lembre sempre que o marketing está em quase todos os pontos da sua clínica, desde a apresentação da marca, na fachada e no ambiente interno, passando pela forma que os profissionais atendem os clientes, até anúncios feitos em rádios e jornais ou eventos organizados pela sua clínica.

A partir de ações de marketing e divulgação do seu negócio, que será possível atrair clientes e fidelizá-los. E todas ações de marketing devem estar alinhadas com a estratégia e posicionamento da sua clínica no seu mercado de atuação. Por exemplo, se o seu público é feminino, tente se comunicar de forma mais sutil e delicada ou então se o seu público é de alto padrão, utilize toques de classe de modernidade no ambiente da sua clínica, por exemplo.

Tenha sempre que em mente que a partir do marketing será formada a percepção que o mercado e seus clientes têm em relação a sua clínica, consultório e profissionais da equipe.

Ao executar suas ações de marketing, busca se posicionar de acordo com a estratégia do seu negócio e destaque seus diferenciais, como serviços que só sua clínica oferece, qualificação dos profissionais, equipamentos que apenas seu consultório possui, facilidades no pagamento, localização privilegiada, conforto no ambiente, entre tantos outros diferenciais possíveis.

Sabemos que o marketing pode demandar alto investimento financeiro, para isso é importante prever esses investimentos dentro do seu planejamento financeiro e sempre avaliar os resultados de cada campanha.

Para auxiliar nesse sentido, você pode usar a tecnologia e internet a seu favor. Através das redes sociais, com um perfil corporativo no Facebook e no Instagram, é possível alcançar e se comunicar com seu público facilmente. Para saber mais baixo nosso Guia de marketing na Internet e Redes Sociais para clínicas e profissionais de Fisioterapia.

As consequências negativas de não investir em marketing podem ser grandes, você pode não ser conhecido ou nem mesmo encontrado pelos seus clientes em potencial e estar perdendo clientes para seus concorrentes.

Negligenciar as exigências legais da área

Todas áreas regulamentadas, a exemplo da Fisioterapia, possuem um conjunto de regras e exigências para profissionais e empresas do setor. Portanto, verifique junto ao COFFITO e no seu conselho regional de Fisioterapia, todas as obrigações que devem ser atendidas.

Em relação a essas exigências, algumas que podemos destacar são: desempenho de atividades por profissionais devidamente registrados, utilização de equipamentos e métodos reconhecidos e registrados nas entidades competentes, atendimento adequado e registro de avaliações e evoluções conforme padrões existentes, manutenção do prontuário eletrônico organizado e acessível, utilização do termo de consentimento em atendimentos, entre várias outras regras que existem, dependendo das atividades da sua clínica.

Ao não atender essas obrigações, você como profissional e o seu negócio ficam sujeitos a multas, que podem atingir valores significativos, dependendo das infrações cometidas.

Finalizamos aqui a lista de erros que você deve evitar como profissional e gestão da sua clínica ou consultório. Mas claro que há inúmeros outros erros que precisam ser evitados, para que eles não aconteçam, antes de qualquer ação, analise sempre os resultados e consequências que podem ocorrer, se os riscos forem altos e negativos para o seu negócio, se esforce para que tais erros sejam evitados ou corrigidos com urgência.

Mas podemos perceber que não há segredo e pode ser até mesmo simples fazer a gestão de clinicas e consultórios. Lembre sempre de fazer o principal (feijão com arroz) muito bem feito.

E se você tem sugestões de ações e medidas legais que facilitam a administração de negócios ou até mesmo quiser compartilhar algum erro e o aprendizado gerado, compartilhe nos comentários.