5 dicas de gestão e marketing para modernizar sua clínica e melhorar os resultados em 2022

Depois de 2 anos de pandemia do Coronavírus e com a constante evolução da tecnologia, o comportamento dos consumidores tem passado por muitas mudanças.

Esse cenário de mudanças constantes, obriga os negócios a se reinventarem para conseguirem atrair e manter clientes e, com isso, alcançar bons resultados para o negócio se desenvolver.

Com um novo ano iniciando, é momento de repensar as estratégias e planejar o que precisa ser feito para alcançar os objetivos traçados. Esse é o melhor momento de olhar para o mercado, analisar as tendências de consumo dos clientes, entender o cenário e aplicar as práticas mais adequadas ao propósito da clínica ou consultório.

Para boa parte das clínicas de Fisioterapia, Estética, Terapia Ocupacional e Stúdios de Pilates, os atendimentos ainda não retornaram a normalidade. E, diante desse cenário, é preciso criar estratégias para atrair novos clientes para a utilização dos serviços, fidelizar os clientes atuais e, consequentemente, alavancar os resultados neste ano de 2022.

Para isso acontecer, 3 pontos principais devem precisam de prioridade no seu planejamento e ações: atendimento ao cliente, gestão de informações e processos, e marketing. Por isso, listamos 5 dicas práticas explicando o que pode ser feito para modernizar as atividades e melhorar os resultados da sua clínica ou consultório, em 2022.

1 – Acompanhe as tendências do mercado

As principais tendências certamente vêm da tecnologia e, sobre ela, temos muito o que aprender. A internet facilitou a busca por clínicas e profissionais, e a pesquisa para saber o que os consultórios concorrentes estão fazendo. Até mesmo, para acompanharmos quem produz conteúdos e dá dicas técnicas, de gestão, marketing e para saber mais sobre os serviços que podem ser utilizados pelo negócio.

Apesar da resistência de alguns profissionais / gestores em utilizar as mídias sociais, é preciso entender que a grande maioria das pessoas está presente na internet e saber o que acontece para acompanhar as tendências, é importante para se adaptar às exigências dos consumidores.

Com o grande volume de mídias e canais de comunicação, é necessário estar em todas as redes sociais e acompanhar tudo? A resposta é não, mas é necessário entender as ferramentas disponíveis e utilizar o que melhor pode contribuir para o seu negócio.

Presença na internet: como e onde começar?

Clínicas, consultórios e profissionais precisam estar presentes onde o seu público está. Para isso, você deve identificar o perfil de clientes e pacientes que utilizam os seus serviços e depois, mapear quais as mídias digitais mais utilizadas pelo seu público, ou até mesmo os locais que costumam frequentar.

Onde o seu público estiver, é onde você deve estar presente produzindo conteúdo, se relacionando com seus clientes e divulgando a clínica ou consultório.

Vejamos alguns serviços digitais, como, por exemplo, para definir sua estratégia:

• As pessoas procuram por dicas e serviços fisioterapêuticos no Instagram e Facebook? Geralmente sim.
• As pessoas querem saber mais sobre serviços de estética e pilates no Twitter e TikTok? Geralmente não.
• Quando as pessoas querem encontrar um profissional próximo da região onde estão, em que plataforma elas pesquisam? Geralmente nos buscadores como o Google, não é mesmo? Ou então, em sites de pesquisa próprios de cada área, como o BuscaFisio.
• O público que você atende busca informações sobre serviços e atendimentos por WhatsApp e sistemas de mensagens do Facebook e Instagram? Possivelmente sim!

Considerando esses itens listados, pode ser uma boa estratégia para você:

• Utilizar o Facebook e Instagram para divulgação de serviços, procedimentos e conteúdos relevantes;
• Criar um website ou uma página em uma plataforma de busca como o BuscaFisio;
• Estar disponível para atendimento por telefone, WhatsApp e Messenger;

Mais importante do que estar em todos os lugares ou mídias, é produzir um conteúdo de qualidade e prestar um bom atendimento nos serviços que o seu público mais utiliza.

Para um conteúdo mais completo com dicas de marketing na Internet e redes sociais, você pode dar uma olhada no Guia de Marketing na Internet e Redes Sociais para clínicas e profissionais de Fisioterapia.

Produção de conteúdo na área da saúde também é importante?

Com a presença cada vez mais constante das marcas na internet, o que podemos ver é a grande tendência da produção de conteúdo relacionada aos serviços oferecidos, em formatos diversos, como artigos, fotos e, principalmente, em vídeos.

A produção de conteúdos é importante para educar o público e criar autoridade sobre os serviços que são oferecidos por sua clínica, demonstrando os benefícios, de forma profissional.

E o que pode ser uma produção de conteúdo de qualidade?

• Publicar imagens com dicas de exercícios, alimentação e bem-estar;
• Realizar lives (transmissão de vídeos ao vivo) para debater um assunto específico com outros profissionais;
• Divulgar curiosidades, principais dúvidas e questionamentos sobre os procedimentos;
• Vídeos mostrando antes e depois de algum procedimento (com autorização do paciente);
• Imagens informativas sobre agenda aberta, novos horários ou novos procedimentos disponíveis.
• Descrição detalhada de serviços / procedimentos realizados e benefícios para a saúde;

Você precisa utilizar a tecnologia e redes sociais como aliadas do seu negócio!

Quem indica, ganha benefícios. E você também!

Algo que tem crescido nos últimos anos e está sendo aderido pelas empresas, é o programa de indicações, programa de benefícios ou programa de afiliados. Seja qual for o nome dado, ele pode contribuir para sua clínica ou consultório.

Esses programas são organizados da seguinte maneira: você divulga o programa entre os clientes e oferece uma condição. Pode ser um desconto, serviço adicional ou algum brinde.

A cada novo cliente vindo a partir de uma indicação, a pessoa que indicou irá obter o benefício oferecido. Dessa maneira, além de ter maior procura pelo seu serviço, você consegue fidelizar os seus principais clientes.

2 – Qualidade nos atendimentos e experiências inesquecíveis aos clientes

Qualidade e satisfação do cliente não sai de moda, é sempre uma tendência!

Para profissionais da Fisioterapia, Terapia Ocupacional e outras áreas da saúde, um dos principais propósitos da profissão é promover a saúde e bem-estar. Mas, aliado à isso, também está a experiência dos clientes / pacientes ao longo do atendimento.

Pense que assim como você, outros profissionais também oferecem o mesmo serviço. E o que te diferencia deles? O que você faz que proporciona o máximo de satisfação e um sentimento diferente no cliente?

Essas experiências diferentes e marcantes, são capazes de fidelizar e proporcionar ainda mais engajamento.

Para ampliar o relacionamento com seus clientes, listamos em outro artigo: 17 dicas para clínicas e profissionais de Fisioterapia satisfazer e fidelizar clientes.

Em quais momentos você pode melhorar a experiência nos atendimentos?

A experiência com o cliente pode ocorrer em diferentes etapas, dependendo o propósito do seu negócio e com quem será feito. Por exemplo, você pode criar experiências com:

• Novos clientes, para atraí-los para a sua clínica ou consultório.
  • Neste caso, experiências na primeira etapa de comunicação, pré-venda e pré-atendimento, são mais importantes.

• Clientes que já utilizam os serviços, para fidelizá-los com o seu negócio.
  • Neste caso, ter algum diferencial durante o atendimento e no pós-atendimento pode trazer bons resultados.

Para proporcionar uma experiência aos seus clientes, independente da etapa em que ele está, é importante tentar sair um pouco do convencional. Essas práticas podem ser realizadas com diferentes focos:

Sentidos: Experiências voltadas para os cinco sentidos humanos: paladar, olfato, tato, visão e audição.

Exemplos: Um cheiro ambiente que se torne a marca da clínica. Uma comida característica da região ou relacionada a algum propósito, ou símbolo da clínica.

Ação: São as experiências mais comuns e adotadas pelas empresas.

Exemplos: Ações com benefícios, no caso do programa de indicações ou, ações online de uma campanha, para gerar engajamento ou divulgação orgânica da clínica.

Pensamento ou identificação: A estratégia de pensamento é ligada a campanhas que abordam raça, credos e sexualidade. Enquanto a de identificação, é voltada para empresas com propósitos que gerem proximidade com grupos específicos de clientes, um exemplo, os vegetarianos.

Agora que você já sabe em quais etapas e quais os tipos de experiências podem ser realizadas, pesquise quais estratégias são as mais adequadas para o seu ramo de negócio e brinque com as diferentes propostas e ideias de experiências que você pode proporcionar aos seus clientes.

3 – Invista em equipamentos, ferramentas e qualificação profissional

Assim como no primeiro item, também é importante acompanhar o lançamento de equipamentos, tratamentos, ferramentas de gestão, novos cursos e especializações disponíveis no mercado da Fisioterapia e Terapia Ocupacional.

Com um bom controle e planejamento financeiro, deve ser possível investir na aquisição de novos equipamentos, sistemas que auxiliam na gestão e marketing, e cursos e especializações para qualificação profissional.

É importante que a cada ano ou a cada semestre, dependendo o cenário do negócio, você consiga oferecer novidades aos clientes, como a oferta de novos procedimentos e serviços. Isso despertará o interesse deles em permanecer com a sua clínica, que demonstra estar sempre se atualizando e também irá atrair novos pacientes.

Os cursos e qualificações também são muito importantes, uma vez que as técnicas utilizadas na área da saúde estão em constante atualização, é preciso estar à frente das tendências e novos métodos disponíveis.

Com isso, além de novos equipamentos e estudos constantes para melhorar os resultados de sua clínica, busque por ferramentas que otimizem e tornem mais produtiva a rotina dos profissionais.

Dessa forma, existem algumas ferramentas disponíveis e que oferecem muitos recursos para agilizar os processos de agendamentos, registro de atendimentos e controle financeiro da clínica, relacionamento com os clientes, como os softwares de gestão ou sistemas administrativos.

Esses softwares são capazes de aumentar a produtividade e modernizar as práticas do negócio, para que assim, seja possível melhorar a produtividade, os resultados da gestão, de faturamento e a rentabilidade da empresa.

Com a grande oferta de opções de sistemas no mercado, é preciso estar atento para identificar a melhor opção de software de acordo com as necessidades do seu negócio.

Uma das melhores opções pode ser o Sistema ZenFisio, pois a plataforma é especializada nas áreas de Fisioterapia, Terapia Ocupacional, Estética e Estúdios de Pilates. O ZenFisio é um sistema online e completo que auxilia na gestão de atendimentos, agenda dos profissionais, controle financeiro e marketing da clínica, consultório e de profissionais independentes. Entre os principais recursos desse software, estão:

• Cadastro e registro de pacientes com prontuário eletrônico;
• Fichas de avaliação e evolução personalizadas;
• Registros de atendimento, avaliações e anamnese;
• Lembretes de atendimento por SMS, e-mail e WhatsApp;
• Emissão de documentos integrados ao prontuário eletrônico;
• Gerenciador financeiro integrado aos atendimentos;
• Envio de pesquisas de satisfação no modelo NPS;
• Envio de campanhas de e-mail segmentadas;
• Imagens prontas para as redes sociais.

Existem inúmeras outras ferramentas que podem lhe auxiliar na gestão e marketing do negócio, algumas mais completas e outras nem tanto, ou com valores mais acessíveis, ou preços mais elevados. Então, para adquirir o melhor software para a sua necessidade, confira esse artigo para saber como avaliar um sistema e fazer a melhor escolha para a sua clínica.

Outra opção para se manter atualizado é buscar por conteúdos online e gratuitos. Muitos sites disponibilizam materiais e modelos grátis na internet, que podem ser úteis para o seu negócio.

4 – Ofereça autonomia e flexibilidade aos clientes

Umas das principais mudanças na forma de consumo é o nível de exigência dos consumidores e a necessidade de flexibilidade e autonomia dos clientes, em relação ao consumo e acesso a serviços e atendimentos.

Portanto, não deixe de se adaptar para estar alinhado com essa tendência.

Inclusive, oferecer maior flexibilidade e liberdade aos clientes, também pode facilitar a rotina dos profissionais.

Por exemplo, ampliar os horários disponíveis para atendimento é ótimo para clientes que preferem horários alternativos, como a noite ou finais de semana.

Além disso, se colocar sempre a disposição via canais de atendimento digitais para tirar dúvidas e passar orientações aos clientes, é uma forma de agregar valor e criar uma relação de confiança com os clientes e pacientes.

Outra flexibilidade que pode ser oferecida é o agendamento online de atendimentos pelos próprios clientes, já que facilita e agiliza a marcação de atendimentos para ambos os lados. Para permitir os agendamentos online, o ideal é a utilização de um sistema especializado, que tenha integração com a agenda de atendimentos. Dessa forma, ao invés de a secretária ter que repassar os dias e horários disponíveis, com o agendamento online é só confirmar ou recusar as solicitações recebidas.

Diminuição de faltas com lembretes de atendimento

Se um recurso que proporciona autonomia já é importante para um consultório de Fisioterapia ou Terapia Ocupacional, imagine uma ferramenta que também auxilia na diminuição de faltas inesperadas dos pacientes.

Neste caso, estamos falando do envio de lembretes de atendimento. Com ele, é possível enviar mensagens por SMS, e-mail ou WhatsApp, horas antes para lembrar o paciente do horário marcado, repassando as informações e solicitando a confirmação ou recusa do paciente.

Assim, caso o cliente não possa comparecer ao atendimento, é possível remarcar para outro dia e encaixar outro paciente na agenda. Esse recurso oportuniza uma agenda cheia, com horários preenchidos e diminuição de faltas indesejadas ao longo do dia.

No Sistema ZenFisio, por exemplo, o envio de lembretes é feito de forma automática por SMS e e-mail. Desse modo, a secretária não precisa se preocupar em esquecer de contatar algum paciente e consegue executar outros tipos de tarefas.

Valorizar a opinião dos clientes

Quando falamos de pesquisas de satisfação, vem à cabeça de muitas pessoas um monte de papeis com perguntas e opções, que levam um grande período para serem respondidas.

Mas, atualmente, a pesquisa de satisfação no modelo NPS (Net Promoter Score) mudou esse pensamento e está sendo cada vez mais adotada pelas empresas, por possuir uma alta taxa de respostas pelos clientes e ser de fácil implementação.

Isso se deve a autonomia e agilidade ao responder uma pesquisa no modelo NPS. Mas, o que difere tanto essa pesquisa de satisfação?

Ela possui uma única pergunta: Em uma escala de 0 a 10, o quanto você recomendaria a clínica para um amigo, colega ou familiar?

O paciente responde um número de 0 a 10 e pode inserir uma observação, se desejar. E basta enviar a resposta. Simples e rápido.

O modelo NPS avalia as notas das respostas da seguinte maneira:

• Promotores (de 9 a 10): clientes leais que recomendam de fato o serviço/produto;
• Neutros (de 7 a 8): clientes parcialmente satisfeitos, mas que podem facilmente trocar de empresa;
• Detratores (de 0 a 6): clientes insatisfeitos e que podem influenciar de forma negativa.

Leia esse artigo completo para entender mais sobre a importância da pesquisa de satisfação para sua clínica e como essa estratégia pode auxiliar no desenvolvimento do negócio.

5 – Relacionamento contínuo com os clientes vale ouro!

Uma grande tendência para 2022, tanto no meio digital, como no meio offline é a criação de relações mais próximas e humanizadas entre empresas e clientes.

E para isso acontecer, além de realizar todas as outras dicas que abordamos nesse artigo, você também precisa entregar algo de valor para seus pacientes. Ou seja, a boa e velha comunicação (conteúdo de qualidade).

A comunicação é algo intrínseco do ser humano, é por meio dela que conhecemos e nos aproximamos de pessoas. Ela é capaz de estreitar laços entre empresas e clientes e tornar um relacionamento mais amigável. E é nisso que você deve estar atento e investir neste ano, para melhorar seus resultados.

Para manter um bom relacionamento com os clientes, você pode:

• Investir na entrega de conteúdos de valor (materiais educativos / dicas). Esses conteúdos podem ser publicados nas redes sociais da clínica ou serem enviados através de campanhas de e-mail;
• Disponibilizar acesso ao plano de tratamento por meios digitais e estar sempre disponível em canais de comunicação para tirar dúvidas;
• Implementar um fluxo de comunicação de pós-atendimento, para acompanhamento da evolução e resultados do tratamento;
• Utilizar o WhatsApp Business (Comercial) para ter mais recursos e agilidade ao responder os clientes;
• Realizar transmissões de vídeo ou disponibilizar áudios com instruções e dicas para o seu público e perfil de clientes;

A internet com certeza nos trouxe muitos benefícios e estreitou as relações, mas isso também eleva o nível de informação que recebemos diariamente por meio das telas de computadores, tablets e celulares.

Por isso, atente-se em entregar conteúdos que realmente prendam a atenção de seus clientes, que façam com que eles queiram saber mais e que se mantenham engajados com o seu negócio.

Isso auxilia na fidelização dos clientes com os serviços da clínica ou consultório e os tornam um promotor da marca, indicando para amigos, colegas e familiares. Assim, como vimos na pesquisa de satisfação.

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É importante entender que ao criar estratégias para sua clínica, que sigam algumas ou todas as dicas do artigo, as chances de alcançar melhores resultados com o seu negócio aumentam muito.

Outro ponto super importante é acompanhar os resultados das suas ações! Veja o que funciona com o seu público, quais práticas são mais adequadas com o perfil dos seus clientes e como eles se sentem com o que você está propondo.

Dessa forma, você saberá o que funciona e o que não funciona com o seu público com o tipo de serviço oferecido.

Assim, você pode estar em constante aprendizado e evolução. Lembre-se que: a internet é um mundo muito dinâmico e esse processo de adaptação e evolução é constante.

Além disso, leia e estude sempre. Essas são algumas de muitas ações que você pode desenvolver para modernizar sua clínica ou consultório e melhorar os resultados durante este ano. Por isso, aproveite e confira mais conteúdos disponíveis no Blog SouFisio para ficar atualizado.

Artigos recomendados:

• Benefícios do agendamento online
• Como utilizar o e-mail marketing para atrair e fidelizar pacientes
• Importância da pesquisa de satisfação com pacientes para clínicas e profissionais de Fisioterapia